På sidan Fakturor att hantera samlas de fakturor som har stoppats, pappersfakturor som har returnerats och fakturadubbletter. Här visas alltså fakturor med fel som behöver åtgärdas innan fakturorna kan skickas.
Klicka på raden eller på HANTERA för att få fram information och åtgärda fel.
Kolumner kan läggas till och tas bort via ikonen till höger om kolumnrubrikerna.
Klickar du på LÄGG TILL FILTER kan du filtrera fram fakturor baserat på leveranssätt, typ av fel, kundnamn och kundnummer, med flera.
Åtgärder för olika typer av fel:
Felaktig e-post
Om Inexchange inte lyckas leverera fakturor till en angiven e-postadress, antingen för att den inte finns, eller på grund av ett tekniskt fel antingen hos mottagaren eller dess mailleverantör, finns möjligheten att välja ett annat leveranssätt, en annan e-postadress alternativt skicka om den till samma e-postadress igen. Dessa tre alternativ görs tillgängliga via HANTERA.
Inväntar godkännande av mottagare
Om mottagaren kräver att leverantören godkänns innan den första fakturan kan levereras syns fakturan i listan med orsakstexten “Inväntar godkännande av mottagare” efter att användaren valt att skicka den. Samtidigt går en förfrågan iväg till mottagaren för godkännande. Om förfrågan godkänns skickas fakturan automatiskt och om leverantören avvisas får fakturan statusen “Ogiltigt leveranssätt” som det går att läsa mer om nedan. När fakturan väntar på godkännande av mottagaren kan användaren när som helst gå in och byta leveranssätt till papper eller PDF.
Ogiltigt leveranssätt
Om en mottagare som kräver godkännande i förväg avvisar en förfrågan får fakturan orsakstexten “Ogiltigt leveranssätt” då e-faktura är det valda leveranssättet. Antingen behöver mottagaren kontaktas för att reda ut situationen eller så behöver ett annat leveranssätt väljas genom att klicka på HANTERA.
Avvisad av mottagaren
Om mottagaren har avvisat en förfrågan som skickas för en faktura kommer fakturan att stoppas med orsaken “Avvisad av mottagaren”. I detta fallet finns möjlighet att välja ett annat leveranssätt genom att klicka på HANTERA.
Stoppad av printleverantör
Om en faktura med leveranssätt Papper av någon anledning returnerats listas den med orsaken “Stoppad av printleverantör” i fakturalistan. Du kan välja att uppdatera adressen och skicka om fakturan på papper, välja att skicka fakturan via e-post eller som e-faktura till de mottagare som kan ta emot fakturor i elektroniskt format. Klicka på HANTERA.
Stoppad av Inexchange
Fakturor kan i vissa fall stoppas efter att de skickats på grund av att något går fel i bearbetningen. I dessa fall anges även ett meddelande om vad som gått fel. Det går att byta leveranssätt på fakturan genom att klicka på HANTERA alternativt ta kontakt med support för att mer i detalj se vad felet beror på.
Leveranssätt saknas
Detta fel uppstår om kontot fakturan skickas från inte har någon e-fakturamottagare kopplad, inte har någon e-postadress inlagd för att ta emot fakturor i PDF-format eller om det saknas en utskriftstjänst. För att aktivera en utskriftstjänst behöver supporten kontaktas. För att lösa problemet kan man även lägga in en e-postadress eller koppla en e-fakturamottagare till fakturan.