Användarguide Inexchange
För dig som uppgraderat Fakturaskrivaren för Inexchange. Här får du information över hur webben och de olika funktionerna fungerar.
-
Dashboard
Välkommen till Inexchange!
När du loggat in på webben möts du av en så kallad Dashboard, eller startsida som man också kan kalla det. Här ser du små fönsterrutor med information, statistik och översikt som relaterar till de specifika tjänsterna som du har. Du kan genom att klicka på den lila texten i varje ruta komma till Mottagna fakturor, Kundregister, Fakturor att hantera, men du kan också nå detta direkt via vänstermenyn. -
Användardetaljer
Genom att klicka på ditt användarnamn högst upp till höger, finns möjligheten att ändra namn, byta språk mellan svenska och engelska, eller logga ut från Inexchange.
Önskar du byta lösenord behöver du i steget när du loggar in klicka på Glömt lösenord för att sedan skriva in din mailadress. Du får då ett mail för att kunna välja nytt lösenord.
-
Byta/skifta mellan bolag
Längst upp till vänster kan du se det bolag du är inloggad på, samt organisationsnummer och kundnummer hos Inexchange. Om ditt bolag ingår i en koncernstruktur, eller om du som användare har flera företag hos Inexchange, kan du växla mellan dessa bolag. För att göra detta, klickar du på symbolen med de två pilarna till höger om bolagsnamnet. De olika företagen du har tillgång till dyker upp i ett nytt fönster.
Du kan välja att söka efter ett specifikt bolag, eller bläddra nedåt för att hitta det bolag du önskar logga in på. Under Befintligt företag visas det bolag du nu är inloggat på, med organisationsnummer och kundnummer.
Endast de företag som du har tillgång till visas i listan.
-
Aktivera Skapa faktura
För att knappen Skapa faktura ska dyka upp i er vänstermeny likt nedan, behöver man först aktivera denna funktion. Detta görs under Inställningar / Kundreskontra / Tjänsteinställningar. Om du väljer att aktivera detta, dyker det upp en lila ruta Skapa faktura i vänstermenyn under ditt företagsnamn och du kan via denna sedan skapa fakturor manuellt direkt i webben.
Efter man aktiverat knappen behöver man även gå in under Inställningar / Företagsinformation för att lägga in era Betaluppgifter - det är dessa som kommer synas på fakturan hos kund när man skapar fakturan manuellt.
-
Fakturor att hantera
Efter att du har fört över dina fakturor kommer du till sidan Fakturor att hantera. Här hamnar de fakturor som stoppats och behöver hanteras av någon anledning. Du har möjlighet att lägga till bilagor, välja leveranssätt (e-faktura, PDF eller papper) samt korrigera eventuellt felaktiga referenser, med mera.
Under Fakturor att hantera finns flera olika statusar en faktura kan hamna i:
Status OK
Fakturan är okej, innehåller inga fel och kan skickas. Detta kan du göra på flera sätt: Genom att bocka i rutan till vänster på fakturaraden och sedan Skicka-knappen som dyker upp längst ner på sidan, genom att klicka på Skicka-knappen längst till höger på fakturaraden eller genom att trycka på de tre små prickarna längst till höger på fakturaraden och välja Skicka.Önskar du skicka flera fakturor samtidigt bockar du i flera rutor på de fakturarader du önskar skicka, och sedan Skicka-knappen som dyker upp längst ner på sidan.
Status hantera
Fakturan har av någon anledning stoppats och kan hanteras direkt i Inexchange. För att få information om varför fakturan stoppats och för att hantera fakturan klickar man på knappen “Hantera”. När du åtgärdat eventuella fel hamnar fakturan i status OK och du kan då välja att skicka den.Status omskickningsfel
Fakturan kan inte hanteras direkt i Inexchange utan behöver tas bort och skickas om.
För att få information om varför fakturan stoppats klickar man på fakturans rad och högerpanelen visas med information om varför fakturan måste tas bort och skickas om.Status dubblett
Om fakturor med samma fakturanummer laddas in i Inexchange kommer dessa få status dubbletter. Genom att klicka på knappen “Hantera” kan du välja vilka fakturor du vill behålla eller ta bort.Fler funktioner finns tillgängliga om man klickar på de tre prickarna till höger, på en specifik fakturarad. Här har du möjlighet att Skicka fakturan direkt, lägga till bilagor till en specifik faktura, ändra leveranssätt, ändra referens, se detaljerade fakturauppgifter, ladda ner som PDF eller XML, eller ta bort fakturan.
Om du klickar direkt på en fakturarad, dyker mer information upp till höger, där du får en översikt. Väljer du att klicka på Fakturauppgifter får du tillgång till hela fakturans innehåll. Från denna vy kan du också välja bland flera alternativ, om du vill skicka fakturan som kopia på e-post, hantera bilagor, skicka om fakturan osv.
Via ikonen
till höger om SKICKA får du fler alternativ och kan även här välja att lägga till bilagor, ändra leveranssätt, korrigera referenser, ladda ner fakturan eller ta bort den.
Genom att klicka på Rapport, kan du ladda ner en Excelfil på fakturorna som ligger i ´Fakturor att hantera`.
-
Välj och ändra leveranssätt
Du kan skicka alla dina fakturor via Inexchange, e-faktura, PDF och pappersfaktura.
Är raden (fakturan) grönmarkerad är allt i sin ordning och du kan skicka fakturan med de befintliga inställningarna. Ser du denna ikon
vid leveranssättet finns det ett bättre leveranssätt tillgängligt för fakturamottagaren.
Klicka på ikonen
Kolumner kan läggas till och tas bort via ikonen
till höger om kolumnrubrikerna.
När du skickar första fakturan till en mottagare är Papper förvalt som leveranssätt, men du kan enkelt ändra leveranssätt via ikonen
på aktuell rad > Ändra leveranssätt.
Bra att veta om de olika leveranssätten:
E-faktura
För e-faktura krävs en koppling av mottagaren till en e-fakturamottagare i vårt nätverk. Kopplingen skapas automatiskt i de fall vi känner igen din kund som en e-fakturamottagare (på företagets namn, organisationsnummer eller GLN). För att ändra kundens koppling till nätverket kan du klicka på ikonen
PDF-faktura via e-post
Vill du skicka fakturan som PDF väljer du detta genom att klicka på ikonen
Pappersfaktura
När du skickar din första faktura till en mottagare är Papper förvalt som leveranssätt. Adressuppgifterna läses in från din originalfaktura. Du kan kontrollera uppgifterna och välja leveranssätt genom att klicka på ikonen
När du är klar med inställningarna kan du skicka en enskild faktura genom att klicka på SKICKA på raden. Vill du skicka flera fakturor samtidigt kan du markera rutan högst upp i kolumnen till vänster. Tryck därefter på SKICKA längst ner på sidan. -
Lägg till bilaga
Du kan lägga till bilagor till dina fakturor efter att du har fört över fakturorna.
Gör så här för att lägga till bilagor manuellt:
1. Överför dina fakturor som vanligt och logga in.
2. Klicka på raden eller på ikonenpå aktuell rad och välj Bilagor. Lägg till bilagorna via fönstret som presenteras.
3. Skicka fakturorna som vanligt via knappen Skicka. -
Åtgärda faktura (Fakturor att hantera)
På sidan Fakturor att hantera samlas de fakturor som har stoppats, pappersfakturor som har returnerats och fakturadubbletter. Här visas alltså fakturor med fel som behöver åtgärdas innan fakturorna kan skickas.
Klicka på raden eller på HANTERA för att få fram information och åtgärda fel.
Kolumner kan läggas till och tas bort via ikonen
till höger om kolumnrubrikerna.
Klickar du på LÄGG TILL FILTER kan du filtrera fram fakturor baserat på leveranssätt, typ av fel, kundnamn och kundnummer, med flera.
Åtgärder för olika typer av fel:
Felaktig e-post
Om Inexchange inte lyckas leverera fakturor till en angiven e-postadress, antingen för att den inte finns, eller på grund av ett tekniskt fel antingen hos mottagaren eller dess mailleverantör, finns möjligheten att välja ett annat leveranssätt, en annan e-postadress alternativt skicka om den till samma e-postadress igen. Dessa tre alternativ görs tillgängliga via HANTERA.
Inväntar godkännande av mottagare
Om mottagaren kräver att leverantören godkänns innan den första fakturan kan levereras syns fakturan i listan med orsakstexten “Inväntar godkännande av mottagare” efter att användaren valt att skicka den. Samtidigt går en förfrågan iväg till mottagaren för godkännande. Om förfrågan godkänns skickas fakturan automatiskt och om leverantören avvisas får fakturan statusen “Ogiltigt leveranssätt” som det går att läsa mer om nedan. När fakturan väntar på godkännande av mottagaren kan användaren när som helst gå in och byta leveranssätt till papper eller PDF.
Ogiltigt leveranssätt
Om en mottagare som kräver godkännande i förväg avvisar en förfrågan får fakturan orsakstexten “Ogiltigt leveranssätt” då e-faktura är det valda leveranssättet. Antingen behöver mottagaren kontaktas för att reda ut situationen eller så behöver ett annat leveranssätt väljas genom att klicka på HANTERA.
Avvisad av mottagaren
Om mottagaren har avvisat en förfrågan som skickas för en faktura kommer fakturan att stoppas med orsaken “Avvisad av mottagaren”. I detta fallet finns möjlighet att välja ett annat leveranssätt genom att klicka på HANTERA.
Stoppad av printleverantör
Om en faktura med leveranssätt Papper av någon anledning returnerats listas den med orsaken “Stoppad av printleverantör” i fakturalistan. Du kan välja att uppdatera adressen och skicka om fakturan på papper, välja att skicka fakturan via e-post eller som e-faktura till de mottagare som kan ta emot fakturor i elektroniskt format. Klicka på HANTERA.
Stoppad av Inexchange
Fakturor kan i vissa fall stoppas efter att de skickats på grund av att något går fel i bearbetningen. I dessa fall anges även ett meddelande om vad som gått fel. Det går att byta leveranssätt på fakturan genom att klicka på HANTERA alternativt ta kontakt med support för att mer i detalj se vad felet beror på.
Leveranssätt saknas
Detta fel uppstår om kontot fakturan skickas från inte har någon e-fakturamottagare kopplad, inte har någon e-postadress inlagd för att ta emot fakturor i PDF-format eller om det saknas en utskriftstjänst. För att aktivera en utskriftstjänst behöver supporten kontaktas. För att lösa problemet kan man även lägga in en e-postadress eller koppla en e-fakturamottagare till fakturan.
-
Skickade fakturor
Vyn för Skickade och Mottagna fakturor fungerar på samma sätt. Under Skickade fakturor hamnar alla de fakturor som ditt eller dina bolag skickat. Du har även möjligheten att ta ut en rapport, se uppgifter om fakturorna, ladda ner de som PDF/XML eller skicka om en faktura du redan skickat.
Om något av bolagen du är användare för ingår i en koncernstruktur, och du är inloggad på moderbolaget så visas alla fakturor från underliggande bolag. Under Utställare står det vilket bolag fakturan är skickad från.
Du kan även söka fram specifikt fakturanr, kundnr eller liknande direkt i sökfältet.
Via trattenlängst upp tilll höger kan du filtrera om du bara vill se fakturor för ett specifikt bolag, om du endast vill se fakturor till en specifik kund, ett specifikt leveranssätt, fakturor skickade under en viss period eller om du endast vill se debet eller kredit.
Om du önskar se fler egenskaper kan du klicka på de tre små prickarna till höger på rubrikraden. Här kan du välja vilka kolumner du önskar se i översikten.Rapport
Genom att klicka på Rapport kan du ladda ner en excelfil över dina skickade fakturor. Du kan välja att filtrera ut vilka fakturor som ska finnas med i rapporten, exempelvis fakturor som ni har skickat den senaste månaden, till en specifik kund eller så kan du ta ut en rapport på alla fakturor.
Rapporten tar enbart med det som visas på sidan vid tillfället då man klickar på Rapport-knappen, så har du filtrerat på något, kommer rapporten endast exporta detta.
Fakturauppgifter
Om du klickar på en fakturarad öppnas en högerpanel där du kan se fakturadetaljer, när den skickats, status (Skickad eller Levererad) och vem som skapat den.
Om du istället klickar på de tre svarta prickarna lägst till höger på en specifik fakturarad
får du ett flertal val. Du kan välja att via Fakturauppgifter få upp hela fakturan och dess detaljer eller ladda ned en PDF- eller XML-version av fakturan.
Väljer du Fakturauppgifter öppnas fakturan upp och du ser hela innehållet på din skickade faktura. Även här kan du välja att Skicka en kopia eller via
Längst upp till höger inne i vyn Fakturauppgifter kan du klicka på informationsknappen
, du får då upp all historik kring fakturan.
-
Mottagna fakturor
Om du har en mottagartjänst via InExchange har du även tillgång till vyn Mottagna fakturor. Vyn för Skickade och Mottagna fakturor fungerar på samma sätt. Under Mottagna fakturor hamnar alla de fakturor ditt eller dina bolag tagit emot, du har även möjligheten att ta ut en rapport, se status och uppgifter om fakturorna eller ladda ner de som PDF/XML.
Observera att det enda leveranssättet som visas är E-faktura. Fakturor som du fått via mail eller brev visas inte i InExchange.
Om något av bolagen du är användare för ingår i en koncernstruktur, och du är inloggad på moderbolaget så visas alla fakturor från underliggande bolag. Under Mottagare står det vilket bolag fakturan är skickad till.
Du kan även söka fram specifikt fakturanr, leverantör eller liknande direkt i sökfältet.
Via trattenlängst upp tilll höger kan du filtrera om du bara vill se fakturor för ett specifikt bolag, om du endast vill se fakturor från en specifik leverantör, fakturor mottagna under en viss period eller om du endast vill se debet eller kredit.
Om du önskar se fler egenskaper kan du klicka på de tre små prickarna till höger på rubrikraden. Här kan du välja vilka kolumner du önskar se i översikten.Rapport
Genom att klicka på Rapport kan du ladda ner en excelfil över dina mottagna fakturor. Du kan välja att filtrera ut vilka fakturor som ska finnas med i rapporten, exempelvis fakturor som ni har mottagit den senaste månaden, från en specifik leverantör eller så kan du ta ut en rapport på alla fakturor. Rapporten tar enbart med det som visas på sidan vid tillfället då man klickar på Rapport-knappen, så har du filtrerat på något, kommer rapporten endast exporta detta.
Fakturastatusar
Under status finns fyra olika begrepp som en faktura kan finnas i.
-
Skickad
- Fakturan har skickats av utställaren men är ännu inte levererad till dig som mottagare. -
Levererad
- Fakturan har levererats till dig. -
Avvisad
- Fakturan är stoppad på grund av valideringsfel.
- Fakturan skickas inte till dig men visas på InExchange.
- Om utställaren rättar fakturan och skickar den igen så ändras statusen automatiskt till “Levererad”. -
Bestriden
- En status enbart för de mottagare som har aktiverat att fakturor med referensfel från Peppol ska bestridas.
- Fakturan skickas inte till dig som mottagare men visas på InExchange.
- Fakturan hamnar inte i “Att hantera” och kan inte rättas utan utställaren får skicka in en ny faktura.
- Orsak visas i en kolumn och även i högerpanelen om man klickar på en specifik fakturas rad.
Fakturauppgifter
Om du klickar på en fakturarad öppnas en högerpanel där du kan se fakturadetaljer, när den levererats och status.
Om du istället klickar på de tre svarta prickarna lägst till höger på en specifik fakturarad
får du ett flertal val. Du kan välja att via Fakturauppgifter få upp hela fakturan och dess detaljer eller ladda ned en PDF- eller XML-version av fakturan.
Väljer du Fakturauppgifter öppnas fakturan upp och du ser hela innehållet på din mottagna faktura. Här kan välja att se historik på fakturan eller ladda ner fakturan.
Längst upp till höger inne i vyn Fakturauppgifter kan du klicka på informationsknappen
, du får då upp all historik kring fakturan.
-
Skickad
-
Kunder
Under Register och Kunder hamnar alla era kundkort. Första gången du skickar en faktura till en ny kund skapas automatiskt ett kundkort i InExchange utifrån de uppgifter som ligger i fakturan du överfört. Varje kundkort representeras av ett unikt kundnummer.
Via tratten
kan du filtrera på den information som ska visas. Du kan i sökfältet söka upp en specifik kund eller ett kundnummer direkt.
Skapa ett kundkort - Lägg till ny kund
Du skapar ditt kundkort genom att klicka på Lägg till ny kund (1) och fylla i uppgifterna i respektive fält i kundkortet. Detta kan du göra redan innan du skickar din första faktura till en kund för att t.ex. ange vilket leveranssätt fakturan skall ha. Du kan även skapa kundspecifika fakturainställningar.
Utöka mitt nätverk - Hitta e-fakturamottagare
Under Hitta e-fakturamottagare kan du söka efter en organisation för att se om de kan ta emot e-fakturor. Här kan du söka efter företag via kundnamn, orgnr eller GLN. Om en kund hittas i sökningen så är denna en e-fakturamottagare.
Kunden kan läggas till i ditt kundregister genom att klicka på Lägg till i Register, du behöver då skapa ett kundnummer och efter detta är kundkortet skapat. Vi hämtar då automatiskt de kunduppgifter som finns på kunden från vårt nätverk.
Jag vill ta ut en rapport - Rapport
Genom att klicka på Rapport genereras en lista över ditt kundregister. Listan laddas ned till din dator som en Excelfil, och innehåller:
- Kundnummer
- Namn
- Organisationsnummer
- Momsregistreringsnummer/VAT
- GLN
- Leveranssätt
Information om kund - Klicka på kundrad
Genom att klicka på en kundrad visas ytterligare info till höger i webbläsaren.
I ditt kundregister ser du bland annat kundnummer, namn och leveranssätt. “Nätverkskoppling” avser huruvida det berörda kundnumret är kopplat till ett företag i InExchange Network (se Leveranssätt).
Justera kundkort på befintlig kund - Visa
Vill du se fler uppgifter eller justera inställningar eller uppgifter på ett kundkort trycker du på Visa. Då öppnas nytt fönster där företagsinformation, leveranssätt och kundunika inställningar kan justeras.
För att redigera kundkortet klickar du på
till höger om aktuell sektion.
I sektionen Kundinformation ser du företagsuppgifter du lagt till på kundkortet.
I sektionen Leveranssätt ser du vilket leveranssätt som är valt för den aktuella kunden.
De leveranssätt som finns är:
- E-faktura
- Brev/Papper
För att skicka E-faktura måste kundkortet kopplas mot rätt mottagare i fältet E-fakturamottagare.
Detta görs genom att skriva in mottagarens org.nr. eller GLN och sedan välja rätt bolag.
OBS! Detta fält är obligatoriskt för att skicka e-faktura eftersom det är denna koppling som styr var fakturan hamnar.
I sektionen Kundspecifika inställningar kan du välja om du vill skicka fakturorna manuellt eller automatiskt för just denna kund. Ändring av dessa inställningar påverkar endast denna kund och överskrider de generella inställningar som du hittar under Inställningar - Skicka faktura.
Ta bort kundkort - Ta bort
För att ta bort kundkortet klickar du på Ta bort.
-
Leverantörer
Om du har en mottagartjänst via InExchange har du en vy över ditt leverantörsregister. Du kommer inte kunna redigera något på leverantörskorten, endast få en översikt och information om leverantörerna, då leverantörskortet skapas automatiskt utifrån innehållet från fakturan du mottagit från varje enskild leverantör.
Du kan välja att visa fler kolumner genom att klicka på de tre prickarna längst till höger i rubriksraden och Ändra kolumnens synlighet.
För att filtrera sökningen klickar du på
.
Genom att klicka på Rapport genereras en lista över ditt leverantörsregister. Listan laddas ned till din dator som en Excelfil, och innehåller:
- Leverantörsnamn
- Leverantörsnummer
- Organisationsnummer
- Momsregistreringsnummer/VAT
Du kan välja att se information om leverantören genom att klicka på de tre prickarna till höger på specifik leverantörsrad samt Visa.
Om du har referenskontroll aktiverat, visas det i leverantörskortet i ´Leverantörsspecifika inställningar´. Möjlighet finns att undanta leverantörer från att fakturor stoppas om referenser är fel i fakturan. Leverantören kommer då inte påverkas av referenskontrollen.
- Ja = Ingår i referenkonstrollen
- Nej = Undantas och ingår inte i referenskontrollen.
Om du INTE har referenskontroll syns inte kortet `Leverantörsspecifika inställningar`
-
Prenumerationer
Under Inställningar och Prenumerationer får du en överblick över de tjänster du har hos Inexchange.
Här kan du även läsa mer om de tjänster vi erbjuder och själv hantera din prenumeration.
-
Företagsinformation
I vänstermenyn längst ner hittar du Inställningar. Här kan du hantera du alla inställningar för kontot, era användare, kundfakturor samt leverantörsfakturor.
Du som användare kan ha behörighet för att administrera, läsa eller inte alls se vissa inställningar.
Under Företagsinformation har du möjlighet att se samt administrera vissa uppgifter kring ditt bolag, exempelvis bolagsnamn och adress.
-
Kontaktinformation
Under Kontaktinformation kan du lägga till, ändra eller ta bort kontakter som Inexchange kan skicka information till. För att få mer information kring de olika kontaktvägarna håller du muspekaren över frågetecknet.
För att lägga till en mailadress, klicka på plusknappen och fyll i uppgifterna som efterfrågas i kontaktrutan. För att ändra en befintlig kontakt klickar på pennan och för att ta bort en befintlig kontakt klickar du på papperskorgen.
-
Rapporter
I rutan Rapporter kan du som användare välja om du vill få statistik och översikt över dina skickade/mottagna fakturor varje månad. Rapporterna skickas till den e‑mailadress som du är inloggad på.
Om du har en mottagartjänst kan du även välja om du vill få en separat rapport innehållande statistik över mottagna fakturor skickad till dig dagligen, veckovis, månadsvis eller inte alls.
-
Användarhantering
Under Inställningar längst ner till vänster i huvudmenyn kan du hantera olika funktioner kopplat till ditt konto. Klickar du på Hantera under Användarhantering kan du som användare själv lägga till nya användare och hantera vilka användare som ska ha tillgång till Inexchange.
För att se historik kring tidigare administration av användare, kan du klicka på informationsknappen längst ut till höger.
Om du vill lägga till en ny användare klickar du på Lägg till användare, och fyller i e-postadress, förnamn och efternamn. E-postadressen blir då användarens inlogg och det är denna mail som anges för att logga in på Inexchange. Om du har fler än 2 användare, dyker texten "Du har uppnåt gränsen av (2) gratis användare" upp. Det ingår 2 användare i tjänsten, önskar man lägga till fler tillkommer en kostnad à 49 kr/mån per extra användare.
Du kan också bestämma vilken typ av behörighet användaren ska ha för de olika produkterna. Vill du att användaren ska bli Superanvändare klickar du på Gör till superanvändare, detta innebär att användaren får tillgång till att hantera och ändra all funktionalitet gällande produkten.
- Läsare – Tillgång till att endast se information gällande tjänsten. Exempelvis, endast se fakturor men kan inte hantera dem.
- Användare – Tillgång till att använda, men inte ändra funktionalitet gällande tjänsten.
- Admin – Tillgång till att hantera och ändra funktionalitet gällande tjänsten.
Genom att klicka på de tre små prickarna till höger på en användares rad, kan en superanvändare eller admin ha möjlighet att ändra en existerande användares produkter eller roller, alternativt ta bort användaren helt från Inexchange.
-
Fakturainställningar
Under Kundreskontra och Fakturainställningar kan du som användare välja hur dina fakturor ska skickas:
Manuellt: Manuellt innebär att när du skickat fakturorna från ditt system så hamnar dem i Fakturor att hantera, oavsett status, för en extra kontroll. Du behöver då logga in här och markera dem på nytt samt trycka Skicka för att de ska gå iväg.
Automatiskt: Alla fakturor som har status OK, skickas automatiskt. Fakturor som av någon anledning stoppas och behöver hanteras hamnar i fakturor att hantera.
-
Printinställningar
Om du har tjänsten Print, kan du under Printinställningar ladda upp en logotyp som kommer finnas på pappersfakturorna.
-
Tjänstinställningar
Under Tjänstinställningar har du möjlighet att aktivera möjligheten att Skapa fakturor.
Om du väljer att aktivera detta, dyker det upp en lila ruta Skapa faktura i vänstermenyn under ditt företagsnamn och du kan via denna sedan skapa fakturor manuellt direkt i webben.
-
Referenshantering
Om du har en mottagartjänst via InExchange och tjänsten referenskontroll, får du tillgång till rutan Referenshantering. Här kan du själv lägga till och hantera företagets referenser.
Referenskontroll
Klicka på Lägg till referens för att registrera referenser en och en. Om du har flera bolag i ditt konto måste du också välja vilken organisation referensen gäller för.
Vill du lägga till flera referenser samtidigt? Använd Ladda upp referenser för att importera en Excel-fil. Observera att uppladdning bara fungerar för det bolag du är inloggad på.
Under Felmeddelande kan du skriva ett eget meddelande som skickas till utställaren via e-post om fakturan avvisas p.g.a. referensfel. Om du administrerar flera bolag behöver du även här ange vilken organisation meddelandet gäller.
Observera: Felmeddelandet skickas inte för fakturor med referensfel som kommer via Peppol.
Om inget eget felmeddelande skrivs in, används ett förinställt generellt felmeddelande.
Du kan också klicka på Rapport för att ladda ner en Excel-fil med alla referenser i tabellen. Endast det som är synligt (t.ex. filtrerade rader) kommer med i nedladdningen.
Klicka på de tre prickarna längst till höger på en referensrad för att redigera eller ta bort referensen.
OBS: En borttagen referens kan inte återställas. Om du ångrar dig måste du lägga till den igen manuellt.
För att se historik kring referensändringar, klicka på informationsikonen. En högerpanel visas då med samtliga ändringar. Vill du se historik för en specifik referens klickar du på den raden.
-
Uppgradera fakturaskrivaren för Inexchanges nya webbapplikation
Dags att byta till vår nya smidiga webbapplikation!
Inexchange har utvecklat en ny webbapplikation med tillhörande fakturaskrivare. Den gamla webbapplikationen och fakturaskrivaren kommer att avvecklas. Genom att övergå till den nya webbapplikationen kommer ni att förses med en mer effektiv och användarvänlig miljö med bland annat färre manuella steg och samlad hantering av fakturor och kundinformation.
Observera att tjänsten som tidigare inneburit möjlighet att vara synlig i nätverket för att ta emot pdf-fakturor (ePDF-tjänsten) i samband med uppgraderingen och övergång till ny webbapplikation, kommer att försvinna. Ni kommer istället ha möjlighet att köpa vår nya tjänst: Leverantörsfaktura Basic som ersätter nuvarande funktion. Något som betyder att ni kommer ytterligare ett steg närmare ett helt digitaliserat fakturaflöde då denna tjänst innebär att ni tar emot e-faktura direkt via Peppol.
Så här går uppgraderingen till:
Proceduren består av två steg:
1. Uppgradering av fakturaskrivaren
2. Övergång till den nya webbapplikationen för alla användare1. Uppgradering av fakturaskrivaren
För att kunna använda InExchanges nya webbapplikation tillsammans med fakturaskrivaren, krävs att en ny version installeras på samtliga av de datorer eller servrar Fakturaskrivaren används på. Att utföra dessa åtgärder kräver administratörsbehörigheter på datorn/servern, om denna behörigheten saknas behöver er systemadministratör kontaktas.Avinstallation
1. Först behöver den gamla fakturaskrivaren tas bort, vilket kan göras genom att öppna datorns "Kontrollpanel", vilken oftast kan nås via startmenyn
2. Öppna sedan hanteringen av installerade program, som ofta heter något i stil med "Program & Funktioner", "Appar & Funktioner" eller "Lägg till/Ta bort program".
3. Leta upp "InExchange Fakturaskrivare" i listan över program och välj "Avinstallera"
4. Följ guiden för avinstallationen.
Installation
1. Ladda hem den nya fakturaskrivaren (installationsfil finns längst ned på sidan)
2. Starta installationen genom att dubbelklicka på den nedladdade installationsfilen.
3. Följ installationsguiden
OBS! Om installationen sker på en server måste installationen göras på samma del av servern som affärsystemet och användaren som skapar utskrifterna ska ha skrivrättighet för följande katalog:
C:\ProgramData\InExchange Factorum
Dessutom måste varje inloggad användare ha en egen instans av processen xAgent.exe igång. Detta kan enkelt lösas genom att kopiera eller lägga en genväg till processen i respektive användares "Startup"-katalog. Processen finns att hämta i följande katalog:
C:\Program Files\InExchange\InExchange Fakturaskrivare\x64
Eller i:
C:\Program Files\InExchange\Printer2. Övergång till den nya webbapplikationen
Efter du har installerat den nya fakturaskrivaren behöver du logga in på web.InExchange.se och slutföra bolagets uppgradering till webbapplikationen.
För att uppgradera bolaget så trycker du på knappen "Mer information / Börja Uppgradera"I det nya fönstret behöver du bara klicka på "Gå vidare" om du redan gjort ovan steg.
Om knappen ”Uppgradera” är grå, efter att du har klickat på ”Gå vidare”, och ser "Hantera fakturor" så betyder det att ditt bolag har stoppade fakturor som inte har hanterats. Du behöver då hantera dessa fakturor som ligger kvar då de inte följer med i uppgraderingen. Skulle sidan vara tom men du fortfarande har "Hantera fakturor"-knappen behöver du kontakta InExchange support så hjälper vi dig.