Inexchange Fakturaskrivare
För dig som uppgraderat Fakturaskrivaren för Inexchange. Här får du information över hur webben och de olika funktionerna fungerar.
-
Printinställningar
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Om du har tjänsten Print, kan du under Printinställningar ladda upp en logotyp som kommer finnas på pappersfakturorna.
-
-
Byta/skifta mellan bolag
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Längst upp till vänster kan du se det bolag du är inloggad på, samt organisationsnummer och kundnummer hos Inexchange. Om ditt bolag ingår i en koncernstruktur, eller om du som användare har flera företag hos Inexchange, kan du växla mellan dessa bolag. För att göra detta, klickar du på symbolen med de två pilarna till höger om bolagsnamnet. De olika företagen du har tillgång till dyker upp i ett nytt fönster.
Du kan välja att söka efter ett specifikt bolag, eller bläddra nedåt för att hitta det bolag du önskar logga in på. Under Befintligt företag visas det bolag du nu är inloggat på, med organisationsnummer och kundnummer.
Endast de företag som du har tillgång till visas i listan.
-
-
Användardetaljer
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Genom att klicka på ditt användarnamn högst upp till höger, finns möjligheten att ändra namn, byta språk mellan svenska och engelska, eller logga ut från Inexchange.
Önskar du byta lösenord behöver du i steget när du loggar in klicka på Glömt lösenord för att sedan skriva in din mailadress. Du får då ett mail för att kunna välja nytt lösenord.
-
-
Dashboard
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Välkommen till Inexchange!
När du loggat in på webben möts du av en så kallad Dashboard, eller startsida som man också kan kalla det. Här ser du små fönsterrutor med information, statistik och översikt som relaterar till de specifika tjänsterna som du har. Du kan genom att klicka på den lila texten i varje ruta komma till Mottagna fakturor, Kundregister, Fakturor att hantera, men du kan också nå detta direkt via vänstermenyn. -
-
Tjänstinställningar
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Under Tjänstinställningar har du möjlighet att aktivera möjligheten att Skapa fakturor.
Om du väljer att aktivera detta, dyker det upp en lila ruta Skapa faktura i vänstermenyn under ditt företagsnamn och du kan via denna sedan skapa fakturor manuellt direkt i webben.
-
-
Fakturainställningar
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Under Kundreskontra och Fakturainställningar kan du som användare välja hur dina fakturor ska skickas:
Manuellt: Manuellt innebär att när du skickat fakturorna från ditt system så hamnar dem i Fakturor att hantera, oavsett status, för en extra kontroll. Du behöver då logga in här och markera dem på nytt samt trycka Skicka för att de ska gå iväg.
Automatiskt: Alla fakturor som har status OK, skickas automatiskt. Fakturor som av någon anledning stoppas och behöver hanteras hamnar i fakturor att hantera.
-
-
Användarhantering
-
Användarguide för Inexchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Under Inställningar längst ner till vänster i huvudmenyn kan du hantera olika funktioner kopplat till ditt konto. Klickar du på Hantera under Användarhantering kan du som användare själv lägga till nya användare och hantera vilka användare som ska ha tillgång till Inexchange.
För att se historik kring tidigare administration av användare, kan du klicka på informationsknappen längst ut till höger.
Om du vill lägga till en ny användare klickar du på Lägg till användare, och fyller i e-postadress, förnamn och efternamn. E-postadressen blir då användarens inlogg och det är denna mail som anges för att logga in på Inexchange. Om du har fler än 2 användare, dyker texten "Du har uppnåt gränsen av (2) gratis användare" upp. Det ingår 2 användare i tjänsten, önskar man lägga till fler tillkommer en kostnad å 49 kr/mån per extra användare.
Du kan också bestämma vilken typ av behörighet användaren ska ha för de olika produkterna. Vill du att användaren ska bli Superanvändare klickar du på Gör till superanvändare, detta innebär att användaren får tillgång till att hantera och ändra all funktionalitet gällande produkten.
- Läsare - Tillgång till att endast se information gällande tjänsten. Exempelvis, endast se fakturor men kan inte hantera dom.
- Användare - Tillgång till att använda, men inte ändra funktionalitet gällande tjänsten.
- Admin - Tillgång till att hantera och ändra funktionalitet gällande tjänsten
Genom att klicka på de tre små prickarna till höger på en användares rad, kan en superanvändare eller admin ha möjlighet att ändra en existerande användares produkter eller roller, alternativt ta bort användaren helt från Inexchange.
-
-
Rapporter
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
I rutan Rapporter kan du som användare välja om du vill få statistik och översikt över dina skickade/mottagna fakturor varje månad. Rapporterna skickas till den e-mailadress som du är inloggad på.
Om du har en mottagartjänst kan du även välja om du vill få en separat rapport innehållande statistik över mottagna fakturor skickad till dig dagligen, veckovis, månadsvis eller inte alls.
-
-
Kontaktinformation
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Under Kontaktinformation kan du lägga till, ändra eller ta bort kontakter som Inexchange kan skicka information till. För att få mer information kring de olika kontaktvägarna håller du muspekaren över frågetecknet.
För att lägga till en mailadress, klicka på plusknappen och fyll i uppgifterna som efterfrågas i kontaktrutan. För att ändra en befintlig kontakt klickar på pennan och för att ta bort en befintlig kontakt klickar du på papperskorgen.
-
-
Skapa faktura
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Ibland vill man ha möjlighet att skapa en faktura manuellt, vilket man då kan göra här. För att den lila rutan ska dyka upp och vara synlig i vänstermenyn behöver man först ha aktiverat funktionen.
För att skapa en faktura manuellt, klicka på Skapa faktura. Du möts av en vy likt nedan, där du behöver fylla i fälten manuellt.
Under Kund behöver du söka upp mottagaren av fakturan, detta kan du göra genom att skriva in företag, organisationsnummer, kundnr, momsregnr eller GLN på den som ska ta emot fakturan. När du fyller i något av det, söker vi först i vårt nätverk för att se om vi hittar kunden som e-fakturamottagare. Finns dem som e-fakturamottgare dyker det då upp som förslag och du kan klicka på företaget för att hämta uppgifter direkt.
Du behöver sedan komplettera med Kundnummer och eventuell övrig information specifikt på ditt kundkort innan det skapas. Tryck sedan på Fortsätt.
Sista steget av skapandet för kundkort, är att bekräfta leveranssätt. Fanns kunden som e-fakturamottagare och företaget kom upp som förslag i listan, är E-faktura automatiskt ibockat, och det ligger även en text "Ansluten till KUNDNAMN" Det behövs finnas en anslutning för att vi ska kunna skicka e-faktura.
Vill man istället skicka PDF eller papper av någon anledning, klickar man på Lägg till e-postadress eller Lägg till fakturaadress. Tryck sedan på Spara, och du har nu skapat ett nytt kundkort.
Du kan sedan välja att Redigera kund om du önskar byta mottagare, uppdatera kundkortet eller ändra villkor samt leveranssätt.
För att gå vidare behöver du fylla i om fakturan ska skickas som Debet eller Kredit, ett fakturanummer, fakturadatum (Är förinställt på dagens datum och 30 dagars betalningsvillkor)
Du behöver även fylla i eventuellt referensnummer (OBS - ska då fyllas i under Ert referensnummer) Er referens fylls i om ni även har en kontaktperson/den som beställde.
Klickar man på texten Visa fler, dyker fler rutor att fylla i upp. Inget av fälten här är tvingande, så länge inte kunden har referenskontroll, då behöver Ert referensnummer innehålla korrekt referens.
Fortsätt sedan att fylla i artikel, beskrivning, antal, enhet, á pris, eventuell rabatt och moms. Belopp exkl. moms räknas sedan ut automatiskt utifrån det du fyllt i på raden.
Önskar man lägga till fler artiklar, klickar man på Lägg till ny rad, och fortsätter fylla på.
Även Summa och Totalpris kommer sedan uppdateras.
Du har även möjlighet att lägga till en Fakturakommentar som syns på fakturan, samt lägga till bilaga.
Behöver du pausa och vill fortsätta vid senare tillfälle kan du längst ner på sidan klicka på Spara utkast. Fakturan läggs då under Fakturor att hantera och du kan då sedan hämta upp den här genom att klicka på Redigera.
När du fyllt i det som behövs och är redo att skicka, klickar du på Skicka faktura. Du får upp en ruta där du behöver bekräfta att fakturan ska Skickas, du kan även välja att avbryta och gå tillbaka.
När du klickat på Skicka, har fakturan gått iväg till mottagaren och hamnar då under Skickade fakturor.
-
-
Aktivera Skapa faktura
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
För att knappen Skapa faktura ska dyka upp i er vänstermeny likt nedan, behöver man först aktivera denna funktion. Detta görs under Inställningar / Kundreskontra / Tjänsteinställningar. Om du väljer att aktivera detta, dyker det upp en lila ruta Skapa faktura i vänstermenyn under ditt företagsnamn och du kan via denna sedan skapa fakturor manuellt direkt i webben.
Efter man aktiverat knappen behöver man även gå in under Inställningar / Företagsinformation för att lägga in era Betaluppgifter - det är dessa som kommer synas på fakturan hos kund när man skapar fakturan manuellt. -
-
Referenshantering
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Om du har en mottagartjänst via InExchange och har tjänsten referenskontroll kommer du ha tillgång till rutan Referenshantering. Här kan du själv hantera företagets referenser.
Referenskontroll
Om du klickar på Lägg till referens kan du lägga till dem en och en. Är du användare för fler än ett bolag kommer du även behöva fylla i för vilken organisation som tillagd referens ska gälla för.
Om fler än en referens ska läggas till kan du ladda upp en Excel-fil med flera referenser genom att klicka på Ladda upp referenser
Uppladdning av en referenslista går endast att göra på det bolag du som användare är inloggad på.Under Felmeddelande kan du som användare skriva in ett felmeddelande som vi skickar via e-mail till utställaren, om fakturan har blivit avvisad på grund av referensfel. Om du är användare för fler bolag kommer du behöva välja vilken organisation som felmeddelandet ska gälla för.
Observera att detta felmeddelande INTE skickas för fakturor med referensfel som kommer via Peppol
Om du inte har skrivit in ett eget felmeddelande, skickas ett förutbestämt generellt felmeddelande till utställaren.
Du kan även kan ladda ner en Excel-fil på alla referenser genom att klicka på Rapport.
Endast det som visas i tabellen laddas ned som en rapport. Om du exempelvis har filtrerat ut specifika referenser kan en rapport laddas ner med endast dessa.
Genom att klicka på de tre prickarna till höger på en referensrad, kan referensen redigeras eller tas bort.
Notera att den borttagna referensen kan inte återskapas. Om du har tagit bort en eller flera referenser och ångrar dig, måste referensen läggas till på nytt.För att få fram historik angående referenshanteringen, klickar du på informationsikonen och då visas en högerpanel med historik över samtliga händelser..
Vill du se historiken för en specifik referens klickar du på just den referensraden du önskar se. -
-
Kundreskontra
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
- Skapa faktura
-
Hantera faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Under Inställningar har du en vy som heter Kundreskontra. Här kan du ställa in vissa inställningar kopplat till din tjänst:
Fakturainställningar
Under Fakturainställningar kan du hantera och bestämma om du vill att fakturorna ska skickas manuellt eller automatiskt. Manuellt innebär att när du överfört fakturorna från ditt system så hamnar dem i Fakturor att hantera, oavsett status, för en extra kontroll. Du behöver då logga in här och markera dem på nytt samt trycka Skicka för att de ska gå iväg. Automatiskt innebär att de skickas direkt till kund när du skickar dem till InExchange om de har status OK.
Printinställningar
Om du har vår tjänst Print, kan du under Printinstsällningar ladda upp en logotyp som kommer finnas med på fakturorna när du skickar fakturan med leveranssätt Papper.
Tjänstinställningar
Under Tjänstinställningar har du möjlighet att aktivera möjligheten att Skapa fakturor. Om du väljer att aktivera detta, dyker det upp en lila ruta Skapa faktura i vänstermenyn under ditt företagsnamn och du kan via denna sedan skapa fakturor manuellt direkt i webben.
-
-
Prenumerationer
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Under Inställningar och Prenumerationer får du en överblick över de tjänster du har hos Inexchange.
Här kan du även läsa mer om de tjänster vi erbjuder och själv hantera din prenumeration.
-
-
Företagsinformation
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
I vänstermenyn längst ner hittar du Inställningar. Här kan du hantera du alla inställningar för kontot, era användare, kundfakturor samt leverantörsfakturor.
Du som användare kan ha behörighet för att administrera, läsa eller inte alls se vissa inställningar.
Under Företagsinformation har du möjlighet att se samt administrera vissa uppgifter kring ditt bolag, exempelvis bolagsnamn och adress.
-
-
Leverantörer
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Om du har en mottagartjänst via InExchange har du en vy över ditt leverantörsregister. Du kommer inte kunna redigera något på leverantörskorten, endast få en översikt och information om leverantörerna, då leverantörskortet skapas automatiskt utifrån innehållet från fakturan du mottagit från varje enskild leverantör.
Du kan välja att visa fler kolumner genom att klicka på de tre prickarna längst till höger i rubriksraden och Ändra kolumnens synlighet.
För att filtrera sökningen klickar du på
.
Genom att klicka på Rapport genereras en lista över ditt leverantörsregister. Listan laddas ned till din dator som en Excelfil, och innehåller:
- Leverantörsnamn
- Leverantörsnummer
- Organisationsnummer
- Momsregistreringsnummer/VAT
Du kan välja att se information om leverantören genom att klicka på de tre prickarna till höger på specifik leverantörsrad samt Visa.
Om du har referenskontroll aktiverat, visas det i leverantörskortet i ´Leverantörsspecifika inställningar´. Möjlighet finns att undanta leverantörer från att fakturor stoppas om referenser är fel i fakturan. Leverantören kommer då inte påverkas av referenskontrollen.
- Ja = Ingår i referenkonstrollen
- Nej = Undantas och ingår inte i referenskontrollen.
Om du INTE har referenskontroll syns inte kortet `Leverantörsspecifika inställningar`
-
-
Kunder
- Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
- Fakturor
- Register
- Inställningar
Under Register och Kunder hamnar alla era kundkort. Första gången du skickar en faktura till en ny kund skapas automatiskt ett kundkort i InExchange utifrån de uppgifter som ligger i fakturan du överfört. Varje kundkort representeras av ett unikt kundnummer.
Via trattenkan du filtrera på den information som ska visas. Du kan i sökfältet söka upp en specifik kund eller ett kundnummer direkt.
Skapa ett kundkort - Lägg till ny kund
Du skapar ditt kundkort genom att klicka på Lägg till ny kund (1) och fylla i uppgifterna i respektive fält i kundkortet. Detta kan du göra redan innan du skickar din första faktura till en kund för att t.ex. ange vilket leveranssätt fakturan skall ha. Du kan även skapa kundspecifika fakturainställningar.
Utöka mitt nätverk - Hitta e-fakturamottagare
Under Hitta e-fakturamottagare kan du söka efter en organisation för att se om de kan ta emot e-fakturor. Här kan du söka efter företag via kundnamn, orgnr eller GLN. Om en kund hittas i sökningen så är denna en e-fakturamottagare.
Kunden kan läggas till i ditt kundregister genom att klicka på Lägg till i Register, du behöver då skapa ett kundnummer och efter detta är kundkortet skapat. Vi hämtar då automatiskt de kunduppgifter som finns på kunden från vårt nätverk.
Jag vill ta ut en rapport - Rapport
Genom att klicka på Rapport genereras en lista över ditt kundregister. Listan laddas ned till din dator som en Excelfil, och innehåller:- Kundnummer
- Namn
- Organisationsnummer
- Momsregistreringsnummer/VAT
- GLN
- Leveranssätt
Information om kund - Klicka på kundrad
Genom att klicka på en kundrad visas ytterligare info till höger i webbläsaren.
I ditt kundregister ser du bland annat kundnummer, namn och leveranssätt. “Nätverkskoppling” avser huruvida det berörda kundnumret är kopplat till ett företag i InExchange Network (se Leveranssätt).
Justera kundkort på befintlig kund - Visa
Vill du se fler uppgifter eller justera inställningar eller uppgifter på ett kundkort trycker du på Visa. Då öppnas nytt fönster där företagsinformation, leveranssätt och kundunika inställningar kan justeras.
För att redigera kundkortet klickar du påtill höger om aktuell sektion.
I sektionen Kundinformation ser du företagsuppgifter du lagt till på kundkortet.
I sektionen Leveranssätt ser du vilket leveranssätt som är valt för den aktuella kunden.
De leveranssätt som finns är:- E-faktura
- Brev/Papper
För att skicka E-faktura måste kundkortet kopplas mot rätt mottagare i fältet E-fakturamottagare.
Detta görs genom att skriva in mottagarens org.nr. eller GLN och sedan välja rätt bolag.
OBS! Detta fält är obligatoriskt för att skicka e-faktura eftersom det är denna koppling som styr var fakturan hamnar.
I sektionen Kundspecifika inställningar kan du välja om du vill skicka fakturorna manuellt eller automatiskt för just denna kund. Ändring av dessa inställningar påverkar endast denna kund och överskrider de generella inställningar som du hittar under Inställningar - Skicka faktura.
Ta bort kundkort - Ta bortFör att ta bort kundkortet klickar du på Ta bort.
Föregående Nästa -
Skickade fakturor
- Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
- Fakturor
- Register
- Inställningar
Vyn för Skickade och Mottagna fakturor fungerar på samma sätt. Under Skickade fakturor hamnar alla de fakturor som ditt eller dina bolag skickat. Du har även möjligheten att ta ut en rapport, se uppgifter om fakturorna, ladda ner de som PDF/XML eller skicka om en faktura du redan skickat.
Om något av bolagen du är användare för ingår i en koncernstruktur, och du är inloggad på moderbolaget så visas alla fakturor från underliggande bolag. Under Utställare står det vilket bolag fakturan är skickad från.
Du kan även söka fram specifikt fakturanr, kundnr eller liknande direkt i sökfältet.
Via trattenlängst upp tilll höger kan du filtrera om du bara vill se fakturor för ett specifikt bolag, om du endast vill se fakturor till en specifik kund, ett specifikt leveranssätt, fakturor skickade under en viss period eller om du endast vill se debet eller kredit.
Om du önskar se fler egenskaper kan du klicka på de tre små prickarna till höger på rubrikraden. Här kan du välja vilka kolumner du önskar se i översikten.Rapport
Genom att klicka på Rapport kan du ladda ner en excelfil över dina skickade fakturor. Du kan välja att filtrera ut vilka fakturor som ska finnas med i rapporten, exempelvis fakturor som ni har skickat den senaste månaden, till en specifik kund eller så kan du ta ut en rapport på alla fakturor.
Rapporten tar enbart med det som visas på sidan vid tillfället då man klickar på Rapport-knappen, så har du filtrerat på något, kommer rapporten endast exporta detta.
Fakturauppgifter
Om du klickar på en fakturarad öppnas en högerpanel där du kan se fakturadetaljer, när den skickats, status (Skickad eller Levererad) och vem som skapat den.
Om du istället klickar på de tre svarta prickarna lägst till höger på en specifik fakturarad
får du ett flertal val. Du kan välja att via Fakturauppgifter få upp hela fakturan och dess detaljer eller ladda ned en PDF- eller XML-version av fakturan.
Väljer du Fakturauppgifter öppnas fakturan upp och du ser hela innehållet på din skickade faktura. Även här kan du välja att Skicka en kopia eller via
Längst upp till höger inne i vyn Fakturauppgifter kan du klicka på informationsknappen
, du får då upp all historik kring fakturan.
-
Mottagna fakturor
- Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
- Fakturor
- Register
- Inställningar
Om du har en mottagartjänst via InExchange har du även tillgång till vyn Mottagna fakturor. Vyn för Skickade och Mottagna fakturor fungerar på samma sätt. Under Mottagna fakturor hamnar alla de fakturor ditt eller dina bolag tagit emot, du har även möjligheten att ta ut en rapport, se status och uppgifter om fakturorna eller ladda ner de som PDF/XML.
Observera att det enda leveranssättet som visas är E-faktura. Fakturor som du fått via mail eller brev visas inte i InExchange.
Om något av bolagen du är användare för ingår i en koncernstruktur, och du är inloggad på moderbolaget så visas alla fakturor från underliggande bolag. Under Mottagare står det vilket bolag fakturan är skickad till.
Du kan även söka fram specifikt fakturanr, leverantör eller liknande direkt i sökfältet.
Via trattenlängst upp tilll höger kan du filtrera om du bara vill se fakturor för ett specifikt bolag, om du endast vill se fakturor från en specifik leverantör, fakturor mottagna under en viss period eller om du endast vill se debet eller kredit.
Om du önskar se fler egenskaper kan du klicka på de tre små prickarna till höger på rubrikraden. Här kan du välja vilka kolumner du önskar se i översikten.Rapport
Genom att klicka på Rapport kan du ladda ner en excelfil över dina mottagna fakturor. Du kan välja att filtrera ut vilka fakturor som ska finnas med i rapporten, exempelvis fakturor som ni har mottagit den senaste månaden, från en specifik leverantör eller så kan du ta ut en rapport på alla fakturor. Rapporten tar enbart med det som visas på sidan vid tillfället då man klickar på Rapport-knappen, så har du filtrerat på något, kommer rapporten endast exporta detta.Fakturastatusar
Under status finns fyra olika begrepp som en faktura kan finnas i.-
Skickad
- Fakturan har skickats av utställaren men är ännu inte levererad till dig som mottagare.
-
Levererad
- Fakturan har levererats till dig.
-
Avvisad
- Fakturan är stoppad på grund av valideringsfel.
- Fakturan skickas inte till dig men visas på InExchange.
- Om utställaren rättar fakturan och skickar den igen så ändras statusen automatiskt till “Levererad”
-
Bestriden
- En status enbart för de mottagare som har aktiverat att fakturor med referensfel från Peppol ska bestridas.
- Fakturan skickas inte till dig som mottagare men visas på InExchange.
- Fakturan hamnar inte i “Att hantera” och kan inte rättas utan utställaren får skicka in en ny faktura.
- Orsak visas i en kolumn och även i högerpanelen om man klickar på en specifik fakturas rad.
Fakturauppgifter
Om du klickar på en fakturarad öppnas en högerpanel där du kan se fakturadetaljer, när den levererats och status.
Om du istället klickar på de tre svarta prickarna lägst till höger på en specifik fakturarad
får du ett flertal val. Du kan välja att via Fakturauppgifter få upp hela fakturan och dess detaljer eller ladda ned en PDF- eller XML-version av fakturan.
Väljer du Fakturauppgifter öppnas fakturan upp och du ser hela innehållet på din mottagna faktura. Här kan välja att se historik på fakturan eller ladda ner fakturan.
Längst upp till höger inne i vyn Fakturauppgifter kan du klicka på informationsknappen
, du får då upp all historik kring fakturan.
-
Uppgradera fakturaskrivaren för Inexchanges nya webbapplikation
Dags att byta till vår nya smidiga webbapplikation!
Inexchange har utvecklat en ny webbapplikation med tillhörande fakturaskrivare. Den gamla webbapplikationen och fakturaskrivaren kommer att avvecklas. Genom att övergå till den nya webbapplikationen kommer ni att förses med en mer effektiv och användarvänlig miljö med bland annat färre manuella steg och samlad hantering av fakturor och kundinformation.
Observera att tjänsten som tidigare inneburit möjlighet att vara synlig i nätverket för att ta emot pdf-fakturor (ePDF-tjänsten) i samband med uppgraderingen och övergång till ny webbapplikation, kommer att försvinna. Ni kommer istället ha möjlighet att köpa vår nya tjänst: Leverantörsfaktura Basic som ersätter nuvarande funktion. Något som betyder att ni kommer ytterligare ett steg närmare ett helt digitaliserat fakturaflöde då denna tjänst innebär att ni tar emot e-faktura direkt via Peppol.
Så här går uppgraderingen till:
Proceduren består av två steg:
1. Uppgradering av fakturaskrivaren
2. Övergång till den nya webbapplikationen för alla användare1. Uppgradering av fakturaskrivaren
För att kunna använda InExchanges nya webbapplikation tillsammans med fakturaskrivaren, krävs att en ny version installeras på samtliga av de datorer eller servrar Fakturaskrivaren används på. Att utföra dessa åtgärder kräver administratörsbehörigheter på datorn/servern, om denna behörigheten saknas behöver er systemadministratör kontaktas.Avinstallation
1. Först behöver den gamla fakturaskrivaren tas bort, vilket kan göras genom att öppna datorns "Kontrollpanel", vilken oftast kan nås via startmenyn
2. Öppna sedan hanteringen av installerade program, som ofta heter något i stil med "Program & Funktioner", "Appar & Funktioner" eller "Lägg till/Ta bort program".
3. Leta upp "InExchange Fakturaskrivare" i listan över program och välj "Avinstallera"
4. Följ guiden för avinstallationen.
Installation
1. Ladda hem den nya fakturaskrivaren (installationsfil finns längst ned på sidan)
2. Starta installationen genom att dubbelklicka på den nedladdade installationsfilen.
3. Följ installationsguiden
OBS! Om installationen sker på en server måste installationen göras på samma del av servern som affärsystemet och användaren som skapar utskrifterna ska ha skrivrättighet för följande katalog:
C:\ProgramData\InExchange Factorum
Dessutom måste varje inloggad användare ha en egen instans av processen xAgent.exe igång. Detta kan enkelt lösas genom att kopiera eller lägga en genväg till processen i respektive användares "Startup"-katalog. Processen finns att hämta i följande katalog:
C:\Program Files\InExchange\InExchange Fakturaskrivare\x64
Eller i:
C:\Program Files\InExchange\Printer2. Övergång till den nya webbapplikationen
Efter du har installerat den nya fakturaskrivaren behöver du logga in på web.InExchange.se och slutföra bolagets uppgradering till webbapplikationen.
För att uppgradera bolaget så trycker du på knappen "Mer information / Börja Uppgradera"I det nya fönstret behöver du bara klicka på "Gå vidare" om du redan gjort ovan steg.
Om knappen ”Uppgradera” är grå, efter att du har klickat på ”Gå vidare”, och ser "Hantera fakturor" så betyder det att ditt bolag har stoppade fakturor som inte har hanterats. Du behöver då hantera dessa fakturor som ligger kvar då de inte följer med i uppgraderingen. Skulle sidan vara tom men du fortfarande har "Hantera fakturor"-knappen behöver du kontakta InExchange support så hjälper vi dig.
-
Om fakturaskrivaren
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
När du skapar dina fakturor i ett affärssystem kan du använda dig av vår virtuella fakturaskrivare för att skicka dina fakturor som e-faktura, PDF eller pappersfaktura till din kund.
Börja med att installera applikationen enligt de instruktioner som du har fått av oss på Inexchange.
Skicka fakturor i tre steg:
1. Överför fakturor från ditt affärssystem till oss via fakturaskrivaren.
2. Logga in och välj leveranssätt.
3. Skicka!I den här guiden berättar vi hur tjänsten fungerar och vilka inställningar du kan göra.
Vi hoppas att du kommer att trivas med din nya tjänst!
-
-
Överför faktura
-
Användarguide för Inexchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Du kan välja mellan tre olika leveranssätt, e-faktura, PDF och pappersfaktura när du skickar fakturor via oss. Leveranssätt väljs efter att du har fört över fakturorna och loggat in.
Gör så här för att överföra dina fakturor:
1. Börja med att starta ditt faktureringsprogram.
2. Skriv ut aktuella fakturor till Inexchange Fakturaskrivare och välj Ja, överför nu.
3. Logga in via inloggningsrutan som dyker upp på din skärm. Om du hanterar faktureringen åt flera bolag väljer du bolag i samband med inloggningen.Du kan fortfarande ta bort fakturor efter att du har fört över dem om det skulle behövas.
Vanliga frågor och svar:
Vad innebär de andra svarsalternativen vid överföring av faktura?
Nej, senare - Välj detta alternativ om du vill skriva ut fler fakturor innan du överför dem. Utskrifterna läggs på kö tills du skriver ut och väljer Ja, överför nu nästa gång.
Nej, ta bort - Används när du direkt ser att du råkat skriva ut ett dokument som inte skulle överföras via fakturaskrivaren.
Kan jag skriva ut papperskopior samtidigt som jag överför fakturor?
Vill du skriva ut papperskopior per automatik när du skriver ut fakturor kan du ställa in detta via Start > Alla program > InExchange > Skrivarinställningar. Välj hur många kopior du vill skriva ut och vilken skrivare som ska användas.
-
-
Fakturor att hantera
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Efter att du har fört över dina fakturor kommer du till sidan Fakturor att hantera. Här har du möjlighet att lägga till bilagor, välja leveranssätt (e-faktura, PDF eller papper) samt korrigera eventuellt felaktiga referenser, med mera.
Om du vill se en detajerad översikt av en faktura i din fakturalista kan du klicka på ikonen
på den fakturaraden och välja Fakturauppgifter i menyn. Här har du även välja att ladda ner fakturan som PDF, skicka en kopia av fakturan via e-post, lägga till/ta bort bilagor samt Skicka fakturan.
Via ikonen
-
-
Välj och ändra leveranssätt
-
Användarguide för Inexchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Du kan skicka alla dina fakturor via Inexchange, e-faktura, PDF och pappersfaktura.
Är raden (fakturan) grönmarkerad är allt i sin ordning och du kan skicka fakturan med de befintliga inställningarna. Ser du denna ikon
vid leveranssättet finns det ett bättre leveranssätt tillgängligt för fakturamottagaren.
Klicka på ikonen och byt sedan leveranssätt i nästa steg, se bild.
Kolumner kan läggas till och tas bort via ikonen
till höger om kolumnrubrikerna.
När du skickar första fakturan till en mottagare är Papper förvalt som leveranssätt, men du kan enkelt ändra leveranssätt via ikonen
på aktuell rad > Ändra leveranssätt.
Bra att veta om de olika leveranssätten:
E-faktura
För e-faktura krävs en koppling av mottagaren till en e-fakturamottagare i vårt nätverk. Kopplingen skapas automatiskt i de fall vi känner igen din kund som en e-fakturamottagare (på företagets namn, organisationsnummer eller GLN). För att ändra kundens koppling till nätverket kan du klicka på ikonen
PDF-faktura via e-post
Vill du skicka fakturan som PDF väljer du detta genom att klicka på ikonen
Pappersfaktura
När du skickar din första faktura till en mottagare är Papper förvalt som leveranssätt. Adressuppgifterna läses in från din originalfaktura. Du kan kontrollera uppgifterna och välja leveranssätt genom att klicka på ikonen
När du är klar med inställningarna kan du skicka en enskild faktura genom att klicka på SKICKA på raden. Vill du skicka flera fakturor samtidigt kan du markera rutan högst upp i kolumnen till vänster. Tryck därefter på SKICKA längst ner på sidan. -
-
Lägg till bilaga
-
Användarguide för InExchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
Du kan lägga till bilagor till dina fakturor efter att du har fört över fakturorna.
Gör så här för att lägga till bilagor manuellt:
1. Överför dina fakturor som vanligt och logga in.
2. Klicka på raden eller på ikonenpå aktuell rad och välj Bilagor. Lägg till bilagorna via fönstret som presenteras.
3. Skicka fakturorna som vanligt via knappen Skicka. -
-
Åtgärda faktura (Fakturor att hantera)
-
Användarguide för Inexchange Fakturaskrivare (Ny webb)
- Aktivera Skapa faktura
-
Fakturor
-
Register
-
Inställningar
På sidan Fakturor att hantera samlas de fakturor som har stoppats, pappersfakturor som har returnerats och fakturadubbletter. Här visas alltså fakturor med fel som behöver åtgärdas innan fakturorna kan skickas.
Klicka på raden eller på HANTERA för att få fram information och åtgärda fel.
Kolumner kan läggas till och tas bort via ikonen
till höger om kolumnrubrikerna.
Klickar du på LÄGG TILL FILTER kan du filtrera fram fakturor baserat på leveranssätt, typ av fel, kundnamn och kundnummer, med flera.
Åtgärder för olika typer av fel:
Felaktig e-post
Om Inexchange inte lyckas leverera fakturor till en angiven e-postadress, antingen för att den inte finns, eller på grund av ett tekniskt fel antingen hos mottagaren eller dess mailleverantör, finns möjligheten att välja ett annat leveranssätt, en annan e-postadress alternativt skicka om den till samma e-postadress igen. Dessa tre alternativ görs tillgängliga via HANTERA.
Inväntar godkännande av mottagare
Om mottagaren kräver att leverantören godkänns innan den första fakturan kan levereras syns fakturan i listan med orsakstexten “Inväntar godkännande av mottagare” efter att användaren valt att skicka den. Samtidigt går en förfrågan iväg till mottagaren för godkännande. Om förfrågan godkänns skickas fakturan automatiskt och om leverantören avvisas får fakturan statusen “Ogiltigt leveranssätt” som det går att läsa mer om nedan. När fakturan väntar på godkännande av mottagaren kan användaren när som helst gå in och byta leveranssätt till papper eller PDF.
Ogiltigt leveranssätt
Om en mottagare som kräver godkännande i förväg avvisar en förfrågan får fakturan orsakstexten “Ogiltigt leveranssätt” då e-faktura är det valda leveranssättet. Antingen behöver mottagaren kontaktas för att reda ut situationen eller så behöver ett annat leveranssätt väljas genom att klicka på HANTERA.
Avvisad av mottagaren
Om mottagaren har avvisat en förfrågan som skickas för en faktura kommer fakturan att stoppas med orsaken “Avvisad av mottagaren”. I detta fallet finns möjlighet att välja ett annat leveranssätt genom att klicka på HANTERA.
Stoppad av printleverantör
Om en faktura med leveranssätt Papper av någon anledning returnerats listas den med orsaken “Stoppad av printleverantör” i fakturalistan. Du kan välja att uppdatera adressen och skicka om fakturan på papper, välja att skicka fakturan via e-post eller som e-faktura till de mottagare som kan ta emot fakturor i elektroniskt format. Klicka på HANTERA.
Stoppad av Inexchange
Fakturor kan i vissa fall stoppas efter att de skickats på grund av att något går fel i bearbetningen. I dessa fall anges även ett meddelande om vad som gått fel. Det går att byta leveranssätt på fakturan genom att klicka på HANTERA alternativt ta kontakt med support för att mer i detalj se vad felet beror på.
Leveranssätt saknas
Detta fel uppstår om kontot fakturan skickas från inte har någon e-fakturamottagare kopplad, inte har någon e-postadress inlagd för att ta emot fakturor i PDF-format eller om det saknas en utskriftstjänst. För att aktivera en utskriftstjänst behöver supporten kontaktas. För att lösa problemet kan man även lägga in en e-postadress eller koppla en e-fakturamottagare till fakturan.
-