Enligt en ny lagändring som träder i kraft vid årsskiftet är vi nu tillåtna att destruera pappersfakturor efter att dessa har skannats och överförts säkert till en digital version, såsom en PDF. Detta under förutsättning att digitaliseringen genomförs på ett sätt som inte medför risk för att räkenskapsinformation förändras eller försvinner.
Detta gäller material som skannats såväl före som efter datumet när den uppdaterade lagen träder i kraft. Inexchange, och tidigare Scancloud, har redan sedan tidigare överfört skannat material på ett sätt som uppfyller de nya skrivningarna i Bokföringslagen.

Vår nya rutin från den 1 januari 2025:

Digitalisering av pappersfakturor: 
Efter att pappersfakturor skannats och omvandlats till en digital version kommer de fysiska pappersfakturorna att förstöras. Den digitala versionen, i PDF-format, kommer att anses vara det officiella räkenskapsmaterialet. En kortare arkiveringstid av det fysiska papperet kommer att finnas kvar för att säkerställa att du som kund hinner inkomma med reklamation på en skannad faktura.

Återskick av gamla fakturor. 
Återskick kommer från detta datum inte att ske i pappersformat utan via den digitala kopian, PDF-filen. Denna kopia är enligt bokföringslagen att jämställa med pappersoriginalet.

Arkivering och säkerhet: 
Vi säkerställer att den digitala arkiveringsprocessen fortsatt uppfyller alla krav som fastställts i BFL, inklusive tillämpliga säkerhetsåtgärder och riskminimering.

Tillgänglighet: 
Ditt räkenskapsmaterial kommer att arkiveras och vara tillgängligt enligt BFL:s bestämmelser – pappersfakturor i form av PDF-filer arkiveras upp till sju år efter innevarande bokföringsår om inte längre tid avtalats.