Enkelt förklarat är Peppol ett regelverk rörande format och överföring av elektroniska affärsdokument.

Regelverket består av en teknisk plattform, avtal, anvisningar och specifikationer för ett standardiserat sätt att utbyta dokument. Med ökad spridning av tekniken till bland annat Singapore, Australien och Nya Zeeland har man gått ifrån den ursprungliga benämningen PEPPOL, Pan-European Public Procurement On-Line, till endast Peppol.

Samtidigt ändras även format och regelverk för att passa global användning.

Läs mer:
Peppol
Inexchange
SFTI

Följ stegen nedan för att hitta ditt Peppol ID:

1. Gå till https://web.inexchange.se/mainweb/ 
2. Logga in med ditt konto.
3. I den vänstra menyn, klicka på Inställningar.
4. Välj sedan Företagsinformation.
5. Scrolla längst ner på sidan.
6. Under avsnittet Peppol hittar du ditt Peppol ID.

Ja, vi har fullt stöd för Peppol.

Mer information finns på vår hemsida >> 

Ja.

En av fördelarna att använda Inexchange är att vi hela tiden håller koll på alla uppdateringar angående format och regelverk. Peppol har till exempel tillåtelse att göra ändringar i sina format två (2) gånger per år. Det kan systemleverantören ha svårt att hinna med att implementera.

Inexchange har även stöd för flera olika format. Oavsett vilket format ditt affärssystem kan hantera konverterar vi kostnadsfritt mellan detta och de format som krävs av Peppol.

Vi är med i flera olika kommittéer och ingår likaså i arbetsgruppen inom Peppol för att ta fram nya regler och format. På så sätt underrättas vi tidigt om eventuella nyheter och kan därigenom påverka framtida regler och arbetsmetoder.

Mer information finns på vår hemsida >> 

SKICKA E-FAKTURA TILL PEPPOL-MOTTAGARE

Om du skickar dina fakturor via Inexchange behöver du inte göra något speciellt. Möjligheten att skicka till mottagare hos Peppol ingår i din tjänst.

I enstaka fall kan mindre anpassningar krävas i fakturamaterialet för att det ska kunna tolkas enligt fakturakraven för Peppol. Exempelvis behöver procentsatser anges på radnivå på fakturorna. Använder du Inexchange tjänster för att skicka fakturor kontaktar vi dig om du behöver justera något.

TA EMOT E-FAKTURA FRÅN PEPPOL-AVSÄNDARE

De som använder sig av en tjänst hos Inexchange för att ta emot fakturor kan kontakta vår support för att registrera företaget som mottagare i Peppols register. Registreringen kostar dig inget extra.

Efter det kan ni ta emot från en Peppol avsändare i det format som ni vanligen får era dokument från Inexchange. Vi konverterar från Peppols format till ert utan extra kostnad.

När du skickar e-faktura via Inexchange behöver du som fakturautställare inte hålla koll på mottagarens teknik. I vårt register samlar vi information och har överblick över fakturamottagare i vårt nätverk och väljer kommunikationssätt och format automatiskt vid fakturaöverföring.

Du kan söka efter information om mottagare i Peppol här >>

Endast mottagare är registrerade i Peppol så man kan inte hitta leverantörer.

Via nedanstående länkar hittar du information om de format som kan skickas.

• Peppol Directory
• SFTI Verifieringstjänst
• VEFA PEPPOL Lookup

Skickar du dina fakturor via Inexchange löser vi detta åt dig. Vi konverterar ditt fakturamaterial till det format som din fakturamottagare kan hantera inklusive Peppol-format i de fall mottagaren tar emot via Peppol.

I enstaka fall kan mindre anpassningar krävas i fakturamaterialet för att det ska kunna tolkas enligt fakturakraven för Peppol. Exempelvis behöver procentsatser anges på radnivå på fakturorna. Använder du Inexchange tjänster för att skicka fakturor kontaktar vi dig om du behöver justera något.

Det är en slags identifierare för en part i Peppol. Varje mottagare har sitt eget Peppol ID som gör att de olika accesspunkterna kan hitta parterna.

Ett Peppol ID består av två delar. Ett prefix, t.ex. 0007, som bestämmer vad den sista delen är för typ av data. Till exempel är Inexchange Peppol ID 0007:5567009971.

0007 = Svenskt organisationsnummer
0088 = GLN nummer

Skickar du fakturor och dokument via Peppol med Inexchange behöver du inte tänka på mottagarnas Peppol ID. Vi håller koll åt dig.

Läs mer:
Lista med alla prefix för Peppol 
Vad är ett GLN?

På samma sätt som ett företag kan ha flera GLN kan man ha flera Peppol ID. Det kan röra sig om olika enheter eller avdelningar inom en organisation som behöver ha separata ID för att mottagarna ska kunna hållas isär.

Man kan även ha olika ID för olika typer av dokument.

Läs mer:
Vad är ett GLN?

Dokument får inte nekas så länge de är korrekta enligt standard. Det betyder även att ingen avsändare av dokument får nekas.
Eventuell validering av referenskoder får inte göras på fakturor som kommer in via Peppol. Dessa måste tas emot, men kan såklart avvisas eller bestridas av er som mottagare.

Alla mottagare inom Peppol kunna ta emot aktuell standard för Peppol BIS. Inexchange ser dock till att ni som mottagare får rätt format in till ert system oavsett hur utställaren skickar det till oss.

Absolut! Inexchange hjälper till med konverteringen av fakturamaterial så att avsändaren kan skicka fakturor i det format de kan och att mottagaren kan ta emot filer i sitt system på ett fungerande sätt.

Nej, om du använder dig av Inexchange för fakturahantering krävs inget speciellt. Vi konverterar materialet så att det kan tolkas på rätt sätt hos mottagaren oavsett vilket format avsändaren skickar det i.

Se uppdaterad information om detta på peppol.eu >> 

Ja, Peppols nya format Peppol BIS 3 Billing följer den europeiska normen EN16931.

Mer information om standarder finns på SFTI:s hemsida >>

Ja, Inexchange förmedlar order och ordermeddelanden mellan beställare och leverantör även enligt Peppols standard.

Inte mycket egentligen, men...

Från den 1:a november 2018 är det krav på alla statliga myndigheter och verk att registrera sig i Peppol. Det betyder att de måste ta emot de dokument som skickas till dem, oavsett hur många t.ex. fakturor en leverantör skickar till dem.

Från och med den 1:a april 2019 är det krav på att alla offentliga inköp skall faktureras enligt den nya europeiska normen EN16931. Det i sig har inget med PEPPOL att göra, men det nya formatet Peppol BIS Billing V3, uppfyller EN16931 vilket gör att förhoppningsvis alla som omfattas av offentliga inköp, registrerar sig som mottagare i Peppol för att hjälpa sina leverantörer uppfylla lagkravet.

Om du sedan tidigare har en relation med din kund och skickar t.ex. Svefaktura 1.0, kan du även efter den 1:a april 2019 skicka samma format.

Alltså rätt så snårigt, men du som leverantör till offentliga köpare kan ställa krav på att de skall ta emot t.ex. fakturor via Peppol.

Om ni och/eller ert affärssystem inte kan hantera Peppol BIS Billing 3.0 hjälper Inexchange självklart till att konvertera mellan ert befintliga format och Peppol BIS Billing 3.0.

I bokföringslagen (BFL) 7 kap. 1 § andra stycket första meningen i BFL står det:

Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.

För en länk till ovanstående text, klicka här.

Vi får därför ofta frågor om vad som då gäller vid formatkonverteringar och om detta är samstämmigt med konvertering av affärsdokument.

Bokföringsnämnden, (BFN) skriver i sin vägledning om Bokföring följande i Allmänt Råd 7.2:

Mottagen räkenskapsinformation i elektronisk form som inte antagit fysisk form när den kom till företaget får konverteras till företagets system och sparas i det konverterade formatet under förutsättning att uppgifterna inte förändras eller försvinner i samband med konverteringen.

För en länk till ovanstående vägledning klicka här.

I de fall en konvertering utförs sparar Inexchange all information om vad som sker med era dokument och den översikten kan ni naturligtvis ta del av. Ni behöver alltså inte vara oroliga att ni bryter mot någon lag genom att ni inte kan hantera Peppol BIS Billing 3.0.

Vi rekommenderar att ni noterar i en samlingsplan att en konvertering sker hos Inexchange, så att systemdokumentation och behandlingshistorik uppfyller BFL.

Bland annat står det i BFL:s 5 kap. 11 § första stycket, första meningen:

Företaget skall upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation).

För en länk till ovanstående text i BFL klicka här.