PEPPOL
-
Om format och den Europeiska normen
-
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT Peppol
-
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
-
Mer information
I och med den Europeiska Normen för e-fakturor, EN16931, ställs hårdare krav på innehållet i e-fakturorna.
EN16931 är i sig inget format, utan en norm som bestämmer vad som ska ingå i en e-faktura. Peppol BIS Billing 3 är däremot ett format, som uppfyller normen, och är det format som större delen av Europa kommer att använda.
Med denna guide vill vi hjälpa dig tillrätta med din fakturering mot fakturamottagare inom Peppol och ge råd om hur du ser till att era fakturor är korrekta.
-
-
Krav på fakturainnehåll för PEPPOL BIS Billing v3
-
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL
-
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
-
Mer information
Peppol BIS Billing 3 (nedan kallad BIS 3.0) har högre krav på fakturainnehållet än Svefakturaformatet, som än så länge är vanligast i Sverige (i februari 2019). Dessa hårdare krav beror på de regler som gäller för den Europeiska Normen, EN16931.
Skillnaderna mellan Svefaktura och BIS 3.0
Klicka på respektive rubrik nedan för att få fram aktuell information.
Moms och skatt
Rader
- I Svefaktura behöver man inte ha med info om momssats på radnivå. Det räcker med att det finns en sammanställning över alla belopp.
- I BIS 3.0 behöver varje rad innehålla information om vilken momssats som används, även om det är samma för alla rader.
Totaler
- Svefaktura kan skapas utan en TaxTotal, till exempel om fakturan är inomstatlig och utan moms.
- BIS 3.0 kräver att det finns minst en TaxTotal, även om den är tom. Se nästa punkt.
Skatt- och momskategori
- Svefakturan har bara två olika kategorier för skatt. S som är standard och E som är undantag.
- För BIS 3.0 finns det flertalet nya kategorier som ska användas. De vanligaste är AE, A, G, O, S och Z.
Alla koder finns tillgängliga här: http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNCL5305/
Undantag moms
- Har en Svefaktura 0% moms på en eller flera produkter bör man ha en förklaring, ExemptionReason, som förklarar varför den är just 0%.
- BIS 3.0 kräver en förklaring, ExemptionReason, om varför momssatsen är 0%. Ange om det är till exempel export, undantag eller "byggmoms" med korrekt kod, se ovan.
OBS! Valideringen har ingen möjlighet att kontrollera om det är en viss typ av undantag, så en lösning är att fortsätta med kategori E, men även ha med en förklaring i klartext.
Momssatser
- Om utställaren har landskod SE, kan man i BIS 3.0 bara använda 6, 12 och 25% moms när man använder kategori S.
Mer information:
http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/SE-R-006/
Godkänd för F-skatt
- Om utställaren har landskod SE, måste man uttryckligen skriva "Godkänd för F-skatt" som ExemptionReason för att fakturan skall vara godkänd enligt BIS 3.0.
Mer information:
http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/SE-R-005/
Matematik
Det är stor skillnad på valideringen av matematik mellan Svefaktura och BIS 3.0. Detta kan skapa utmaningar för dig som fakturautställare.
Decimaler
- Svefaktura har egentligen ingen begränsning i hur många decimaler man kan använda, men fyra decimaler har blivit en de facto standard.
- BIS 3.0 har lite snårigare regler för decimaler.
Summor/Amount
Alla fält som innehåller summor får ha max två decimaler.
Enhetspriser, antal och procentsatser har däremot ingen begränsning på decimaler.
Mer officiell info om BIS 3 finns hos Peppol>>
Alla regler finns här:
http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/UBL-DT-01/
Beräkningar
Beräkningar görs väldigt exakt i BIS 3.0 och måste stämma på öret. Alla fält med summor får endast ha två decimaler och då gäller det att man har koll på avrundningsregler.
Exempel: 12,3951 = 12,40 medan 12,394 = 12,39Negativa fakturarader
- Det är bara Antal som får vara negativt i BIS 3.0.
À-pris får inte vara lägre än 0.
Läs mer:
https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/ubl-tc434/BR-27/
Mer ingående om beräkningar kan läsas i den officiella dokumentationen >>
Referenser
Hänvisningar till andra dokument och objekt skiljer sig en hel del mellan Svefaktura och BIS 3.0.
Inköpsordernummer
- I Svefaktura kan man ha ett ordernummer per fakturarad. BuyersID
- I BIS 3.0 kan man bara ha det på dokumentnivå. OrderReference/ID
Referenskoder
- Svefakturan kräver en referenskod, RequisitionistDocumentReference #1.
- BIS 3.0 kräver inte en referenskod, BuyerReference, men det måste finns antingen en BuyerReference eller en OrderReference/ID.
Kostnadsställe
- I BIS 3.0 finns ett separat fält där man kan ange information som mottagaren kan använda för till exempel kontering. AccountingCost heter detta fält. Finns på dokumentnivå och radnivå.
- Finns inget fält ämnat för detta i Svefaktura. Ibland används RequisitionistDocumentReference #2.
Kontrakt
- Svefaktura använder fältet AdditionalDocumentReference tillsammans med olika attribut för kontrakt, i detta fallet CT. Det går att ange detta flera gånger.
- BIS har ett eget fält för detta, ContractDocumentReference, och man kan bara ha ett kontrakt på faktura.
Avtal
- Svefaktura använder fältet AdditionalDocumentReference tillsammans med olika attribut för avtal, i detta fallet ACD. Det går att ange detta flera gånger.
- BIS 3.0 använder det mer generella fältet AdditionalDocumentReference, ihop med en specifik kodlista. Läs mer om dessa längst ner i dokumentet.
Följesedlar
- Kan INTE längre anges per fakturarad i BIS 3.0, DespatchDocumentReference, utan ska endast användas på dokumentnivå. Behöver ni ändå använda det per rad, så är en anteckning (Note) på respektive rad att rekommendera.
Leveransdatum
- Kan i BIS 3.0 inte anges på fakturarad annat än som anteckning. Skall anges per dokument. ActualDeliveryDate
Parter
Landkoder
- I BIS 3.0 är det ett absolut krav att alla parter har landskoder och att dessa landskoder är kodade enligt ISO 3166-1. Så se till att alla dina kunder har en landskod.
Adresser
- I BIS 3.0 finns inte längre Department och Postbox med som egna fält. Hädanefter är det en generell AddressLine som gäller.
Namn på parter
- Med BIS 3.0 införs ett nytt obligatoriskt fält som är RegistrationName. Det är alltså det registrerade namnet på bolaget. Det är obligatoriskt att ha med för både köpare och säljare.
- Det finns även fält för partens "marknadsnamn" PartyName, men det är valfritt.
Organisations- och Momsregistreringsnummer
- För Svefaktura finns egentligen inga krav på innehållet. Man kan ange "vad som helst" i dessa fält, utan att standarden bryts. Självklart kan det dock uppstå problem vid inläsning och matchning.
- För BIS 3.0 finns en hel del regler angående innehållet i dessa fält vad gäller till exempel antal tecken, prefix och landskoder.
Artiklar och fakturarader
Något som skiljer sig mycket mellan Svefaktura och BIS 3.0 är att antal, namn och pris är alla obligatoriska i BIS 3.0 medan det var valfritt i Svefaktura. Har era fakturor så kallade nollrader för att "skapa lite luft" och göra fakturan mer lättläst bör ni se över dessa och jobba bort dem.
Enhetskoder
Till exempel STYCK, METER eller TIMMAR. unitCode
- BIS 3.0 kräver att dessa är enligt UN/ECE Rec 20 eller 21.
- I Svefaktura finns inga specifika krav på dessa koder.
Mer information finns i vår artikel om godkända enheter.
Priser
- Styckpris, PriceAmount, kan ha obegränsat med decimaler i BIS 3.0.
- Radsumman i BIS 3.0, LineExtensionAmount, är däremot begränsad till två decimaler.
Antal
InvoicedQuantity
- Måste alltid förekomma i BIS 3.0. Ingen begränsning vad gäller antalet decimaler.
- Detta är valfritt i Svefaktura.
Namn
Name
- I BIS 3.0 är Namn obligatoriskt medan Beskrivning, Description, är valfritt.
- De är valfria i Svefaktura.
Bilagor
BIS 3.0 tillåter endast sex olika dokumenttyper som bilagor. Det betyder att det endast är dokument med följande filändelser som är godkända att skickas som bilagor till BIS 3.0:
- .csv
- .png
- .jpg
- .xlsx
- .ods
Kodlistor
Med BIS 3.0 krävs det att man håller koll på en hel del kodlistor. Några har vi redan nämnt ovan, men nedan finns en samling av dessa.
- Valutakoderna måste anges enligt ISO 4217.
- Landskoderna skall följa ISO 3166-1 alpha-2.
- Enhetskoderna måste finnas med i UN/ECE Rec20 eller UN/ECE Rec21.
- Elektronisk Adressidentifierare måste följa CEF:s lista.
- Partsidentifikationerna måste följa ISO 6523.
- Momskategorierna är från listan UNCL5305.
- Additional Document Reference är en slags utökad information eller hänvisning till annat dokument. Måste följa UNCL 1153.
Alla kodlistor som behövs finns att hitta på den officiella sidan för BIS 3.0.
InExchange hjälper dig att uppfylla BIS 3.0
Även om ovanstående lista är rätt lång och full med utmaningar för ditt affärssystem kan du faktiskt vara lugn. Skickar du fakturor med oss, ser vi till att lösa det flesta av kraven helt automatiskt.
Du kan redan nu testa dina fakturor genom att läsa den här guiden.
-
-
Hur testar jag mot PEPPOL BIS V3? (Validering av dina testfakturor)
-
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT Peppol
-
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
-
Mer information
För att enkelt kunna testa era fakturor, för att se om de motsvarar kraven för fakturaformatet Peppol BIS 3, har vi skapat ett testbolag. Genom att skicka fakturor och kreditnotor till detta bolag kan ni utan vår inblandning påbörja testningen.
Välj testbolaget som kund när du skickar dina testfakturor för validering.
Företagsuppgifter på testbolaget:
Namn
InExchange Factorum PEPPOL BIS 3 testbolag
Org
556700-9989
VAT
SE556700998901
GLN
7365567009983
Dokumenten valideras så fort du skickar något till denna mottagare och du får återkoppling på samma sätt som vanligt.Viktigt att tänka på när du skickar dina testfakturor:
Skicka inte bara en faktura och en kreditnota på exempelvis SEK 1, utan prova verkligen att skapa dokument som speglar er och era kunders verklighet. Skicka testfakturor med till exempel flera momssatser, olika avgifter och rabatter. Kanske har ni flera olika betalmedel? Kunder i andra länder? Och så vidare.
Fakturor som skickas till testbolaget hanteras enbart som testdokument. Dessa hanteras INTE som originaldokument eller som underlag för bokföring av InExchange.
-
-
De vanligaste godkända enhetskoder inom PEPPOL BIS Billing V3
-
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL
-
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
-
Mer information
Här är de vanligaste måttenheterna som kan användas som enhetskoder i era fakturor enligt Peppol BIS-standarden.
Komplett lista för UN/ECE Rec 20
Komplett lista för UN/ECE Rec 21
UN/CEFACT (enhetskod) Betydelse C62 no unit EA each 28 kg/m² 2N dB 4H µm 4K mA 4P N/m A24 cd/m² A86 GHz A94 g/mol B22 kA B32 kg • m2 B43 kJ/(kg.K) B49 kΩ B61 lm/W BAR bar BX Box / Låda C16 mm/s C24 mPa.s C26 ms C45 nm C65 Pa.s C91 1/K C94 min-1 CDL cd CEL °C CMQ cm³ CMT cm D33 T D52 W/K D74 kg/mol DAY d DD ° E01 N/cm² E32 l/h FAR F GM g/m² GRM g HTZ Hz HUR h KEL K KGM kg KGS kg/s KHZ kHz KL kg/m KMQ kg/m³ KVT kV KWT kW L2 l/min LTR l LUM lm LUX lx MBR mbar MHZ MHz MIN min MMK mm² MMQ mm³ MMT mm MPA MPa MQH m3/h MQS m³/s MTK m² MTQ m³ MTR m MTS m/s NEW N NU N • m NU N.m OHM Ω P1 % PAL Pa SEC s VLT V WTT W -
-
Vanliga fel som kan inträffa (PEPPOL)
-
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL
-
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
-
Mer information
Efter att du har skickat fakturan får du återkoppling på fakturaleveransen vid eventuella fel. Varje separat fel inleds med felkoden inom insättningstecken [ ] och efter koden kommer felmeddelandet såsom standarden uppger det.
Exempel på felmeddelanden i InExchange Network
Affärsregler för UBL BIS BILLING profile with Peppol transport [BR-CO-18]-An Invoice shall at least have one VATBReakdown group (BG-23). [BR-23]-An Invoice line (BG-25) shall have an Invoiced quantity unit of measure code (BT-130). [BR-CO-04]-Each Invoice line (BG-25) shall be categorized with an Invoiced item VAT category code (BT-151). [BR-23]-An Invoice line (BG-25) shall have an Invoiced quantity unit of measure code (BT-130). [BR-CO-04]-Each Invoice line (BG-25) shall be categorized with an Invoiced item VAT category code (BT-151). [PEPPOL-EN16931-R053]-Only one tax total with tax subtotals MUST be provided. [PEPPOL-EN16931-R054]-Only one tax total without tax subtotals MUST be provided when tax currency code is provided.
Nedan finns en snabbguide för hur dessa meddelanden ska tolkas.
Norm-, format-, regionpecifikt eller BIS-fel?Nedan finns korta beskrivningar av de vanligaste felen som kan inträffa.
Normfel - felkoden börjar med [BR]Om felkoden börjar på BR, t.ex. [BR-CL-03],betyder det att felet bryter mot EN16931, alltså normen. Dessa fel uppstår oavsett vem som är utställare eller mottagare och måste åtgärdas. Alla felkoder finns tillgängliga här: http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/
Exempel
[BR-CL-03]-currencyID MUST be coded using ISO code list 4217 alpha-3
Valutan använd i dokumentet måste kodas enligt en ISO kodlista.
Formatfel - felkoden börjar med [UBL]
Om felkoden börjar på UBL, t.ex. [UBL-DT-01], är felet sådant att innehållet bryter mot formatet UBL, som är ursprunget till Peppol BIS.
Exempel
[UBL-DT-01]-Amounts shall be decimal up to two fraction digits
Alla belopp i dokumentet skall anges med max två decimaler.
Regionspecifikt fel - felkoden börjar exempelvis med [SE]
Om felkoden börjar på en landskod, t.ex. SE, DK, IT eller NO betyder detta att dokumentet bryter mot de regionspecifika regler som finns i Peppol BIS Billing 3. Det går att skapa landsspecifika regler för Peppol BIS, som "triggas" av de landskoder som finns på utställaren/leverantören.
Exempel
[SE-R-004] - Swedish organisation numbers consist of 10 character
Har utställaren landskod SE måste organisationsnumret bestå av 10 siffror, som är standard för svenska företag.
BIS - felkoden börjar med [PEPPOL]
Och till sist, om felkoden börjar med PEPPOL. tex. [PEPPOL-EN16931-R121] så är felet av karaktär som gör att dokumentet bryter mot regler specifika för Peppol BIS Billing 3, och som skapats av OpenPEPPOL.
Exempel
[PEPPOL-EN16931-R121] - Base quantity MUST be a positive number above zero
För en fakturarad måste alltid antal vara 0 eller ett positivt tal. Om man på en faktura skall kreditera bara en viss rad, måste alltså á-priset vara negativt och antalet positivt.
Vänligen se bifogade dokument för ytterligare instruktioner och mer ingående förklaringar. -
-
Peppol-fel som kräver korrigeringar i fakturamaterialet
-
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL
-
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
-
Mer information
Tyvärr finns det en del fel som kan uppstå som InExchange inte automatiskt kan lösa vid konvertering till Peppol BIS Billing 3.0. Dessa fel kräver anpassning av fakturamaterialet för att möjliggöra konvertering. Det kan vara att affärssystemet räknar eller avrundar på ett felaktigt sätt eller att det saknas data eller information som behövs för konverteringen.
Kontakta vår support eller leverantören av det affärssystem som ni använder för hjälp.
Kod Felmeddelande [BR-07] An Invoice shall contain the Buyer name (BT-44).
Förklaring:
Det måste finnas ett företagsnamn på köparen i fakturan.[BR-10] An Invoice shall contain the Buyer postal address (BG-8).
Förklaring:
En köpare måste minst ha en postadress och minst en landskod.[BR-15] An Invoice shall have the Amount due for payment (BT-115).
Förklaring:
Alla fakturor måste ha ett belopp som skall betalas.[BR-64] The Item standard identifier (BT-157) shall have a Scheme identifier.
Förklaring:
Om man använder sig av ett standardiserat artikelnummer måste ett schema finnas för detta. Det bör också vara ett GLN.[BR-CL-13] Item classification identifier identification scheme identifier MUST be coded using one the UNTDID 7143 list.
Förklaring:
Det schema som man anger för de standardiserade artikelnumren måste finnas med i den kodlista som PEPPOL angett.
http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNCL7143/[BR-CL-24] For Mime code in attribute use MIMEMediaType.
Förklaring:
Man måste ange korrekt kod för de bilagetyper som är godkända.[BR-CO-13] Invoice total amount without VAT (BT-109) = Σ Invoice line net amount (BT-131) - Sum of allowances on document level (BT-107) + Sum of charges on document level (BT-108).
Förklaring:
Betyder att matematiken i en faktura måste stämma. I felmeddelandet står formeln för hur det beräknas.[BR-CO-14] Invoice total VAT amount (BT-110) = Σ VAT category tax amount (BT-117).
Förklaring:
Fakturans totala momsbelopp måste vara summan av alla olika momssatsers belopp.[BR-CO-16] Amount due for payment (BT-115) = Invoice total amount with VAT (BT-112) - Paid amount (BT-113) + Rounding amount (BT-114).
Förklaring:
Belopp att betala måste stämma med matematiken.[BR-CO-17] VAT category tax amount (BT-117) = VAT category taxable amount (BT-116) x (VAT category rate (BT-119) / 100), rounded to two decimals.
Förklaring:
Kontroll så att de olika momsbeloppen stämmer gentemot den momssats som gäller. Avrundat till max 2 decimaler.[BR-E-02] An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is “Exempt from VAT” shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63).
Förklaring:
Om en faktura innehåller en fakturarad som är undantagen moms, måste det finnas info på fakturan om utställarens VAT nummer.[BR-E-08] In a VATBreakdown (BG-23) where the VAT category code (BT-118) is "Exempt from VAT" the VAT category taxable amount (BT-116) shall equal the sum of Invoice line net amounts (BT-131) minus the sum of Document level allowance amounts (BT-92) plus the sum of Document level charge amounts (BT-99) where the VAT category codes (BT-151, BT-95, BT-102) are “Exempt from VAT".
Förklaring:
Summan av fakturarader som är undantagna moms måste stämma i totalen.[PEPPOL-EN16931-CL001] Invalid Mime code.
Förklaring:
Felaktig bilagetyp/filändelse.
Endast .csv, .pdf, .png, .jpg, .xlsx och .ods är tillåtna.[PEPPOL-EN16931-R046] Item net price MUST equal (Gross price - Allowance amount) when gross price is provided.
Förklaring:
Netto-pris, måste vara bruttopris minus rabatt om bruttopris anges.PEPPOL-EN16931-R120] Invoice line net amount MUST equal (Invoiced quantity * (Item net price/item price base quantity) + Invoice line charge amount - Invoice line allowance amount.
Förklaring:
I klartext säger regeln att:
Quantity * (Base Price / Base Quantity)) + Charge - Allowance + 0.02 >= Line Amount
AND
Quantity * (Base Price / Base Quantity)) + Charge - Allowance - 0.02 <= Line Amount
Det vi kan korrigera är teckenfel, exempelvis:
1) Line Amount = -100 och Quantity = 1 -> Quantity = -1
2) Base Price < 0 -> Base Price > 0 (se även [BR-27])
OBS! Vi korrigerar ENBART rena teckenfel.[SE-R-006] For Swedish suppliers, only standard VAT rate of 6, 12 or 25 are used.
Förklaring:
Som svensk utställare av fakturor får man endast använda 6, 12 eller 25% som momssats.0% räknas som undantag, men är självklart godkänt det med.
[BR-S-01] "An Invoice that contains an Invoice line (BG-25), a Document level allowance (BG-20) or a Document level charge (BG-21) where the VAT category code (BT-151, BT-95 or BT-102) is "Standard rated" shall contain in the VAT breakdown (BG-23) at least one VAT category code (BT-118) equal with "Standard rated"., Location: /*:Invoice[namespace-uri()='urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2'][1]"
Förklaring:
En artikelrad eller moms rad har 6, 12 eller 25% moms men momsen finns inte med i momsspecifikation. -