Leverantörsfakturor: servicetider och leverans av tolkade fakturor

Servicetider (HELGFRI VARDAG 08:00-17:00)

Fakturor som ankommer från leverantören ska levereras till Kund angiven avlämningspunkt inom följande tider:

• Det som anländer (Papper/PDF) före 10.30 inom servicetiderna dag 1, levereras senast kl 10.00 dag 2
• Det som anländer (Papper/PDF) efter 10.30 inom servicetiderna dag 1, levereras senast kl 16.00 dag 2

Leveranstiden gäller från det att fakturan mottages till dess att den är levererad till avlämningspunkt. Servicetiden omfattar officiella svenska arbetsdagar, helgfri måndag till fredag 08:00–17:00.

SERVICE HOURS (WEEKDAYS WITHOUT HOLIDAYS 08:00-17:00)

Invoices arriving from the supplier should be delivered to the Customer at the designated drop-off point within the following times:

• Those that arrive (Paper/PDF) before 10:30 within service hours on day 1, will be delivered no later than 10:00 on day 2.
• Those that arrive (Paper/PDF) after 10:30 within service hours on day 1, will be delivered no later than 16:00 on day 2.

The delivery time applies from the receipt of the invoice until it is delivered to the drop-off point. The service hours cover official Swedish working days, weekdays without holidays, from Monday to Friday, 08:00–17:00.

PDF-fakturor från leverantörer

PDF-fakturor utan tillhörande bilaga

Om det inte är några bilagor så går det att skicka flera fakturor i ett mail (Max 50 st och med total storlek på 25 MB). Det som är viktigt oavsett bifogade bilagor eller ej är att det bara är en faktura per fil.

PDF-faktura med tillhörande bilaga

Om det är en faktura som har en tillhörande bilaga så är det viktigt att det bara skickas EN faktura per mail. Det är även viktigt att den/de bilagor som hör till fakturan är namngiven enligt nedan. Även bilagan skall vara i pdf-format.

Godkända namn för bilagor, namnet måste innehålla minst följande text (Följesedel, Underlag, Bilaga, Specif, Report eller Attach) i filnamnet. T.ex. ”specifikation_1” fungerar bra då det innehåller specif.

Filnamnet på en bilaga får ej innehålla ordet faktura eller invoice. Filnamnet får inte heller innehålla andra punkter än den som separerar fil-prefixet i slutet (".pdf").

Exempel:

• Godkänd kombination: Faktura_1234.pdf + Bilaga_1234.pdf
• Ej godkänd kombination: Faktura_1234.pdf + Bilaga.Faktura_1234.pdf

PDF Invoice without attachments

If it is an invoice without attachments, it's possible to send more than one invoice at the same time. It is important that the files isn't named (Följesedel, Underlag, Bilaga, Specif, Report or Attach) which will make the system handle them as attachment.

PDF Invoice with attachment

If the invoice has an attachment it's important that the e-mail only contains ONE invoice with attachments. The name of the attachments must be as below.

Approved names for attachments in e-mail, the name must start with the text below (and may not contain the word invoice in the name for attachments). For example, "Specification 1" works well because it contains specifi, but “Specification 1 for invoice*.pdf” will not work when it contains the word invoice.

The attachment must contain any of the following words: Följesedel, Underlag, Bilaga, Specif, Report or Attach.

Example:

• OK combination: Invoice_1234.pdf + Attachment_1234.pdf
• Not OK combination: Invoice_1234.pdf + Attachment.Invoice_1234.pdf

Kommunikation e-post från Connect

SPAM till publika e-postadressen

Vi har inget spam-filter för fakturaadresserna aktiverat, detta för att vi inte vill riskera att fakturor fastnar felaktigt i en kontroll som kan fela. Detta innebär att allt som kommer in informeras om/levereras vidare, och i en personlig inbox är det enklare att ha koll på vad som faktiskt är spam eller inte.

Vi har ibland märkt att en del angett sin fakturaadress på ställen där man kan få inbjudningar i sociala nätverk, då blir det lite olyckligt eftersom denna adress är för fakturor.

Kan ni hantera .zipfiler i mail? meddelas enligt Ankommit till PDF-adressen (E-post)

Nej, systemet letar endast efter .pdf-filer och ignorerar alla andra filtyper.

Arkiv

Vi undrar om själva lagringen sker av en fristående leverantör eller av er själva

Vi har arkiveringen av era kunders fakturor här hos oss, för både papper och elektroniska fakturor. Arkivering av pappersfakturornas original sker i Sverige. Lagring av övriga formats fakturabild och metadata sker i molntjänst i Sverige eller inom EU.

Nya lagkrav på arkivering 2024-07-01

Den nya uppdateringen av lagen innebär att vi fortfarande skall arkivera era fakturor men med den skillnaden att vi nu kan jämställa den elektroniska kopian med originalet och därmed behöver vi inte längre spara pappersfakturan. Den elektroniska kopian sparar vi fortsatt i enlighet med bokföringslagen.

Vi kommer även efter 1:a januari 2024 att behålla pappersfakturorna i 90 dagar för att säkerställa att dessa kan skannas om ifall det upptäcks fel i processen.

Arkivering då kund har egen skanning

Följande gäller då ni själva skannar pappersfakturorna hos er. Pappersfakturor skall enligt BFL st7 §2 kunna visas upp i sitt ursprungliga format till och med utgången av det 4:e året plus innevarande bokföringsår. Alltså mellan 4–5 år beroende på vart i bokföringsåret vi befinner oss.

Dessa papper kan därefter förstöras förutsatt att du därefter kan uppvisa dem i digital läsbart format enligt §2 i samma lag och stycke fram till och med utgången av det 7:e året plus innevarande bokföringsår.

Vad som gäller för PDF-fakturor är att de ankommer oss i ett digitalt format (PDF) och de vidaresänds till ert fakturahanteringssystem i samma originalformat. Detta innebär att BFL st7 §2 gäller i sin helhet för PDF-fakturor (7+1 år). Originalet hittar ni således i ert system.

För e-fakturor gäller samma som för PDF-fakturor med undantaget att där har vi omvandlat bilden till ett läsbart dokument vilket innebär att originalet egentligen är e-fakturan (EDI/XML), men eftersom den ej är läsbar blir dokumentet det som skall uppvisas medan vi har själva filoriginalet (oläsbart).

Förutom vad bokföringslagens 7:e stycke säger kan du även kika på Bokföringsnämndens rekommendationer under bfn.se/sv/fragor-och-svar/arkivering

E-fakturor

Specifikation över referenstaggar för E-faktura per formattyp

Elektroniska fakturor kan tas emot av oss i två olika format:

• E-faktura i formatet Peppol BIS Billing 3 tas emot via Peppol
• E-faktura i formatet Svefaktura 1.0 tas emot via vår VAN-tjänst Visma Proceedo

Beroende på vilket format e-fakturan skickas i ser ”taggen” för referenser olika ut i den XML-fil som skapas och skickas till er VAN-operatör.

Vid osäkerhet om vilket fält hos er begärda referensmärkningar bör skrivas för att XML-filen ska bli korrekt, råder vi er att kontakta er affärssystemsleverantör och/eller VAN-operatör och ställa frågan: ”Vilket fält i mitt ekonomisystem motsvarar nedanstående fält i vårt fakturformat?”

Peppol BIS Billing 3 – format

• Inköpsordernummer

<cac:OrderReference><cbc:ID>INKÖPSORDERNUMMER</cbc:ID></cac:OrderReference>

• Beställarreferens

<cbc:BuyerReference>REFERENS</cbc:BuyerReference>

• Artikelnummer

<cac:SellersItemIdentification><cbc:ID>ARTIKELNUMMER</cbc:ID></cac:SellersItemIdentification>

• Avtalsnummer

<cac:ContractDocumentReference><cbc:ID>AVTALSID</cbc:ID></cac:ContractDocumentReference>

• Periodisk faktura och överenskommet abonnemangsnummer

<cac:AdditionalDocumentReference> <cbc:ID>ABONNEMANGSID</cbc:ID> <cbc:DocumentTypeCode>130</cbc:DocumentTypeCode> </cac:AdditionalDocumentReference>

Betalmetoder/vägar

Övriga villkor för denna tagg är att:

• Bankgiro: Accepterar endast siffror, 7–8 st.
• Plusgiro: Accepterar endast siffror, 2–8 st.
• Om <cbc:ID> avser ett Plusgirokonto, ersätt SE:BANKGIRO med SE:PLUSGIRO

<cac:PaymentMeans> <cbc:PaymentMeansCode>30</cbc:PaymentMeansCode> <cbc:PaymentID>REFERENS VID BETALNING</cbc:PaymentID> </cac:PaymentMeans> <cac:PayeeFinancialAccount> <cbc:ID>12345678</cbc:ID> <cac:FinancialInstitutionBranch> <cbc:ID>SE:BANKGIRO</cbc:ID> </cac:FinancialInstitutionBranch> </cac:PayeeFinancialAccount>

Mer information gällande betalmetoder/vägar hittar du här: The use of payment means (SFTI) 

Format Svefaktura 1.0

• Inköpsordernummer

<cac:OrderReference> <cac:BuyersID>INKÖPSORDERNUMMER</cac:BuyersID> </cac:OrderReference> </cac:OrderLineReference>

• Artikelnummer

<cac:SellersItemIdentification> <cac:ID>ARTIKELNUMMER</cac:ID> </cac:SellersItemIdentification>

• Avtalsnummer

<AdditionalDocumentReference> <cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" identificationSchemeID="CT">AVTALSID</cac:ID> </AdditionalDocumentReference>

• Beställarreferens

<RequisitionistDocumentReference> <cac:ID>REFERENS</cac:ID> </RequisitionistDocumentReference>

• Periodisk faktura med överenskommet abonnemangsnummer

<AdditionalDocumentReference> <cac:ID identificationSchemeAgencyName="SFTI" identificationSchemeID="ACD">ABONNEMANGSID</cac:ID> </AdditionalDocumentReference>

Betalningsinstruktion/metod

Övriga villkor för denna tagg är att:

• Bankgiro: Accepterar endast siffror, 7–8 st.
• Plusgiro: Accepterar endast siffror, 2–8 st.
• Om <cbc:ID> avser ett Plusgirokonto, ersätt BGABSESS med PGSISESS

<cac:PaymentMeans> <cac:PaymentMeansTypeCode>1</cac:PaymentMeansTypeCode> <cbc:DuePaymentDate>FÖRFALLODATUM</cbc:DuePaymentDate> <cac:PayeeFinancialAccount> <cac:ID>12345678</cac:ID> <cac:FinancialInstitutionBranch> <cac:FinancialInstitution> <cac:ID>BGABSESS</cac:ID> </cac:FinancialInstitution> </cac:FinancialInstitutionBranch> <cac:PaymentInstructionID>REFERENS VID BETALNING</cac:PaymentInstructionID> </cac:PayeeFinancialAccount> </cac:PaymentMeans>

<<specifikation-over-referenstaggar-for-e-faktura.pdf>>