Vanliga frågor och svar

Användare hanteras via ett formulär i vårt hjälpcenter. Beställningen måste komma från en behörig/licensierad användare på företaget.

Om ett nytt användarkonto skapas får den nya användaren sina inloggningsuppgifter via e-post.

I prisplanen Free ingår en (1) användarlicens. För att kunna lägga till fler användare behöver du uppgradera din tjänst till Basic och sedan beställa fler licenser enligt instruktionen ovan.

Om du vill säga upp ditt avtal behöver vi få en skriftlig uppsägning från en befintlig användare på företaget till kundservice@inexchange.se.

Kostnadsfri tjänst

Om ni använder vår kostnadsfria tjänst Free behöver ni inte säga upp ert konto. Om ni inte har användning för kontot längre kan ni låta kontot vara. Om företaget har gått i konkurs eller avvecklats kan ni kontakta oss så tar vi bort kontot åt er.

Övriga tjänster

Ert avtal med InExchange faktureras i månadsvis med 3 månaders uppsägningstid, (gäller ej Enterprise). 

Om du skickar en uppsägning via e-post ber vi dig att vara uppmärksam på att du får en bekräftelse av oss på uppsägningen. Har du inte fått någon bekräftelse inom två arbetsdagar rekommenderar vi att du kontaktar oss per telefon.

Du kan ändra dina företagsuppgifter som visas i nätverket på sidan Konto > Profil. Använder du Free eller Basic för att skicka dina fakturor hämtas viss information till fakturans sidfot härifrån.

Som befintlig kund eller i samband med att du blir kund får du fram och kan godkänna våra användarvillkor som du hittar längst ner på sidan i InExchange Network. Klicka på Terms of Service efter att du loggat in.

Skapa konto | Logga in

Antalet användarlicenser som ingår som standard varierar mellan våra olika tjänster.

Free
I vår kostnadsfria webbtjänst ingår det en (1) användarlicens. Om du behöver fler användarlicenser uppgraderar du först din tjänst till Basic och beställer därefter det antal licenser ni har behov av. Observera att det tillkommer en kostnad per användarlicens utöver det antal användare som ingår i avtalet.

Basic
I denna webbtjänst ingår det två (2) användarlicenser som standard. Vill du lägga till ytterligare användare är du välkommen att beställa dessa via våra kontaktformulär eller genom att kontakta oss på 0500 - 44 63 60. Observera att det tillkommer en kostnad per användarlicens utöver det antal användare som ingår i avtalet.

InExchange Fakturaskrivare (Premium)
Det ingår två (2) användarlicenser som standard till fakturaskrivaren. Vill du lägga till ytterligare användare är du välkommen att beställa dessa via våra kontaktformulär eller genom att kontakta oss på 0500 - 44 63 60. Observera att det tillkommer en kostnad per användarlicens utöver det antal användare som ingår i avtalet.

InExchange Integrerade tjänster (Enterprise)
Se ditt avtal eller kontakta oss på 0500 - 44 63 60 (tryck 1) för mer information. Vill du lägga till ytterligare användare är du välkommen att beställa dessa via våra kontaktformulär eller att kontakta oss. Observera att det kan tillkomma en kostnad per användarlicens utöver det antal användare som ingår i avtalet.

Du kan uppgradera din tjänst på sidan Uppgradera via din inloggning till InExchange Network. Du är också välkommen att kontakta oss för att uppgradera eller för att få hjälp med att välja en passande tjänst.

Integrerade tjänster offereras. Om du är intresserad av en integrerad tjänst ber vi dig att kontakta oss.

InExchange samarbetar med flera olika leverantörer på marknaden. Vissa av dessa har sina system kopplade mot InExchange för att automatiskt skicka fakturor direkt i systemet. Det som då händer är att vi får information om att ni använder ett system som har en sådan möjlighet. Vi rekommenderar att man endast använder en lösning i vårt nätverk. 

Vår rekommendation är att du tar en kontakt med systemleverantören och diskuterar tjänsten ni redan har för att skicka e-fakturor. Om ni fortsätter med denna tjänst slipper ni alltså dubbelarbetet med att först registrera fakturorna i ert system och sedan registrera fakturorna i vår portal.

Om ni ändå vill använda tjänsterna direkt via InExchange är du välkommen att kontakta vår support så hjälper vi dig med detta.

Klicka på Glömt lösenord på inloggningssidan och följ instruktionerna för återställning. Om du har glömt ditt användarnamn ber vi kontakta oss via kundservice@inexchange.se.

Läs mer: Vem vänder jag mig till för att få hjälp

Oavsett om du använder vår webbtjänst eller någon av våra automatiserade tjänster så hanteras dina användaruppgifter på samma sätt.

Om ni önskar att byta användarnamn eller e-postadress så kontakta oss på kundservice@inexchange.se eller via vårt Formulär Användarhantering

1. Gå till Konto > Profil och bläddra ner till sektionen Användaruppgifter.
2. Klicka på ikonen  och redigera uppgifterna.
3. Spara dina inställningar.

Klicka på knappen i det övre högra hörnet där det står Logga ut.

Om du är inaktiv på vår hemsida i mer än 60 minuter blir du av säkerhetsskäl automatiskt utloggad. Om ni är flera på företaget som använder samma användarkonto blir du även utloggad om någon annan loggar in på samma konto.

Vi rekommenderar att ni har ett användarkonto per person.
Så lägger ni till fler användare >>

Gå till sidan Konto > Profil och klicka på Lägg till företag för att registrera ytterligare bolag som du administrerar.

Fyll i företagsuppgifterna och klicka på Registrera.

Du administrerar alla dina registrerade företag med ett användarkonto. Varje företag har egna uppgifter och inställningar.

Om du administrerar faktureringen för flera bolag i InExchange Network, byter du bolag genom att klicka på pilen till höger om företagsnamnet upp till höger på sidan. Välj sedan det bolag som du vill arbeta med i listan.

Om du behöver få tillgång till ett företag som du ännu inte har behörighet till ber vi dig kontakta vår supportavdelning.

Gå till sidan Konto > Profil för att ändra kontaktinformation.

Det finns flertalet olika roller för de e-postmeddelanden som vi skickar. Vilka roller som finns tillgängliga varierar beroende på val av tjänst. Är inga specifika roller uppsatta, skickas samtliga meddelanden till den e-postadress som är angiven under Generell kontakt.

Använd dig av ikonerna till höger om respektive rubrik för att lägga till, redigera eller ta bort uppgifter.

Du kan byta språk på ditt konto på flera olika sätt.

1. Nedanför inloggningsrutan innan du loggar in:

2. Med hjälp av tangentbordskombinationer efter att du har loggat in:

• Svenska: Ctrl + Shift + 1
• Engelska: Ctrl + Shift + 2
• Isländska: Ctrl + Shift + 3
• Finska: Ctrl + Shift + 4
• Danska: Ctrl + Shift + 5

3. På sidan Konto > Profil i sektionen Användaruppgifter:

Klicka på ikonen  i sektionens nedre högra hörn för redigera och välj språk.

Gå till sidan Konto > Profil i InExchange Network och klicka på ikonen  i sektionen Betalningssätt för att redigera och ange betalningsuppgifter.

Du kan ange bank på två sätt

Genom att ange bankens fullständiga namn:

Eller genom att ange BIC:

Har du inget bankkonto inlagt sedan tidigare kan det vara så att fälten inte visas. Klicka på Lägg till bankkonto för att ta fram fält för bankuppgifter.

När du ändrar företagskänslig information skickas det ett meddelande till den e-postadress som är registrerad på företaget. Ändringen går igenom när den har godkänts via länken i meddelandet.

Det finns inte stöd för logotyper i elektroniska fakturor, men du kan ladda upp en logotyp som visas när någon söker fram ditt företag i vårt nätverk.

Ladda upp en logotyp

1. Gå till sidan Konto > Profil och klicka på ikonen  till höger om ditt företagsnamn (se bilden nedan).

2. Leta fram bildfilen och klicka på Öppna. Logotypen är nu kopplad till ditt företag.

Bra att tänka på när du laddar upp din logotyp:

• Filformatet ska .jpg, .gif eller .png.
• Storleken på bilden ska vara 280 x 90 pixlar (Bredd x Höjd). Om logotypen inte är i dessa format görs en automatisk anpassning av storleken.

Läs mer: Skicka e-faktura till en ny kund

Läs mer: Var hittar jag mina skickade fakturor?

Läs mer: Från papper till e-faktura

Gå till sidan Konto > Inställningar och fliken Rapporter för att beställa rapporter på ditt fakturaflöde.

Markera rutan Skicka månadsrapporter och spara sedan dina nya inställningar.

Rapporten innehåller information om både skickade och eventuella mottagna fakturor, leveranssätt, med mera.
Här kan du se ett exempel på hur det kan se ut >>

Det tillkommer ingen extra avgift för rapporterna.

Läs mer:
Rapport på avvisade fakturor från leverantör

Du kan skapa rapporter på bland annat följande sidor i InExchange Network.

• Skickade fakturor
• Mottagna fakturor
• Kund- & Leverantörsregister
• Stoppade fakturor

Dessutom kan du få månadsrapporter på ditt fakturaflöde via e-post.

Så här kan det exempelvis se ut på sidan Skickade fakturor. Du kan använda dig av sökfälten högst upp på sidan för att ta fram aktuella fakturor i vyn. Klicka på Välj kolumner för att välja vilka kolumner som ska visas. Skapa sedan en rapport i Excel-format genom att klicka på Rapport.

Tips! Klicka på den lilla pilen till höger om rubriken Fakturanr för att ändra sökkriterium.

Peppol är ett regelverk rörande format och överföring av elektroniska affärsdokument inom och över EU:s gränser.

InExchange har fullt stöd för Peppol.

Läs mer: Frågor och svar om Peppol

Svar: Vi gör den här åtgärden för att säkerställa att vi inte hanterar bluffkonton och oseriösa aktörer, vi skyddar vårt nätverk och i förlängningen innebär det att vi skapar en säkrare företagsmiljö för alla.

Svar: Nej, signeringen är en engångsåtgärd. Du utför bara detta en gång och det är endast en av användarna kopplade till tjänsten som behöver utföra signeringen.

Svar: Du kan välja att signera direkt vid inloggning eller i samband med att du skickar iväg din nästa faktura.

Svar: Ja, efter att du har signerat dina företagsuppgifter via digital signering kan du skicka fakturor precis som vanligt. Du behöver inte signera på nytt nästa gång du loggar in eller skickar en faktura. 

Svar: InExchange samarbetar med flera olika leverantörer på marknaden. Vissa av dessa har sina system kopplade mot InExchange för att automatiskt skicka fakturor direkt i systemet. Det som då händer är att vi får information om att ni använder ett system som har en sådan möjlighet. Vi rekommenderar att inte använda mer än en lösning i vårt nätverk. Mer info i hjälpcenter

Enkelt förklarat är Peppol ett regelverk rörande format och överföring av elektroniska affärsdokument.

Regelverket består av en teknisk plattform, avtal, anvisningar och specifikationer för ett standardiserat sätt att utbyta dokument. Med ökad spridning av tekniken till bland annat Singapore, Australien och Nya Zeeland har man gått ifrån den ursprungliga benämningen PEPPOL, Pan-European Public Procurement On-Line, till endast Peppol.

Samtidigt ändras även format och regelverk för att passa global användning.

Läs mer:
Peppol
InExchange
SFTI

Ja, vi har fullt stöd för Peppol.

Mer information finns på vår hemsida >> 

Ja.

En av fördelarna att använda InExchange är att vi hela tiden håller koll på alla uppdateringar angående format och regelverk. Peppol har till exempel tillåtelse att göra ändringar i sina format två (2) gånger per år. Det kan systemleverantören ha svårt att hinna med att implementera.

InExchange har även stöd för flera olika format. Oavsett vilket format ditt affärssystem kan hantera konverterar vi kostnadsfritt mellan detta och de format som krävs av Peppol.

Vi är med i flera olika kommittéer och ingår likaså i arbetsgruppen inom Peppol för att ta fram nya regler och format. På så sätt underrättas vi tidigt om eventuella nyheter och kan därigenom påverka framtida regler och arbetsmetoder.

Mer information finns på vår hemsida >> 

SKICKA E-FAKTURA TILL PEPPOL-MOTTAGARE

Om du skickar dina fakturor via InExchange behöver du inte göra något speciellt. Möjligheten att skicka till mottagare hos Peppol ingår i din tjänst.

I enstaka fall kan mindre anpassningar krävas i fakturamaterialet för att det ska kunna tolkas enligt fakturakraven för Peppol. Exempelvis behöver procentsatser anges på radnivå på fakturorna. Använder du InExchange tjänster för att skicka fakturor kontaktar vi dig om du behöver justera något.

TA EMOT E-FAKTURA FRÅN PEPPOL-AVSÄNDARE

De som använder sig av en tjänst hos InExchange för att ta emot fakturor kan kontakta vår support för att registrera företaget som mottagare i Peppols register. Registreringen kostar dig inget extra.

Efter det kan ni ta emot från en Peppol avsändare i det format som ni vanligen får era dokument från InExchange. Vi konverterar från Peppols format till ert utan extra kostnad.

När du skickar e-faktura via InExchange behöver du som fakturautställare inte hålla koll på mottagarens teknik. I vårt register samlar vi information och har överblick över fakturamottagare i vårt nätverk och väljer kommunikationssätt och format automatiskt vid fakturaöverföring.

Du kan söka efter information om mottagare i Peppol här >>

Endast mottagare är registrerade i Peppol så man kan inte hitta leverantörer.

Via nedanstående länkar hittar du information om de format som kan skickas.

• Peppol Directory
• SFTI Verifieringstjänst 
• VEFA PEPPOL Lookup

Skickar du dina fakturor via InExchange löser vi detta åt dig. Vi konverterar ditt fakturamaterial till det format som din fakturamottagare kan hantera inklusive Peppol-format i de fall mottagaren tar emot via Peppol.

I enstaka fall kan mindre anpassningar krävas i fakturamaterialet för att det ska kunna tolkas enligt fakturakraven för Peppol. Exempelvis behöver procentsatser anges på radnivå på fakturorna. Använder du InExchange tjänster för att skicka fakturor kontaktar vi dig om du behöver justera något.

Det är en slags identifierare för en part i Peppol. Varje mottagare har sitt eget Peppol ID som gör att de olika accesspunkterna kan hitta parterna.

Ett Peppol ID består av två delar. Ett prefix, t.ex. 0007, som bestämmer vad den sista delen är för typ av data. Till exempel är InExchange Peppol ID 0007:5567009971.

0007 = Svenskt organisationsnummer
0088 = GLN nummer

Skickar du fakturor och dokument via Peppol med InExchange behöver du inte tänka på mottagarnas Peppol ID. Vi håller koll åt dig.

Läs mer:
Lista med alla prefix för Peppol 
Vad är ett GLN?

På samma sätt som ett företag kan ha flera GLN kan man ha flera Peppol ID. Det kan röra sig om olika enheter eller avdelningar inom en organisation som behöver ha separata ID för att mottagarna ska kunna hållas isär.

Man kan även ha olika ID för olika typer av dokument.

Läs mer:
Vad är ett GLN?

Dokument får inte nekas så länge de är korrekta enligt standard. Det betyder även att ingen avsändare av dokument får nekas.
Eventuell validering av referenskoder får inte göras på fakturor som kommer in via Peppol. Dessa måste tas emot, men kan såklart avvisas eller bestridas av er som mottagare.

Alla mottagare inom Peppol kunna ta emot aktuell standard för Peppol BIS. InExchange ser dock till att ni som mottagare får rätt format in till ert system oavsett hur utställaren skickar det till oss.

Absolut! InExchange hjälper till med konverteringen av fakturamaterial så att avsändaren kan skicka fakturor i det format de kan och att mottagaren kan ta emot filer i sitt system på ett fungerande sätt.

Nej, om du använder dig av InExchange för fakturahantering krävs inget speciellt. Vi konverterar materialet så att det kan tolkas på rätt sätt hos mottagaren oavsett vilket format avsändaren skickar det i.

Se uppdaterad information om detta på peppol.eu >> 

Ja, Peppols nya format Peppol BIS 3 Billing följer den europeiska normen EN16931.

Mer information om standarder finns på SFTI:s hemsida >>

Ja, InExchange förmedlar order och ordermeddelanden mellan beställare och leverantör även enligt Peppols standard.

Inte mycket egentligen, men...

Från den 1:a november 2018 är det krav på alla statliga myndigheter och verk att registrera sig i Peppol. Det betyder att de måste ta emot de dokument som skickas till dem, oavsett hur många t.ex. fakturor en leverantör skickar till dem.

Från och med den 1:a april 2019 är det krav på att alla offentliga inköp skall faktureras enligt den nya europeiska normen EN16931. Det i sig har inget med PEPPOL att göra, men det nya formatet Peppol BIS Billing V3, uppfyller EN16931 vilket gör att förhoppningsvis alla som omfattas av offentliga inköp, registrerar sig som mottagare i Peppol för att hjälpa sina leverantörer uppfylla lagkravet.

Om du sedan tidigare har en relation med din kund och skickar t.ex. Svefaktura 1.0, kan du även efter den 1:a april 2019 skicka samma format.

Alltså rätt så snårigt, men du som leverantör till offentliga köpare kan ställa krav på att de skall ta emot t.ex. fakturor via Peppol.

Om ni och/eller ert affärssystem inte kan hantera Peppol BIS Billing 3.0 hjälper InExchange självklart till att konvertera mellan ert befintliga format och Peppol BIS Billing 3.0.

I bokföringslagen (BFL) 7 kap. 1 § andra stycket första meningen i BFL står det:

Dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan skall bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget.

För en länk till ovanstående text, klicka här.

Vi får därför ofta frågor om vad som då gäller vid formatkonverteringar och om detta är samstämmigt med konvertering av affärsdokument.

Bokföringsnämnden, (BFN) skriver i sin vägledning om Bokföring följande i Allmänt Råd 7.2:

Mottagen räkenskapsinformation i elektronisk form som inte antagit fysisk form när den kom till företaget får konverteras till företagets system och sparas i det konverterade formatet under förutsättning att uppgifterna inte förändras eller försvinner i samband med konverteringen.

För en länk till ovanstående vägledning klicka här.

I de fall en konvertering utförs sparar InExchange all information om vad som sker med era dokument och den översikten kan ni naturligtvis ta del av. Ni behöver alltså inte vara oroliga att ni bryter mot någon lag genom att ni inte kan hantera Peppol BIS Billing 3.0.

Vi rekommenderar att ni noterar i en samlingsplan att en konvertering sker hos InExchange, så att systemdokumentation och behandlingshistorik uppfyller BFL.

Bland annat står det i BFL:s 5 kap. 11 § första stycket, första meningen:

Företaget skall upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation).

För en länk till ovanstående text i BFL klicka här.

Skapa konto och följ sedan instruktionerna i vår användarguide för InExchange Web.

Du kan uppgradera din tjänst på sidan Uppgradera via din inloggning till InExchange Network. Du är också välkommen att kontakta oss för att uppgradera eller för att få hjälp med att välja en passande tjänst.

Integrerade tjänster offereras. Om du är intresserad av en integrerad tjänst ber vi dig att kontakta oss.

Du kan läsa mer om fakturaskrivaren och om våra andra tjänster på vår hemsida www.inexchange.se. Där kan du även beställa tjänster.

I vår guide Installation av fakturaskrivaren hittar du mer information om hur du kommer igång.

InExchange Free/Basic har ingen koppling till ditt affärssystem och fungerar därför som en fristående lösning till din kundfakturering. InExchange Fakturaskrivare kopplas enkelt till ditt affärssystem och fungerar mot de allra flesta Windows-baserade system. InExchange har också ett nära samarbete med de flesta kända systemleverantörer på marknaden.

Läs mer på vår Partnersida >>

Läs: Varför får jag meddelande om att mitt organisationsnummer redan finns?

Efter att du har klickat på Hantera får du möjlighet att korrigera uppgifter och skicka om fakturan.

1. Om det står i felmeddelandet att referenskoden eller ordernumret behöver korrigeras kan du göra detta i de avsedda fälten, Ert referensnr eller Ordernr. Skicka sedan om fakturan.

Om du skickar om fakturan med ett annat leveranssätt än e-faktura kommer inte ändringen av leveranssätt att göras i kundregistret för den aktuella kunden.

På sidan Att hantera står det Papper i kolumnen Leverans på de fakturor som har skickats som pappersfaktura. Du får fram fakturan i pdf-format genom att klicka på förstoringsglaset.

1. Efter att du har klickat på Hantera får du möjlighet att korrigera uppgifter. I felmeddelandet står returorsaken och vad du bör åtgärda innan fakturan skickas om.

2. Klicka på länken i felmeddelandet om du vill kontrollera utskriften och se hur informationen presenteras i de fönsterkuvert som fakturorna skickas i.  Du ser också om försättsblad används och hur det då ser ut när fakturan skickas på papper. I fliken Inställningar ser du hur dina pappersfakturor hanteras.

3. Klicka på Skicka för att skicka om fakturan.