Kundfaktura - FAQ

För att kunna skicka e-faktura behöver mottagaren finnas registrerad i vårt nätverk. När du söker upp ett företag ser du också vilka typer av elektroniska dokument de kan hantera och om de har några e-fakturakrav.

Så söker du i nätverket:

1. Gå till sidan Utöka ditt nätverk och sök upp aktuellt företag.
   
   
   Hittade du inte mottagaren? Så lägger du till en ny mottagare i nätverket >>
2. I denna sökning ser vi att InExchange Factorum AB både tar emot och skickar elektroniska fakturor, men varken skickar eller tar emot order eller priskataloger.
   
3. För att få en detaljerad förklaring på vad symbolerna under varje kolumn betyder, se kolumnen till höger på hemsidan eller bilden nedan.

Symbolförklaringar:

I InExchange Network kan du kontrollera om det krävs något speciellt när du ska börja skicka e-faktura till en mottagare.

Gör så här:

1. Sök efter företaget på sidan Utöka ditt nätverk och klicka på företagets namn i träfflistan för att få fram mer information.
   
   
   Hittade du inte mottagaren? Så registrerar du en ny mottagare i nätverket >>

 Leverantörer måste godkännas

När du ska börja skicka e-faktura till en mottagare kan det vara så att ditt företag först måste bli godkänt som leverantör (av e-faktura). I dessa fall finns det en markering i rutan Leverantörer måste godkännas, se bilden nedan.

När du skickar e-faktura för första gången till en mottagare följer det med en förfrågan om att bli godkänd som leverantör om mottagaren kräver detta. I dessa fall kan det dröja några dagar innan den första e-fakturan kan levereras då er nätverksrelation först behöver godkännas.

Det går även att skicka en förfrågan innan den första e-fakturan skickas >>

 Har kontroller

Om mottagaren har aktiverat kontroller för e-faktura visas detta med en markering i rutan Har kontroller, se bilden ovan. Kontakta mottagaren för att få information om vilka eventuella referenser och andra uppgifter de kräver på fakturorna som skickas till dem. Det är viktigt att referensuppgifter anges exakt enligt instruktionerna för att de ska vara giltiga.

E-faktura via vår kostnadsfria tjänst InExchange Web Bas >>

Du kan skicka e-faktura till samtliga mottagare via oss. Med hjälp av mottagarens GLN (som bör stå i brevet du har fått) hittar du rätt mottagare. 

Vilka kan jag skicka e-faktura till via InExchange Web Bas? >>

Bra att veta:

• E-fakturamottagaren behöver finnas registrerad i vårt nätverk.
  Du kan söka efter mottagaren i den tjänst du använder hos oss eller på sidan Utöka ditt nätverk för att se om de finns registrerade i vårt nätverk.
  Hittar du inte mottagaren kan du enkelt registrera dem >>
• Korrekt referens behöver anges på fakturan.
  Om din kund använder sig av referenskontroll måste korrekt referens anges på fakturan. Uppgifterna fås av fakturamottagaren.
• Godkännande av leverantör.
  I de fall mottagaren kräver en godkänd nätverksrelation mellan era företag innan e-faktura kan levereras skickas det med en förfrågan i samband med din första e-faktura till dem. I dessa fall kan det ta några dagar extra för den första fakturan att komma fram.
• Byte av leveranssätt på en befintlig fakturamottagare.
  Om du tidigare har skickat PDF eller pappersfaktura via oss till en mottagare som du nu ska börja skicka e-faktura till ändrar du leveranssätt på kundkortet i ditt kundregister, direkt i den tjänst du använder hos oss eller i de fakturafiler du skickar till oss.
  
  Har du valt att använda vår automatiska portooptimering (finns tillgänglig för dig som använder dig av InExchange Integrerade tjänster) kommer leveranssättet automatiskt att ändras till e-faktura när mottagaren blir känd som e-fakturamottagare hos oss.

Har du ingen tjänst för att skicka e-faktura än?
Vi hjälper dig att komma igång med din e-fakturering >>

Se instruktioner för hur du lägger till en ny e-fakturamottagare i nätverket >>

Uppgifter om mottagaren som behövs för registreringen:

• Företagsnamn
• Organisationsnummer
• GLN
• Operatör
• E-postadress till mottagaren

Om du saknar uppgifter för registreringen ber vi dig kontakta mottagaren för information.

Om din kund inte tar emot e-faktura än kan du skicka din faktura som PDF eller pappersfaktura (för papper krävs minst InExchange Web Plus).

Så här ser det ut om företaget finns i nätverket, men inte kan ta emot e-faktura:

Om du har försökt att skicka e-faktura till en mottagare som inte kan ta emot fakturor elektroniskt eller om de ännu inte finns med i vårt nätverk får du ett meddelande om detta. Du kan då välja att skicka om fakturan med ett annat leveranssätt.

Har din kund ingen tjänst för att skicka e-faktura än?
På vår hemsida finns information om våra tjänster >>

Vissa fakturamottagare kräver att leverantörer godkänns för e-faktura innan fakturor kan börja skickas elektroniskt till dem. I dessa fall skickas det en förfrågan om att bli godkänd i samband med att den första e-fakturan skickas. Men du kan också välja att skicka en förfrågan i förväg.

Så skickar du en förfrågan i nätverket:

1. Gå till sidan Utöka ditt nätverk och sök upp aktuellt företag. Klicka sedan på företagets namn i resultatlistan som presenteras nedanför sökrutan.
   
2. Skicka nu en förfrågan genom att klicka på Jag vill skicka.
   

Efter att du har skickat en förfrågan och mottagaren har godkänt relationen har ni en anslutning i nätverket. Detta markeras med Ansluten i tabellen. Du kan nu skicka din e-faktura till mottagaren.

För att få iväg din faktura kan du välja att skicka den som PDF eller pappersfaktura via oss (för papper krävs minst InExchange Web Plus), men om din relationsförfrågan avvisas rekommenderar vi att du kontaktar mottagaren per telefon för att reda ut eventuella frågetecken. Du kan sedan skicka en ny förfrågan enligt överenskommelse.

På sidan Anslutningar ser du vilka relationer ditt företag har i nätverket. 

Om det finns en länk till vårt hjälpcenter i felmeddelandet som du har fått kan du klicka på länken för att få instruktioner om hur du ska gå tillväga för att få iväg din faktura. Du kan också kontakta vår supportavdelning för att få hjälp.

Här finns förklaringar till fel som kan inträffa med instruktioner för hur du kommer vidare >>

Via din inloggning på vår hemsida kan du kontrollera om du kan skicka e-faktura till en specifik mottagare via vår kostnadsfria tjänst InExchange Web Bas.
Se instruktioner för hur du kontrollerar detta >>

För att följa instruktionerna ovan behöver du ha ett användarkonto hos oss.
Skapa konto | Logga in

GLN står för Global Location Number och är en unik internationell identifierare för ett företag eller en avdelning på ett företag. Denna uppgift används för att veta exakt vart din e-faktura ska levereras.

Så får du fram ditt företags GLN

Leverantörer kan be om ert GLN-nummer när de ska skicka e-faktura till er. Gå till sidan Konto > Profil och bläddra ner till sektionen Företag för att se ditt företags GLN.

Sök upp andra företags GLN

Gå in under Utöka mitt nätverk och skriv in namnet på det företag du letar efter och klicka på företagsnamnet. Du kan även göra en sökning med hjälp av ett GLN-nummer, om du har det, för att få fram övriga uppgifter om företaget.

Under sektionen Företagets uppgifter hittar du sedan GLN-numret och andra uppgifter om företaget.

När en faktura skickas utrikes behöver du komplettera dina fakturor med betalningsinstruktioner som möjliggör en utlandsbetalning av din faktura. Komplettera fakturorna vid behov med dessa uppgifter.

BIC/SWIFT: En identifierare för din bank.
IBAN: Ditt kontonummer för utlandsbetalningar.

Vissa banker lämnar ut ett kontonummer istället för ett IBAN-nummer. Kontonumret kallas för BBAN vilket givetvis går lika bra att använda. Ange då bankens fullständiga namn i fältet för BIC/SWIFT.

Om du använder våra webbaserade tjänster för att skicka fakturor anges uppgifterna på sidan Konto > Betalningssätt. 

Vi skickar majoriteten av alla e-fakturor i formatet Svefaktura. Formatet kräver att uppgifter som telefonnummer, fax, organisationsnummer, bankgiro och plusgiro, med mera skrivs med endast numeriska tecken. Finns det något bindestreck med när vi får informationen plockas det bort.

Vi skickar majoriteten av alla e-fakturor i formatet Svefaktura. Formatet kräver att slutbeloppet för varje faktura och kreditfaktura är positivt.

Om du försöker skicka en faktura med ett negativt belopp kommer vi med största sannolikhet hjälpa dig att omvandla fakturan till ett positivt belopp eftersom det är så informationen hanteras.

Önskar du mer information om detta är du välkommen att ta en kontakt med vår support.

När en faktura skickas som brev eller PDF skickas den i sitt originalutförande om det är möjligt. Om din fakturalayout inte går att anpassa till utskrift finns det möjlighet att använda ett försättsblad för adressinformationen alternativt använda vår standardmall.

Nedan ser du ett exempel på hur standardmallen ser ut. Mallen kan kompletteras med egen logotyp, även i färg. Det finns även stöd för en rad olika språk, OCR-talonger, med mera.

Du är välkommen att kontakta vår support för att få hjälp med anpassningarna.

Ja, flera fakturor till samma mottagare kan skickas i samma kuvert om du skickar fakturorna i samma försändelse eller i försändelser i direkt anslutning till varandra till oss. Det brukar bli billigare och det är även bättre för miljön.

Samkuvertering av fakturor hanteras per kundnummer och är en smidig lösning för dig som använder ett unikt kundnummer per fakturamottagare. Inställningen gäller hela företagets fakturering vilket innebär att vi samkuverterar fakturor för alla dina kunder om du har valt att aktivera tjänsten. För vidare information av dina fakturor är du välkommen att kontakta oss.

I samband med uppsättningen av tjänsten debiteras en engångskostnad motsvarande en timmes uppsättningsarbete. Om du vill aktivera tjänsten för fler bolag debiteras kostnaden per avsändande organisation.

Ja, det går att få pappersfakturor utskrivna i färg. I dessa fall används vår fakturamall vid utskrift. Du är välkommen att kontakta oss om du har några frågor om färgutskrift eller för att beställa tjänsten.

När tjänsten har aktiverats kan du även skriva ut bilagor i färg. Via en integrerad tjänst kan du bifoga bilagan vid överföring av fakturan och få den utskriven i färg och via InExchange Fakturaskrivare kan du få bilagan utskriven i färg om den läggs till manuellt i fakturaskrivaren i steget Fakturakontroll.

Tjänsten offereras.

Fakturorna lagras i 18 månader.

För att se hur en faktura skickades till mottagaren behöver du ha kolumnen Leverans synlig i fakturalistan på sidan Skickade fakturor.

Gör så här för att lägga till (eller ta bort) kolumner:

1. Klicka på Välj kolumner i fakturalistans övre högra hörn (se bild nedan).
2. Markera rutan för Leverans om den inte är markerad.
3. Leveranssätt visas nu i en egen kolumn.

Ja, du kan skicka med bilagor när du skickar om fakturor.

Gör så här:

1. Gå till sidan Skickade fakturor och klicka på fakturanumret på den faktura du vill skicka om.
2. Klicka på knappen Skicka om i fakturavyn.
3. En ruta visas där du kan göra inställningar för fakturan. Du kan byta leveranssätt och korrigera eller lägga till uppgifter vid behov. Klicka på knappen Lägg till bilaga eller dra och släpp filen i avsett fält för att skicka med en bilaga.
4. Klicka på knappen Skicka om.

Sök fram den aktuella fakturan på sidan Skickade fakturor och klicka på fakturanumret för att komma åt ytterligare information och funktioner.

Nedanför fakturauppgifterna hittar du information om vilken e-postadress fakturan skickades till.

Fakturorna kan exempelvis sorteras efter kundnamn, fakturanummer och förfallodatum. Klicka på rubriken i respektive kolumn för att ändra ordningen.

Klicka på Välj kolumner om du vill lägga till eller ta bort kolumner i listan.

Alternativt kan du söka fram fakturor från en viss tidsperiod. Använd dig av sökfälten och de filtreringsfunktioner som finns upptill på sidan och klicka på Rapport. Du kan nu sortera om informationen i det Excel-dokument som skapats. 

Vi gör alltid vårt bästa för att dina fakturor ska levereras på ett snabbt, smidigt och tillförlitligt sätt. Så fort du har klickat på Skicka läggs fakturorna i kö och skickas snarast möjligt från oss. Detta gör att vi inte har möjlighet att ta bort fakturor efter att ni skickat dem.

Du kan dock vid behov kreditera en felaktig faktura via din tjänst hos oss. 

På sidan Skickade fakturor kan du enkelt skapa rapporter i Excel-format på de fakturor du har skickat under de senaste 18 månaderna. 

Gör så här för att skapa en rapport:

1. Du kan börja med att välja vilken period rapporten ska avse. Använd dig av sökfälten och filtreringsfunktionerna som finns upptill på sidan. Skulle du exempelvis vilja ta fram en rapport på fakturor som har skickats med ett visst leveranssätt kan du filtrera detta under Leveranssätt.
2. Via den lilla pilen till höger om Fakturanr kan du välja vad du vill basera din sökning på.
3. Klicka på Välj kolumner för att välja vilka uppgifter som ska inkluderas i rapporten. Tänk på att om du vill få med leveranssätt behöver rutan för Leverans vara markerad.
4. Klicka på knappen Rapport.

Efter en stund får du möjlighet att spara ner en Excel-fil med dina valda uppgifter.

Via InExchange fakturaväxel skickas fakturor från fakturautställare till mottagare. Vi ser alltså till att fakturan överförs från punkt A till punkt B. Du har åtkomst till dina fakturor via din inloggning på vår hemsida i 18 månader från det att fakturan skickades.

För dig som skapar dina fakturor i ett fakturaprogram eller affärssystem

Om du skapar dina fakturor i ett fakturaprogram bokförs dessa oftast i ett affärssystem. Du har tillgång till originalfakturorna i ditt program och har i regel möjlighet att lagra dessa i elektroniskt format. Du kan naturligtvis också skriva ut dem från programmet för din bokföring.

Kontakta leverantören för ditt affärssystem om du har några frågor om hur tjänsten används.

För dig som skapar dina fakturor i våra webbaserade tjänster

Om du skapar dina fakturor (originalfakturan) i våra webbaserade tjänster kan du välja att Ladda ner fakturan som PDF och/eller skriva ut en papperskopia i samband med att du skickar den. Materialet kan du sedan använda dig av som underlag för din bokföring.

Skriva ut fakturakopior och spara ner fakturor som PDF i efterhand

Oavsett vilken av våra tjänster du använder för att skicka fakturor hittar du alltid de fakturor som du skickat de senaste 18 månaderna under Fakturor > Skickade fakturor via din inloggning på vår hemsida. Du kan skriva ut kopior av fakturorna i vyn genom att klicka på aktuellt fakturanummer och sedan trycka på Skriv ut. Fakturan kan då även sparas ner som PDF.

På sidan Skickade fakturor kan du välja att visa kolumnen Extern status. Här kan du som leverantör kontrollera mottagarens status på dina fakturor. Informationen hämtas in från fakturamottagarens system.

Obs! Tänk på att denna information endast visas för dig som har en mottagare som aktiverat funktionen hos sig.

Om din fakturamottagare har aktiverat denna funktion får du fram status på följande sätt:

1. Klicka på Välj kolumner > Extern status för att lägga till statuskolumnen i vyn (om den inte redan är synlig). Så lägger du till en kolumn >>
2. Leta sedan upp aktuell faktura och kontrollera status vid behov. Är fältet tomt har vi ännu inte tagit emot någon information gällande fakturan från mottagaren. Kontakta i dessa fall mottagaren vid eventuella frågor.
3. Om du klickar på en faktura (på fakturanumret) som har en statusnotering får du fram kortfattad information om fakturan samt när uppgifterna uppdaterades. Extern information i kolumnen Användare betyder att uppgifterna hämtades in från mottagarens system.

Vid eventuella frågor gällande aktuell status ber vi dig kontakta fakturamottagaren för mer information.

Vill du som fakturamottagare av e-faktura via oss återkoppla status på mottagen faktura till era leverantörer? Det som krävs är en integrerad API-lösning på er sida. Vänligen kontakta oss vid intresse så berättar vi mer.

På sidan Skickade fakturor visar kolumnen Skickad det datum då fakturorna skickades från oss. Det som visas på den faktura som ni har fått av oss utgår från det datum då fakturorna levererades till mottagaren.

Anledningen till detta är för att ni inte ska bli debiterade för fakturor som av olika anledningar inte har kunnat levereras.

Ja, du kan skicka om en redan skickad och levererad faktura vid behov. 

Gör så här:

1. Gå till sidan Skickade fakturor och klicka på fakturanumret på den faktura som du önskar skicka om.

2. Klicka på Skicka om uppe till höger.

3. En ruta öppnas där du har möjlighet att redigera leveranssätt, kundnamn, köparens referensnummer, namn på referens och inköpsordernummer.

Välj de alternativ som passar dig och klicka på Skicka om.

När du skickar alla dina fakturor via oss kan vi ge dig besparingsförslag. 

Förslagen baseras på:

Det billigast möjliga sättet som du kan skicka dina fakturor på till respektive fakturamottagare och hur många fakturor du har skickat till mottagaren under de senaste 12 månaderna.  

Besparingsförslag ges per mottagare på sidan Fakturor > Portooptimering.

1. Klicka på Spara (+belopp) eller på Byt för att byta leveranssätt på respektive fakturamottagare och klicka sedan på Klar längst ner på sidan. 
2. Om du ser denna ikon  på någon rad kan du peka på den för att få fram mer information om särskilda e-fakturakrav som mottagaren kan ha. Kontakta då mottagaren för dessa uppgifter.

Ja, du ser alla dina anslutningar under Anslutningar via din inloggning till InExchange Network.

I tabellen som visas ser du de anslutningar du redan har i nätverket samt status för respektive relation.

Via InExchange Network kan du kontrollera om det krävs något speciellt när du ska skicka e-faktura till en ny mottagare.

Gör så här:

1. Sök fram företaget med hjälp av företagsnamn, organisationsnummer eller GLN på sidan Utöka ditt nätverk. Klicka på företagets namn i träfflistan för att få fram mer information.

Hittade du inte mottagaren i nätverket? Så registrerar du en ny mottagare i nätverket >>

 Leverantörer måste godkännas

När du ska skicka e-faktura till en ny mottagare kan det vara så att ditt företag måste bli godkänt som leverantör först. I dessa fall finns det en markering i rutan Leverantörer måste godkännas, se bilden nedan. En förfrågan behöver skickas till mottagaren innan den första e-fakturan skickas.

Så skickar du en förfrågan i nätverket >>

 Har kontroller

Om mottagaren har aktiverat kontroller för e-faktura visas detta med en markering i rutan Har kontroller, se bilden ovan. Kontakta mottagaren för att få information om vilka eventuella referenser och andra uppgifter de kräver.

Om du använder vår kostnadsfria tjänst InExchange Web Bas kan du skicka e-faktura till mottagare som använder sig av InExchange för att ta emot e-faktura. Du behöver uppgradera din tjänst för att kunna skicka till mottagaren som använder sig av en annan operatör.

Om du ska skicka fakturor till en mottagare som inte finns registrerad i vårt nätverk än kan du lägga till dem i nätverket genom att registrera dem via vårt kontaktformulär. För att kunna registrera mottagaren behöver vi ha vissa uppgifter för registreringen. Uppgifterna fås av fakturamottagaren.

Till mottagare i Sverige behöver du ange följande uppgifter om mottagaren vid registrering:

• Fullständigt bolagsnamn *
• Organisationsnummer *
• VAT-nummer (inte alltid samma som organisationsnumret) *
• GLN (finns inte alltid, låt det då vara tomt)
• Kontaktperson: namn och e-postadress *
• Operatör *

* Obligatorisk uppgift

Så lägger du till en ny mottagare i nätverket via vårt kontaktformulär >>

Om du ska skicka fakturor till en mottagare som inte finns registrerad i vårt nätverk än kan du lägga till dem i nätverket genom att registrera dem via vårt kontaktformulär. För att kunna registrera mottagaren behöver vi ha vissa uppgifter för registreringen. Vilka uppgifter som krävs varierar lite beroende på vilket land det gäller. Uppgifterna fås av fakturamottagaren.

Till mottagare inom Norden behöver vi generellt få in följande uppgifter:

• Fullständigt bolagsnamn *
• Organisationsnummer *
• VAT-nummer (inte alltid samma som organisationsnummer) *
• GLN *
• Kontaktperson: namn och e-postadress *
• Operatör *

* Obligatorisk uppgift

Med vissa undantag för Norge:

• GLN (används normalt inte, men kan förekomma)
• Operatör (PEPPOL används ofta så operatör finns inte alltid)

För övriga länder vill vi gärna ha in så mycket information som möjligt. En uppsättning mot vissa länder kan kräva ett projekt. Kontakta oss för mer information vid frågor om e-faktura till mottagare utanför Sverige.

Så lägger du till en ny mottagare i nätverket via vårt kontaktformulär >>

När du skickar e-faktura till en kund behöver kunden kopplas ihop med rätt e-fakturamottagare i vårt nätverk. På mottagaren har vi registrerat uppgifter om GLN med mera så att fakturan hamnar rätt och i det fakturaformat som de kan hantera.

Nätverkskopplingen för en kund görs på kundkortet under Register > Kunder.

Gör så här för att ändra koppling:

1. Sök fram kunden som du vill redigera inställningarna för och klicka på Visa.

2. Klicka på Redigera för att komma åt inställningarna för kunden. Längst ner på kundkortet i fältet Företag under Koppling till InExchange Network görs kopplingen till en mottagare i nätverket. 

För att ändra koppling, skriv in antingen företagsnamnet eller företagets organisationsnummer utan bindestreck i fältet Företag under Koppling till InExchange Network. När du börjar skriva in uppgifter i fältet visas förslag på träffar som matchar din sökning. Välj aktuell mottagare och klicka på Spara.

Om du inte hittar mottagaren kan du lägga till dem i nätverket genom att registrera dem via vårt kontaktformulär >> 

Om det är så att ni saknar någon information som behövs för registreringen rekommenderar vi att ni kontaktar mottagaren för mer information.