Vi har en standardlösning som fungerar bra för de flesta. Alla standardfält från fakturor tolkas och verifieras. För större bolag med specifika krav kan vi erbjuda en kundanpassad lösning. 

Tjänsten offereras.

Dokument som skannas och tolkas:
Fakturor
Kreditnotor

Dokument som skannas, men inte tolkas (skickas som avvikelse):
Räntefakturor
Proformafakturor
Påminnelser
Inkassokrav

Dokument som skickas via post till kunden:
Avtal
Kontrakt

Dokument som inte hanteras:
Reklam

Så här går det till:

1. Postmottagning
   Alla brev tas emot på skanningscentralen.
2. Preparering
   Gem, tejp, häftklammer och annat tas bort och fakturorna läggs i hög. Reklam kastas.
3. Skanning
   Fakturorna matas in i en höghastighetsskanner som skannar fram- och baksida på varje papper.

4. Tolkning och verifiering
   Tolkning av faktura innebär att en programvara maskinellt letar efter de fält som ska tolkas (normalt 11 standardfält). Om programvaran inte hittar alla fält skickas fakturan vidare för manuell validering. Då görs ett manuellt försök att komplettera tolkningen med de fält som programvaran inte hittat. 

   Fakturor som inte kan tolkas rätt, eller andra dokument som inte är en faktura (debet eller kredit), skannas och skickas som en avvikelse via mail. 

5. Leverans
   Fakturor som inte uppfyller regelverket skickas som avvikelser till kunden. En avvikelse är ett elektroniskt återskick av den skannade bilden till en e-postadress angiven av kunden. 
   
   Korrekta fakturor skickas via fil till Inexchange för leverans till kunden.
6. Arkivering
   Alla fakturor korttidslagras i tre (3) månader. Därefter skickas de till långtidsarkivering hos en extern leverantör. 

Nej, referenskontroll går endast att tillämpa till e-fakturor.

För att tolkning av referensnummer ska fungera bra bör leverantören skriva referensnumret i avsatt fält eller under avsatt rubrik (t ex "Er referens").

Tolkning av utländska fakturor utförda enligt det latinska alfabetet ingår i skanningstjänsten. Dock finns det en rad komplikationer som gör att utländska fakturor är mer svårtolkade än svenska.

Fakturorna kan se väldigt olika ut i olika länder och benämningar och eventuella förkortningar kan se ut på många olika sätt vilket gör att exempelvis referenser kan bli svårtolkade i den manuella hanteringen. 

Det betyder att vi alltid försöker tolka en utländsk faktura manuellt, men kommer att skicka den som avvikelse vid eventuella tolkningsbegränsningar.

Nej, den funktionen finns inte i dagsläget. Varken för papper eller e-post.

Om en faktura blivit felaktigt inläst av skanningsleverantören ska detta felanmälas till supporten för omskanning av fakturan. Notera att det inte ingår någon möjlighet att skanna om fakturor som redan skannats in enligt regelverket.

Nedan beskrivs de avtalade leveranstiderna för skannade fakturor. 

• Fakturor (pappersfakturor och PDF-fakturor) som anländer till Inexchange innan kl 10:30 arbetsdag 1 skall skannas, tolkas, verifieras och levereras som datafiler arbetsdag 2 senast kl 10:00.
  
   
• Fakturor (pappersfakturor och PDF-fakturor) som anländer till Inexchange efter kl 10:30 arbetsdag 1 skall skannas, tolkas, verifieras och levereras som datafiler arbetsdag 2 senast kl 16:00.

Servicetiden omfattar officiella svenska arbetsdagar, helgfri måndag till fredag.

Den bästa lösningen är att få leverantören att börja skicka e-faktura till er. Dina leverantörer är välkomna att kontakta Inexchange på 0500 - 44 63 60 (tonval 1) för att få veta mer om våra tjänster och komma igång med e-faktura.

För att skanningstjänsten ska fungera så bra som möjligt är det bra om ni ger nedanstående information till era leverantörer som inte kan skicka e-faktura.

Faktura via e-post

• 1 bifogad fil = 1 faktura (där de första sidorna är själva fakturan och bilagor finns i samma fil).
  Max 50 st filer per mail och med total storlek på 25 MB
• Om det är en faktura som har en tillhörande bilaga så är det viktigt att det bara skickas EN faktura per mail. Även bilagan skall vara i PDF-format och filnamnet på en bilaga får ej innehålla ordet faktura eller invoice. Filnamnet får inte heller innehålla andra punkter än den som separerar fil-prefixet i slutet ".pdf").
• Den tilldelade fakturaadressen skall finnas på fakturan.
• Formatet skall vara pdf, övriga format tolkas inte. Mail med bilagor i andra format förbises utan återkoppling.
• Fakturabilden ska vara av god kvalitet.
• Inga handskrivna anteckningar hanteras.
• Maila in fakturor till angiven e-postadress (inte via köparen).
• Maila in fakturor innan kl. 13.00 för snabbast handläggning.

Faktura via post

Den tilldelade fakturaadressen skall finnas på fakturan.
Fakturan skall skickas direkt till skanningscentralen.
Inga handskrivna anteckningar hanteras.

Kontakta Inexchange support för att uppdatera adressen. Detta gör du enkelt genom att skapa ett supportärende via våra kontaktformulär.

Så skapar du ett supportärende >>