Ta emot faktura - FAQ

  • Ta emot faktura (Leverantörsfaktura)

    1. Skicka kundfaktura

      1. Vanliga frågor om våra tjänster
      2. Vanliga fakturafrågor
      3. - Faktura till ny e-fakturamottagare
      4. - Skickade fakturor
      5. E-fakturaformat
      6. InExchange portooptimering

    2. Ta emot leverantörsfaktura

      1. Ta emot faktura
      2. - PDF-faktura (ePDF)
      3. - E-faktura via fil (Integrerad tjänst)

    3. Användarkonton och inställningar

      1. Avtal och licenser
      2. Inloggning och kontoinställningar
      3. Kontakta oss

    På sidan Mottagna fakturor hittar du fakturorna som har skickats till er under de senaste 18 månaderna. Klicka på aktuellt fakturanummer för att ta fram den på din bildskärm.

    Mottagna_fakturor_str_2.png

    Du kan ta emot e-faktura direkt i ditt affärssystem eller som en PDF-faktura via e-post. Oavsett mottagningssätt samlas fakturorna även på sidan Mottagna fakturor.

    Vanliga frågor om mottagna fakturor:

    1. Kan jag få fram faktureringsobjekt och avtalsinformation på fakturor?

    Om fakturaavsändaren har angett uppgifter om faktureringsobjekt och avtal eller kontrakt på fakturan på ett korrekt sätt får du fram dessa på fakturorna.

    Gör så här:

    1. Gå till sidan Mottagna fakturor.
    2. Klicka på Välj kolumner och lägg till kolumnerna för Faktureringsobjekt och Avtal/Kontrakt om de inte är synliga i din vy.

    mottagnafakt_add_doc_ref_str.jpg

    Om du inte får fram några uppgifter i dessa kolumner, men vet att de ska finnas på fakturan behöver detta kontrolleras hos fakturaavsändaren så att uppgifterna har angetts i avsedda fält.

    Var ska uppgifterna anges i InExchange tjänster för att de ska hamna rätt?

    Om din leverantör skapar sina fakturor i våra webbaserade tjänster finns det avsedda fält för dessa uppgifter på sidan Skapa faktura > Visa fler referenser. Skickas fakturan via någon av våra andra tjänster skapas inläsningsmallar för detta.

    Använder din leverantör en annan e-fakturaoperatör behöver uppgifterna kontrolleras hos aktuell operatör.

    Avsedda fält i Svefakturan:

    Uppgifter om faktureringsobjekt och avtal eller kontrakt behöver anges som AdditionalDocumentReference på fakturan av fakturaavsändaren. Följande koder ska användas för att uppgifterna ska läsas in korrekt:

    Avtal och kontrakt = CT
    Faktureringsobjekt = ACD

    Mer information om Svefaktura finns hos SFTI >>

    2. Går det att se vilka företag som skickar fakturor till oss?

    I ditt Leverantörsregister får du fram en lista på de bolag som vi har levererat fakturor från till ditt bolag.

    Register_Lev_rapp_str.png

    I listan visas de företag som någon gång har skickat eller försökt skicka faktura till er med något av våra tre leveranssätt (PDF, e-faktura eller papper).

    Klicka på Rapport för att få ut en lista i Excel-format.

    3. Kan jag se vilket leveranssätt som användes när fakturan skickades till oss?

    Gör så här:

    1. Gå till sidan Mottagna fakturor för att se hur respektive faktura skickades.
    2. Tryck på Välj kolumner i fakturalistans övre högra hörn (se bild).

    Lev_kolumn_2_v_lj_2.png

    3. Markera raden Leverans.
    4. Leveranssätt visas nu i en egen kolumn mellan Dok.typ och Leverantör. 

    4. Kan jag få fram referenserna på mina mottagna fakturor?

    Ja, du kan ta fram referenserna på fakturorna i din fakturalista.

    Gör så här:

    1. Gå till sidan Mottagna fakturor och klicka på Välj kolumner.
    2. Här kan du välja vilka kolumner du vill visa i din fakturalista. Markera raderna Referensnr och Referens om du vill ta fram de båda.

    Nu visas referenserna på de rader där avsändaren ha angett uppgifterna.

    Mottagna_fakturor_med_referenser_str.png

    Du kan sortera fakturorna per referens om du vill. Klicka på rubriken i den kolumn som du vill sortera fakturorna efter.

    Klickar du på fakturanumret på en rad får du även fram referenserna i fakturavyn där du kan granska fakturan i sin helhet.


    Om du använder dig av en integrerad tjänst hos oss och har aktiverat referenskontroll på era leverantörsfakturor kan du hantera referenserna direkt via din inloggning. 


    Rapporter på mottagna fakturor:

    1. Ta fram rapporter på dina mottagna fakturor

    Du kan skapa rapporter på dina mottagna fakturor.

    Gör så här:

    1. Gå till sidan Mottagna fakturor.

    Mott_fakt_rapp_str.png

    2. Här kan du dels filtrera på fakturanummer och datum, men också på specifika leverantörer.

    V_lj_s_kfunk_cr_str.png

    3. Tryck på Rapport (när filtreringen är klar) för att skapa en rapport i Excel-format. Informationen presenteras i olika blad i dokumentet fördelat per år och valuta.

    2. Rapport på avvisade fakturor från leverantör

    I fliken Rapporter (under dina kontoinställningar) kan du beställa rapporter på avvisade fakturor från dina leverantörer. Rapporten skickas till den e-postadress som du är inloggad med.

    Klicka på pilen och välj hur ofta rapporten ska skickas.

    Rapport_avvisade_fakt_str.png


    Har du frågor om fakturaskanning? Här kan du läsa om hur det fungerar >>

  • Ta emot e-faktura via fil (Integrerad tjänst)

    1. Skicka kundfaktura

      1. Vanliga frågor om våra tjänster
      2. Vanliga fakturafrågor
      3. - Faktura till ny e-fakturamottagare
      4. - Skickade fakturor
      5. E-fakturaformat
      6. InExchange portooptimering

    2. Ta emot leverantörsfaktura

      1. Ta emot faktura
      2. - E-faktura via fil (Integrerad tjänst)

    3. Användarkonton och inställningar

      1. Avtal och licenser
      2. Inloggning och kontoinställningar
      3. Kontakta oss

    Att ta emot e-faktura direkt i ett affärssystem är numera ofta mycket enkelt och den tekniska uppsättningen går i regel snabbt. Vi på Inexchange gör det sedan lätt för era leverantörer att skicka korrekta och kompletta fakturor inklusive referensinformation och bilagor oavsett operatör.

    Hur förutsättningarna och behov ser ut är i regel unikt för varje kund. För att vi ska kunna sätta oss in i hur just din mottagartjänst ska fungera ber vi dig därför att kontakta oss.

    Vanliga frågor och svar:

    1. Går det att flytta information från ett fält till ett annat på leverantörens fakturor?

    Ibland anger leverantören information i ett fält, men för att det ska hamna rätt i mottagarens system skulle informationen behöva anges i ett annat fält.

    I första hand ser vi helst att leverantören anger information i rätt fält, men om detta inte är genomförbart finns det möjlighet för oss att flytta information från ett fält till ett annat innan fakturan levereras till dig.

    Kontakta vår support för mer information >>

  • Blanketter för Statliga verk och myndigheter som använder Proceedo

    Om du har en leverantör som är ett statligt bolag, verk eller myndighet, som vill skicka e-fakturor till er, vill de oftast att ni fyller i en blankett med olika uppgifter innan de kan börja skicka e-fakturor.

    Oftast är det uppgifter som ni som mottagare via InExchange inte har fått frågan om tidigare, så därför tänkte vi ta fram denna guide, så att Ni kan fylla i dessa blanketter korrekt åt dem. 

    Partsidentitet *
    Här menas hur de i sitt system skall adressera er.

    Utställarna kan adressera er med organisationsnummer eller GLN. **

    Organisationsnummer (A)

    Först anges SE (Landskod för Sverige, för övriga se länk) och sedan ert organisationsnummer, utan bindestreck!  
    Behöver de en sk. IdType så är den  "countrycode:organizationid"

    (Ex. SE5555556666)

    GLN Nummer (B)

    Här anger ni ert GLN och sedan ev. en sk. Type som är "http:/www.iso.int/schemas/eanucc/gln"

     

    Är du osäker på era uppgifter, så får du enkelt fram dem i InExchange Network, https://web.inexchange.se/inexchange/Profile/Company (kräver inloggning)

    Mottagningsadress ***
    Det är den adressen som deras tjänst vill ha för att skicka dokument till oss.
    Den adressen som skall användas är:

    • https://ws.inexchange.se/connector/ebxml.svc/upload/prod

    Kommunikationsprotokoll:
    Frågar de efter detta så är svaret EBMS eller Transportprofil.

    Format:
    Skall vara svefaktura (utan SBDH). 
    Frågas det efter version av svefaktura, kan ni som mottagare hos InExchange hantera alla versioner, men välj gärna v 1.0 då det är den som de flesta enklast kommer igång med.

    CPAid:
    Lämnas tomt

    Action:
    Lämnas tomt

    Service: 
    Lämnas tomt


    Förklaringar:

    * Partsidentitet, kan även kallas Mottagar-Id, BuyerParty, PartyID, E-fakturaadress, EDI adress, GLN och EAN. 

    ** Om Ni som företag bara består av en enhet, så rekommenderar vi att ni anger det som kallas "countrycode:organizationid"

    *** Mottagningsadress har även detta flera namn, t.ex URL, webservice-adress, transportprofilsadress, EBMS-adress. 

  • Mottagna fakturor kan ej levereras - Mottagare

    Varför uppstod felet?
    En trolig orsak kan vara att e-postadressen är ogiltig eller inte finns.

    Hur gör jag för att åtgärda felet?
    Kontrollera så ni angett korrekt e-postadress. Om den är felaktig kan ni korrigera denna under fliken Konto och Inställningar. Läs mer här

    För att korrigera den specifika fakturan som inte har kunnat levereras gå till Att hantera

    Läs mer om Att hantera här

  • Hur kan vi börja ta emot e-fakturor direkt i vårt affärssystem?

    Att ta emot e-fakturor direkt i ett affärssystem är numera mycket enkelt för de flesta och den tekniska uppsättningen går i regel snabbt.

    InExchange gör det sedan enkelt för era leverantörer att skicka korrekta och kompletta fakturor inklusive referensinformation och bilagor oavsett operatör.

    Hur förutsättningar och behov ser ut är i regel unikt för varje kund. För att kunna sätta oss in i hur just din mottagartjänst ska fungera ber vi därför att du kontaktar oss via 0500-44 63 60 eller info@inexchange.se.