Ta emot faktura - FAQ

Om fakturaavsändaren har angett uppgifter om faktureringsobjekt och avtal eller kontrakt på fakturan på ett korrekt sätt får du fram dessa på fakturorna.

Gör så här:

1. Gå till sidan Mottagna fakturor.
2. Klicka på Välj kolumner och lägg till kolumnerna för Faktureringsobjekt och Avtal/Kontrakt om de inte är synliga i din vy.

Om du inte får fram några uppgifter i dessa kolumner, men vet att de ska finnas på fakturan behöver detta kontrolleras hos fakturaavsändaren så att uppgifterna har angetts i avsedda fält.

Var ska uppgifterna anges i Inexchange tjänster för att de ska hamna rätt?

Om din leverantör skapar sina fakturor i våra webbaserade tjänster finns det avsedda fält för dessa uppgifter på sidan Skapa faktura > Visa fler referenser. Skickas fakturan via någon av våra andra tjänster skapas inläsningsmallar för detta.

Använder din leverantör en annan e-fakturaoperatör behöver uppgifterna kontrolleras hos aktuell operatör.

Avsedda fält i Svefakturan:

Uppgifter om faktureringsobjekt och avtal eller kontrakt behöver anges som AdditionalDocumentReference på fakturan av fakturaavsändaren. Följande koder ska användas för att uppgifterna ska läsas in korrekt:

Avtal och kontrakt = CT
Faktureringsobjekt = ACD

Mer information om Svefaktura finns hos SFTI >>

I ditt Leverantörsregister får du fram en lista på de bolag som vi har levererat fakturor från till ditt bolag.

I listan visas de företag som någon gång har skickat eller försökt skicka faktura till er med något av våra tre leveranssätt (PDF, e-faktura eller papper).

Klicka på Rapport för att få ut en lista i Excel-format.

Gör så här:

1. Gå till sidan Mottagna fakturor för att se hur respektive faktura skickades.
2. Tryck på Välj kolumner i fakturalistans övre högra hörn (se bild).

3. Markera raden Leverans.
4. Leveranssätt visas nu i en egen kolumn mellan Dok.typ och Leverantör. 

Ja, du kan ta fram referenserna på fakturorna i din fakturalista.

Gör så här:

1. Gå till sidan Mottagna fakturor och klicka på Välj kolumner.
2. Här kan du välja vilka kolumner du vill visa i din fakturalista. Markera raderna Referensnr och Referens om du vill ta fram de båda.

Nu visas referenserna på de rader där avsändaren ha angett uppgifterna.

Du kan sortera fakturorna per referens om du vill. Klicka på rubriken i den kolumn som du vill sortera fakturorna efter.

Klickar du på fakturanumret på en rad får du även fram referenserna i fakturavyn där du kan granska fakturan i sin helhet.

Varför uppstod felet?
En trolig orsak kan vara att e-postadressen är ogiltig eller inte finns.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
Kontrollera så ni angett korrekt e-postadress.

För att korrigera den specifika fakturan som inte har kunnat levereras gå till Att hantera

Att ta emot e-fakturor direkt i ett affärssystem är numera mycket enkelt för de flesta och den tekniska uppsättningen går i regel snabbt.

Inexchange gör det sedan enkelt för era leverantörer att skicka korrekta och kompletta fakturor inklusive referensinformation och bilagor oavsett operatör.

Hur förutsättningar och behov ser ut är i regel unikt för varje kund. För att kunna sätta oss in i hur just din mottagartjänst ska fungera ber vi därför att du kontaktar oss via 0500-44 63 60 eller info@inexchange.se.

Du kan skapa rapporter på dina mottagna fakturor.

Gör så här:

1. Gå till sidan Mottagna fakturor.

2. Här kan du dels filtrera på fakturanummer och datum, men också på specifika leverantörer.

3. Tryck på Rapport (när filtreringen är klar) för att skapa en rapport i Excel-format. Informationen presenteras i olika blad i dokumentet fördelat per år och valuta.

I fliken Rapporter (under dina kontoinställningar) kan du beställa rapporter på avvisade fakturor från dina leverantörer. Rapporten skickas till den e-postadress som du är inloggad med.

Klicka på pilen och välj hur ofta rapporten ska skickas.

Ibland anger leverantören information i ett fält, men för att det ska hamna rätt i mottagarens system skulle informationen behöva anges i ett annat fält.

I första hand ser vi helst att leverantören anger information i rätt fält, men om detta inte är genomförbart finns det möjlighet för oss att flytta information från ett fält till ett annat innan fakturan levereras till dig.

Kontakta vår support för mer information >>

Vi har en standardlösning som fungerar bra för de flesta. Alla standardfält från fakturor tolkas och verifieras. För större bolag med specifika krav kan vi erbjuda en kundanpassad lösning. 

Tjänsten offereras.

Dokument som skannas och tolkas:
Fakturor
Kreditnotor

Dokument som skannas, men inte tolkas (skickas som avvikelse):
Räntefakturor
Proformafakturor
Påminnelser
Inkassokrav

Dokument som skickas via post till kunden:
Avtal
Kontrakt

Dokument som inte hanteras:
Reklam

Så här går det till:

1. Postmottagning
   Alla brev tas emot på skanningscentralen.
2. Preparering
   Gem, tejp, häftklammer och annat tas bort och fakturorna läggs i hög. Reklam kastas.
3. Skanning
   Fakturorna matas in i en höghastighetsskanner som skannar fram- och baksida på varje papper.

4. Tolkning och verifiering
   Tolkning av faktura innebär att en programvara maskinellt letar efter de fält som ska tolkas (normalt 11 standardfält). Om programvaran inte hittar alla fält skickas fakturan vidare för manuell validering. Då görs ett manuellt försök att komplettera tolkningen med de fält som programvaran inte hittat. 

   Fakturor som inte kan tolkas rätt, eller andra dokument som inte är en faktura (debet eller kredit), skannas och skickas som en avvikelse via mail. 

5. Leverans
   Fakturor som inte uppfyller regelverket skickas som avvikelser till kunden. En avvikelse är ett elektroniskt återskick av den skannade bilden till en e-postadress angiven av kunden. 
   
   Korrekta fakturor skickas via fil till Inexchange för leverans till kunden.
6. Arkivering
   Alla fakturor korttidslagras i tre (3) månader. Därefter skickas de till långtidsarkivering hos en extern leverantör. 

Nej, referenskontroll går endast att tillämpa till e-fakturor.

För att tolkning av referensnummer ska fungera bra bör leverantören skriva referensnumret i avsatt fält eller under avsatt rubrik (t ex "Er referens").

Tolkning av utländska fakturor utförda enligt det latinska alfabetet ingår i skanningstjänsten. Dock finns det en rad komplikationer som gör att utländska fakturor är mer svårtolkade än svenska.

Fakturorna kan se väldigt olika ut i olika länder och benämningar och eventuella förkortningar kan se ut på många olika sätt vilket gör att exempelvis referenser kan bli svårtolkade i den manuella hanteringen. 

Det betyder att vi alltid försöker tolka en utländsk faktura manuellt, men kommer att skicka den som avvikelse vid eventuella tolkningsbegränsningar.

Nej, den funktionen finns inte i dagsläget. Varken för papper eller e-post.

Om en faktura blivit felaktigt inläst av skanningsleverantören ska detta felanmälas till supporten för omskanning av fakturan. Notera att det inte ingår någon möjlighet att skanna om fakturor som redan skannats in enligt regelverket.

Nedan beskrivs de avtalade leveranstiderna för skannade fakturor. 

• Fakturor (pappersfakturor och PDF-fakturor) som anländer till Inexchange innan kl 10:30 arbetsdag 1 skall skannas, tolkas, verifieras och levereras som datafiler arbetsdag 2 senast kl 10:00.
  
   
• Fakturor (pappersfakturor och PDF-fakturor) som anländer till Inexchange efter kl 10:30 arbetsdag 1 skall skannas, tolkas, verifieras och levereras som datafiler arbetsdag 2 senast kl 16:00.

Servicetiden omfattar officiella svenska arbetsdagar, helgfri måndag till fredag.

Den bästa lösningen är att få leverantören att börja skicka e-faktura till er. Dina leverantörer är välkomna att kontakta Inexchange på 0500 - 44 63 60 (tonval 1) för att få veta mer om våra tjänster och komma igång med e-faktura.

För att skanningstjänsten ska fungera så bra som möjligt är det bra om ni ger nedanstående information till era leverantörer som inte kan skicka e-faktura.

Faktura via e-post

• 1 bifogad fil = 1 faktura (där de första sidorna är själva fakturan och bilagor finns i samma fil).
  Max 50 st filer per mail och med total storlek på 25 MB
• Om det är en faktura som har en tillhörande bilaga så är det viktigt att det bara skickas EN faktura per mail. Även bilagan skall vara i PDF-format och filnamnet på en bilaga får ej innehålla ordet faktura eller invoice. Filnamnet får inte heller innehålla andra punkter än den som separerar fil-prefixet i slutet ".pdf").
• Den tilldelade fakturaadressen skall finnas på fakturan.
• Formatet skall vara pdf, övriga format tolkas inte. Mail med bilagor i andra format förbises utan återkoppling.
• Fakturabilden ska vara av god kvalitet.
• Inga handskrivna anteckningar hanteras.
• Maila in fakturor till angiven e-postadress (inte via köparen).
• Maila in fakturor innan kl. 13.00 för snabbast handläggning.

Faktura via post

Den tilldelade fakturaadressen skall finnas på fakturan.
Fakturan skall skickas direkt till skanningscentralen.
Inga handskrivna anteckningar hanteras.

Kontakta Inexchange support för att uppdatera adressen. Detta gör du enkelt genom att skapa ett supportärende via våra kontaktformulär.

Så skapar du ett supportärende >>