Logga in för att få tillgång till Support samt hjälp anpassad för ditt konto

Hej! Vad vill du ha hjälp med?

Laddar…

  1. Ditt kundregister
  2. Vanliga frågor om InExchange Web
  3. Kontoinställningar
  4. Företagsuppgifter
  5. Kontaktinformation
  6. Företagsuppgifter och kontoinställningar
  7. Användarguide för InExchange Web
  8. Jämförelse av webbtjänst
  9. Hitta rätt
  10. Skapa faktura

Vanliga frågor om InExchange Web Följ

  1. Kom igång

    1. Skapa konto
    2. Jämförelse av webbtjänst
  2. Inställningar och register

    1. Företagsuppgifter och kontoinställningar
    2. Kontaktinformation
    3. Företagsuppgifter
    4. Kontoinställningar
    5. Ditt kundregister
    6. Koppla kund till en mottagare i nätverket
  3. Skicka dina fakturor

    1. Hitta rätt
    2. Skapa faktura
    3. Fakturanummerserier
    4. Välj kund
    5. Fakturahuvudet
    6. Fakturarader
    7. Avgifter och rabatter
    8. Fakturakommentarer och bilagor
    9. Förhandsgranska och spara faktura
    10. Skicka faktura
  4. Läs mer

    1. När fakturan är skickad
    2. Vanliga frågor om InExchange Web >>
    3. Påminnelser och inkassokrav

InExchange_Web_FAQ.png

Se menyn till vänster för information om hur du kommer igång med tjänsterna InExchange Web Bas och Web Plus. Nedan har vi samlat svar på ytterligare frågor som kan uppstå under arbetets gång.

Skapa och redigera faktura

1. Kan jag kopiera en faktura?

Ja, det är enkelt att kopiera en befintlig faktura för att använda den som underlag för en ny.

Kopiera en faktura

1. Sök fram din redan skickade faktura på sidan Skickade fakturor och klicka på fakturanumret för den faktura du vill kopiera enligt nedanstående bild.

Skickad_fakt_nr_str.png

2. Klicka på knappen Kopiera på fakturan.

Skickad_fakt_kop_knapp_str.png

3. En ny faktura skapas nu med exakt samma innehåll. Kom ihåg att byta kund på den nya fakturan om den inte ska skapas på samma kund som den kopierade fakturan. Utför eventuella andra korrigeringar och klicka sedan på Fortsätt och därefter på Skicka för att skicka fakturan.

2. Kan jag lägga till en fakturaperiod på en faktura?

Ja, det kan du.

Gå till sidan Skapa faktura och klicka på Visa fler referenser. Här kan du välja fakturaperiod.

Fakturaperiod.gif

Nedan finns ett exempel på hur det kan se ut på fakturan.

Fakturaperiod_Faktura.jpg

3. Hur lägger jag till rabatt på en fakturarad?

Rabatt på en fakturarad anges i procent i kolumnen Rabatt % på sidan Skapa faktura. Även om rabatten anges i procent kommer den att visas både som ett belopp och en procentsats när fakturan levereras till mottagaren. Observera att rabatten endast gäller för den aktuella fakturaraden, inte för hela fakturan. 

Rabatt_p__rad_str_new.png

Så lägger du till avgifter och rabatter som avser hela fakturan >>

4. Kan jag ange ett följesedelsnummer/leveransdatum på en fakturarad?

Ja, du kan ange ytterligare information på en fakturarad.

Lägg till fält

1. Klicka på plustecknet på aktuell fakturarad och sedan på Lägg till fält.

L_gg_till_f_lt_str.jpg

2. Välj Följesedel i listan för att fylla i ett följesedelsnummer och ett eventuellt radnummer. Här kan du välja att lägga till annan typ av information också. Välj ett alternativ i listan och fyll sedan i fälten som visas.

F_lt_meny_FS.jpg

3. Så här kan det se ut på fakturan:

FSnr_p__fakt_str.jpg

5. Kan jag ändra ordning på fakturaraderna på min faktura?

Ja, du kan enkelt ändra ordningen på dina fakturarader på Skapa faktura-sidan. Använd dig av den grå ikonen till vänster om fakturaraden. Dra raden, med hjälp av ikonen, till önskad plats.

Fakturarad_2_rader_str.png

6. Vilka kan jag skicka e-faktura till via InExchange Web Bas?

Gör enligt nedan för att kontrollera om du kan skicka e-faktura till en viss mottagare via vår kostnadsfria tjänst InExchange Web Bas.

  1. Logga in och sök efter mottagaren på sidan Utöka ditt nätverk.
  2. Klicka på företagets namn i träfflistan för att se vad som krävs.
  3. Om det står Uppgradera konto för att skicka i tabellen under Fakturor > Tar emot krävs det att du uppgraderar ditt konto till Web Plus eller till någon av våra mer automatiserade tjänster. I annat fall kan du skicka med din befintliga tjänst.

Kontroller_cr_3_mark_uppgr_str.png

Läs mer:
Referenskontroll och godkännande av leverantör
Så skickar du en förfrågan om godkännande av leverantör

7. Hur uppdaterar jag vår e-postadress i fakturornas sidfot?

En del av de uppgifter som finns i dina fakturors sidfot, så som e-postadress, telefonnummer, säte, med mera hämtas in från fakturainställningarna under Konto i menyn.

1. Gå till sidan Konto > Profil och bläddra ner till sektionen Fakturainställningar. Klicka på ikonen penna.jpg i rutans nedre högra hörn för att redigera uppgifterna. 

Fakt_inst_3_str.png

Om fältet E-post är tomt används den e-postadress som sparades i samband med att kontot skapades. För att ändra adress på fakturorna du skickar framöver kan du ange en enligt ovan, men behöver du ändra e-postadress på kontot ber vi dig kontakta oss.

Sidfot_str_3.png

8. Hur skapar jag en kreditnota?

Skapa en ny kreditnota

Om du går till sidan Fakturor > Skapa faktura blir det automatiskt en debetfaktura. Om du istället vill skapa en ny kreditnota klickar du på texten Byt till kreditnota.

Skapa_fakt_meny_inkl_kredit_str.png

Kreditera en redan skickad faktura

1. Gå till sidan Fakturor > Skickade fakturor och sök fram den faktura du vill kreditera. 

Skickade_fakt_meny_str_2.png

2. Klicka på fakturanumret för att ta fram den på din bildskärm.

Skickad_fakt_nr_str.png

3. Klicka på knappen Kreditnota i fakturavyn.

Skickad_fakt_kredit_knapp_str.png

Färdigställ fakturan med eventuell tilläggsinformation och skicka den sedan genom att klicka på Fortsätt och sedan på Skicka.


Leveranssätt, bilagor och referenser

1. Hur byter jag leveranssätt på fakturan?

Du kan byta leveranssätt på kundkortet i ditt kundregister under Fakturainställningar > Skicka som eller direkt på Skapa faktura-sidan.

Du kan skicka e-faktura, PDF och pappersfaktura (för papper krävs Web Plus).

Instruktioner för byte av leveranssätt på:

play_3.png Skapa faktura-sidan
Notering.png Kundkortet

2. Hur lägger jag till ett OCR-nummer och andra referenser på min faktura?

Genom att klicka på Fler referenser i sidhuvudet på sidan Skapa faktura kan du lägga till fler referenser och betalningsinstruktioner på din faktura.

OCR_och_fler_referenser.gif

3. Vad ska jag ange för uppgifter i fältet Ert referensnummer på fakturan?

Här fyller du i det referensnummer (kallas även för referenskod, beställarreferens, beställar-ID, med mera) som du har fått av din kund i de fall kunden kräver detta på sina fakturor. Referensnumret identifierar exempelvis en specifik person eller en avdelning hos din kund och underlättar hanteringen av din faktura när den tas emot.

När automatisk referenskontroll är aktiverad är den här informationen obligatorisk och måste vara korrekt ifylld. Referensnumret består normalt av siffror och/eller bokstäver. Ange endast själva referensen i fältet utan några andra tecken eller mellanslag som inte skall finnas med. Följ instruktionerna som du har fått av din kund.

Vid problem med validering av referenser ber vi dig kontakta din kund för mer information.

Ert_refnr_str.png

Utseendet på referensnummer kan variera. Här är några exempel:

YY01234
123456
Anna Andersson

4. Kan jag skicka en PDF-faktura till flera mailadresser?

Du kan skicka dina pdf-fakturor till flera mailadresser på en och samma gång genom att göra ett kommatecken mellan varje mailadress (utan mellanslag). 

Exempel som fungerar: (Separerade med kommatecken utan mellanslag)

mail1@domän.se,mail2@domän.se,mail3@domän.se

Exempel som inte fungerar: (Separerade med kommatecken och mellanslag/semicolon)

mail1@domän.se , mail2@domän.se , mail3@domän.se
mail1@domän.se ; mail2@domän.se ; mail3@domän.se


Moms, summeringar och betalningsuppgifter

1. Hur ändrar jag momssats?

Fakturaraderna får som standard 25% moms (om inga inställningar har gjorts på kontot), men du kan lägga till fler och ändra momssats på fakturaraderna vid behov. Om du använder dig av olika momssatser på fakturaraderna summeras dessa per momssats längst ner på fakturan.

Klicka på pilen till höger om momssatsen på aktuell fakturarad för att ändra eller lägga till en ny momssats.Fakturarad_v_lj_moms_str.png

Ikon_26---A.png Ändra momssats på en fakturarad

1. När du klickar på pilen enligt bilden ovan visas de momssatser som finns tillgängliga. Välj den momssats som ska gälla för fakturaraden eller lägg till en ny enligt instruktionerna i punkt B.

Momssats__ndra_str_new.jpg

Ikon_26---B.png Lägg till en ny momssats

1. Välj Lägg till ny/Ändra efter att du har klickat på pilen till höger om momssatsen på aktuell fakturarad.

Momssats_ny_str.png

2. Klicka sedan på Lägg till ny i rutan som visas.

Momssats_l_gg_till_ny_str.png

2. Ange den nya momssatsen på den tomma raden i formuläret. I vårt exempel skriver vi 0%.

Momssats_ny_spara_str.png

3. Markera Standard om du vill att den nya momssatsen ska användas som standard på alla nya fakturarader och klicka på Spara för att komma tillbaka till fakturan.

4. Den nya momssatsen har nu lagts till i listan.

Momssats_ny_tillagd_str.png

Repetera stegen för att vid behov lägga till ytterligare momssatser. 

2. Hur skickar jag en faktura där mervärdesskatt ingår på radnivå?

Enligt den e-fakturastandard vi använder i Sverige (Svefaktura) finns det inte stöd för fakturor där radernas belopp har momsen inräknad, detta är framförallt på grund av att standarden primärt är framtagen för kommuner och landsting. Fakturaraderna måste specificeras exklusive moms.

Du kan läsa mer om denna standard på SFTI:s hemsida >>

3. Hur skickar jag en faktura med omvänd betalningsskyldighet?

Börja med att aktivera funktionen för omvänd betalningsskyldighet på ditt konto. När det väl är aktiverat kan du aktivera detta i kundkortet på aktuella kunder och använda funktionen på sidan Skapa faktura. Se instruktionerna nedan i tre steg.

Steg 1 - Aktivera tjänsten på ditt konto

1. Gå till sidan Konto > Profil och navigera ner till sektionen Utökade fakturainställningar. Klicka på ikonen nertill i rutan för att göra ändringar.

Omv_nd_betskyld_str.png

2. Markera rutan för omvänd betalningsskyldighet och Spara dina inställningar.

Omv_nd_betskyld_ed_str.png

Steg 2 - Aktivera omvänd betalningsskyldighet på kundkortet på aktuell kund

Kundspecifika inställningar görs på kundkortet i ditt Kundregister.

Ta fram kundkortet på något av följande sätt:

  1. Sök fram aktuell kund i ditt Kundregister.
    Klicka på Visa för att ta fram kundkortet.
  2. Sök fram aktuell kund på sidan Skapa faktura.
    Klicka på Redigera kund, visa bild.

Markera rutan för Omvänd betalningsskyldighet.

Faktinst_omvbet_str.png

 

Steg 3 - Skapa faktura med omvänd betalningsskyldighet

Möjligheten att fakturera aktuella kunder med omvänd betalningsskyldighet tänds nu på sidan Skapa faktura.

skapa_fakt_omvbet_str_new.png

4. Hur uppdaterar jag mina betalningsuppgifter?

De uppgifter som hamnar längst ner på dina kundfakturor läses in från sidan Konto > Profil. Ange uppgifter för betalning innan du skickar din första faktura och ändra vid behov.

Uppdatering av betalningsuppgifter

  1. Bläddra ner till Betalningssätt på sidan Konto > Profil.
  2. Klicka på ikonen penna.jpg nertill i rutan för att fylla i uppgifter eller för att ändra.
  3. Uppdatera dina uppgifter och klicka sedan på Spara.
    Se instruktioner >>

När du ändrar företagskänslig information skickas ett e-postmeddelande till den e-postadress som är registrerad på företaget. Klicka på länken i meddelandet för att godkänna ändringen. Ändringen går igenom när vi har fått ett godkännande.

Så anger du bankkonto 

  1. Klicka på Lägg till bankkonto för att få fram dessa fält om du inte har något bankkonto inlagt sedan tidigare.

    Bank_l_gg_till_konto_str_2.png
  2. I fältet Bank kan du ange antingen bankens fullständiga namn eller dess Swift/BIC-kod.

5. Varför har jag inte fått någon betalning på min skickade faktura?

När en faktura dyker upp under vyn Skickade fakturor på vår hemsida kan du räkna med att fakturan i fråga är giltig och att den är på väg/levererad till mottagaren. När fakturan levereras till mottagaren övergår ansvaret för fakturan till mottagaren. Finns det några frågor kring fakturan ska mottagaren kontakta dig för att reda ut dessa.

Om en faktura, som visas i vyn Skickade fakturor, inte har blivit betald behöver du kontakta mottagaren för att reda ut varför den inte har blivit betald. Om du är osäker på mottagarens kontaktuppgifter kan du söka fram företagets uppgifter i vårt nätverk >>

InExchange har tjänster för påminnelse- och inkassohantering samt betalningsmatchning. Kontakta oss för mer information >>


Hittar du inte svaret på din fråga?

I våra webbaserade tjänster ingår ingen personlig support, men om du undrar över något och inte hittar svaret på din fråga här i vårt hjälpcenter är du välkommen att kontakta oss på kundservice@inexchange.se eller på 0500 - 44 63 60 (telefonval 3) för att få hjälp.

Vanliga frågor och svar om avtal och licenser >>

Föregående Nästa

Var denna artikel till hjälp?
0 av 0 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer