Fakturor att hantera - Meddelanden

Sökväg till Inexchange Network: Fakturor\Att hantera

På sidan Att hantera samlas dina fakturor som inte har kunnat levereras. Du kan åtgärda felaktigheter och skicka om fakturor direkt via denna vy.

1. Börja med att klicka på Hantera på aktuell rad för att ta bort en faktura.

2. Klicka sedan på Ta bort.

Observera att fakturan även tas bort från dina Skickade fakturor.

Tänk på att du kan behöva kreditera fakturan i ditt affärssystem och i din bokföring.

Sökväg till Inexchange Network: Fakturor\Att hantera

Under Att hantera har du möjlighet att redigera fakturor som av olika anledningar inte har kunnat levereras.

Instruktioner för att hantera en olevererad faktura:

1. Klicka på Hantera längst till höger om den faktura du önskar skicka om.

   

2. Kontrollera felmeddelandet högst upp. Om referenskod eller inköpsordernummer är felaktigt kan det redigeras direkt under Ert referensnr eller Ordernr.

   

3. Efter att ha redigerat de felaktiga uppgifterna eller valt ett nytt leveranssätt, klicka på Skicka. 
   Observera att om du ändrar leveranssätt till exempelvis pdf kommer det endast att påverka just denna faktura.
4. Fakturan skickas sedan vidare till mottagaren och syns under fliken Fakturor > Skickade fakturor.

Om fakturan redan behandlats på annat vis kan du välja Ta bort till vänster om Skicka. Detta tar bort fakturan från listan med ej skickade fakturor men gör inga ändringar i kundregistret.

Olevererade fakturor visas för tre (3) månader bakåt i tiden.

På sidan Att hantera står det Papper i kolumnen Leverans på de fakturor som har skickats som pappersfaktura. Du får fram fakturan i pdf-format genom att klicka på förstoringsglaset.

1. Efter att du har klickat på Hantera får du möjlighet att korrigera uppgifter. I felmeddelandet står returorsaken och vad du bör åtgärda innan fakturan skickas om.

2. Klicka på länken i felmeddelandet om du vill kontrollera utskriften och se hur informationen presenteras i de fönsterkuvert som fakturorna skickas i.  Du ser också om försättsblad används och hur det då ser ut när fakturan skickas på papper. I fliken Inställningar ser du hur dina pappersfakturor hanteras.

3. Klicka på Skicka för att skicka om fakturan.

Varför uppstod felet?
Felet kan ha olika orsaker och specificeras i felmeddelandet.
Har du frågor runt detta behöver du kontakta mottagaren.

Det kan även bero på att fakturan är felaktigt summerad.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
Du behöver korrigera fakturan i ditt fakturasystem och skicka om den till mottagaren.
Dessa typer av fel kan du inte åtgärda via Att hantera på Inexchange Network.

Varför uppstod felet?
Kundens namn på fakturan stämmer inte med mottagaren.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
För att kunna skicka fakturan behöver du korrigera kundnamnet, det kan du göra via Att hantera på Inexchange Network.

Varför uppstod felet?
Referensnamnet som har uppgetts på fakturan är felaktigt eller saknas.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
För att få en korrekt referensnamn, kontakta mottagaren. När du har fått korrekta uppgifter kan du korrigera dem via Att hantera på Inexchange Network.

Varför uppstod felet?
Referenskoden eller ordernumret som har angetts är felaktig eller saknas.

Referenskoder och ordernummer är känsliga för stora och små bokstäver och matchas mot en referenslista eller en regel som mottagaren har bestämt.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
Mottagarens referenslistor uppdateras kontinuerligt, så även om du har en referens som har fungerat tidigare så kan den ha blivit ändrad.
För att få en korrekt referens eller ordernummer kontakta mottagaren. När du har fått korrekta uppgifter kan du korrigera dem via Att hantera på Inexchange Network.

Varför uppstod felet?
Fakturan har skickats från en annan operatör än vad som är registrerat idag på utställaren.

Detta fel förekommer ibland när en utställare byter operatör utan att Inexchange blir informerade i förväg.

Varför uppstod felet?
Ett tekniskt fel beror på att det är något fel med innehållet i fakturan så den inte har kunnat läsas in. Exempelvis kan det finnas ogiltiga tecken i xml-filen.

"Kunde inte hitta faktura som matchar bilagorna inom utsatt tid" innebär att vi har fått en bilaga, men ingen faktura till bilagan.

"Kunde inte hitta bilaga som matchar faktura inom utsatt tid" innebär att vi har fått en faktura där det angetts i filen att det även ska finnas en bilaga, men vi har inte fått någon bilaga.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
För att fakturan ska kunna skickas behöver ni korrigera filen och skicka om den.

Beroende på om det är bilagan eller fakturan som fattas så behöver den överföras till oss på nytt.

Tekniskt fel - Dubblett

Varför uppstod felet?
Filen som har skickats är identisk med en tidigare skickad fil.

Hur åtgärdar jag felet?
Om det är en faktura som ska skickas som ni tidigare har skickat behöver det göras en ändring i filen för att den ska gå igenom.
Om det är en faktura som ska skickas om som ni redan har skickat så finns möjligheten att skicka om den via Inexchange Network. Läs mer här

Tekniskt fel - Tom fil

Varför uppstod felet?
Filen som har skickats saknar innehåll.

Hur åtgärdar jag felet?
Eftersom det inte finns något innehåll i filen så kan den inte hanteras av Inexchange.

Kontrollera varför filen är tom, åtgärda felet, och sedan ladda upp filen till Inexchange på nytt så den kan hanteras och skickas till mottagaren.

Varför uppstod felet?
Filen som har skickats är identisk med en tidigare skickad fil.

Hur åtgärdar jag felet?
Om det är en faktura som ska skickas som ni tidigare har skickat behöver det göras en ändring i filen för att den ska gå igenom.
Om det är en faktura som ska skickas om som ni redan har skickat så finns möjligheten att skicka om den via Inexchange Network. Läs mer här.

Varför uppstod felet?
Detta är ett fel som kan uppstå om XML-filens struktur är skadad, felaktig, om den är tom eller om överföringen avbrutits.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
För att åtgärda den här typen av fel behöver fakturan korrigeras och skickas om.

Varför uppstod felet?
En exakt likadan fil har redan överförts.
Detta kontrolleras genom att en signatur skapas för fakturan baserat på dess innehåll.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
För att kunna skicka fakturan på nytt så behöver fakturans innehåll ändras. Minsta ändring som exempelvis ett mellanslag eller punkt räcker för att en ny signatur ska skapas.

Varför uppstod felet?
Vid inläsning av fakturan så kunde inte specificerad bilaga hittas.
Bilagan måste överföras så snart som möjligt i samband med fakturan.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
Kontrollera så att det angivna namnet på bilagan i fakturan stämmer med överförd bilaga.
Överför fakturan och bilaga igen.

Varför uppstod felet?
Detta fel uppstår när en tidigare mottagare har valt att avsluta sin mottagartjänst hos oss.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
Kontakta mottagaren och kontrollera om de inte längre tar emot e-faktura.
I annat fall kan ni skicka om fakturan genom att välja ett annat leveranssätt under Att hantera på Inexchange Network.

Läs mer om Att hantera här.

Varför uppstod felet?
Fakturan du har skickat har returnerats. Det kan bero på fel adress, adressaten har flyttat eller att adressen inte är komplett.

Hur åtgärdar jag problemet?
Du kan via Att hantera på Inexchange Network välja att skicka om fakturan. Korrigera adressen till korrekt adress och välj att skicka om den. Vi kommer då att lägga på ett försättsblad med den korrekta adressen.
Adressen måste även uppdateras i ditt fakturasystem så att du skickar till rätt adress nästa gång du fakturerar.

Du kan även välja att skicka om fakturan som pdf om du har en mailadress till mottagaren.

Läs mer om Att hantera här.

Varför uppstod felet?
Felet som har uppstått beror på att fakturan inte följer mottagarens affärsregler. Detta uppstår oftast när man skickar till en mottagare med det norska formatet EHF.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
För att kunna skicka om fakturan behöver du korrigera fakturan och skicka om den eller välja att skicka fakturan som papper eller pdf via Att hantera på Inexchange Network.

Läs mer om Att hantera här.

Varför uppstod felet?
Det här felmeddelandet kommer från mottagaren. Vad för typ av fel det är står i meddelandet från oss. Det kan exempelvis vara en felaktig referens.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
Om det inte framgår tydligt i felmeddelandet vad som är fel behöver du vända dig till mottagaren alternativt mottagarens operatör för att reda ut med dem vad som är fel.

Du kan via Att hantera på Inexchange Network välja att skicka om fakturan med ett annat leveranssätt, papper eller pdf.

Läs mer om Att hantera här.

Om dina pdf-fakturor inte kunde levereras – så åtgärdar du felet

Om din pdf-faktura inte kunde levereras till mottagaren kan det bero på ett antal olika orsaker. Du kan börja med att kontrollera nedanstående saker.

Har korrekt e-postadress angivits?

• Kontrollera att stavningen och formatet på adressen är korrekt.
• Kontakta mottagaren för att verifiera att adressen är i bruk och att mottagarens inkorg inte är full.

Har e-postmeddelandet blockerats av mottagaren?

• Be fakturamottagaren kontrollera att meddelanden från noreply@inexchange.se inte blockeras av mottagarens mailsystem, exempelvis via ett spamfilter eller annat.

Ibland kan tillfälliga problem uppstå utan att något behöver åtgärdas, då kan man helt enkelt gå in i listan över stoppade fakturor via knappen Hantera dina stoppade fakturor och skicka om fakturan/fakturorna utan ändring. Får man då inget nytt felmeddelande och fakturan finns med i listan för Skickade fakturor så har försändelsen lyckats.

Åtgärda och skicka om
Om din pdf-faktura inte kunde levereras får du ett felmeddelande av oss via e-post. Klicka på knappen Hantera dina stoppade fakturor som finns i felmeddelandet för att åtgärda eventuella fel och för att skicka om fakturan.

Om problemet kvarstår, kontakta Inexchange support via vårt ärendeformulär >>

Varför uppstod felet?
Mottagaren av fakturan är inte registrerad som mottagare i Inexchange Network.

Detta betyder att mottagaren idag inte har någon registrerad tjänst för mottagning av e-faktura hos Inexchange eller hos annan operatör via samtrafik. Det kan också vara så att vi inte har kunnat identifiera mottagaren på grund av bristfällig information, exempelvis om organisationsnummer, VAT-nr. eller GLN saknas.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
Är det en kund som du vet kan ta emot e-faktura, men som ännu inte finns upplagda som mottagare i vårt nätverk – kontakta Inexchange support på 0500-44 63 60 eller via våra kontaktformulär så kan vi lägga upp dem som mottagare.

I annat fall kan ni skicka om fakturan genom att välja ett annat leveranssätt under Att hantera på Inexchange Network.

Läs mer om Att hantera här

Varför uppstod felet?

Mottagaren har som önskemål att alla leverantörer tar kontakt med dem i förväg innan fakturor skickas.

Hur gör jag för att åtgärda felet?

Ta kontakt med er kund för mer information.
Du kan välja att skicka om fakturan med annat leveranssätt via Att hantera på Inexchange Network.

Läs mer om Att hantera här

Varför uppstod felet?
Vi kan inte leverera fakturor mellan två parter där ingen är kund till Inexchange.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
Fakturan behöver skickas om till mottagarens VAN-operatör.

Ta kontakt med din kund för mer information om vilken VAN-operatör de använder.

Varför uppstod felet?
Detta fel kan innefatta olika saker. Felmeddelandet kommer från mottagaren eller när vi kontrollerat fakturan hos oss på Inexchange.

Hur åtgärdar jag felet?
Är det ett referensfel, ordernummer fel eller liknande kan du korrigera det via Att hantera på Inexchange Network.
I annat fall behöver du korrigera fakturan och skicka om den.

Läs mer om Att hantera här

Varför uppstod felet?
Mottagaren har valt att inte godkänna er som leverantör av e-faktura.

Hur åtgärdar jag felet?
Ta en kontakt med mottagaren för att få veta varför förfrågan har avvisats.
Du kan via Att hantera på Inexchange Network välja att skicka om fakturan med ett annat leveranssätt, papper eller pdf.

Läs mer:
Hantera fakturor under Att hantera
Om din förfrågan avvisades/nekades

Varför uppstod felet?
Vi har inte kunnat hantera pdf-filen. Detta kan bero på att pdf:en är skadad, tom eller skyddad. Det kan även bero på att det inte är en riktig pdf-fil.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
Kontrollera ovanstående och skicka om fakturan via Att hantera på Inexchange Network. Har du inte fått någon korrekt mailadress finns möjligheten att skicka om fakturan som pappersfaktura.

Läs mer om Att hantera här

Varför uppstod felet?
Fakturans summeringar får inte vara negativa enligt fakturastandarden: Svefaktura.
Svefakturor definieras som debet eller kredit i ett fält som heter InvoiceTypeCode, så summeringar ska inte vara negativa.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
Fakturans slutbelopp får inte vara negativ. Fakturan behöver korrigeras och skickas om.

Varför uppstod felet?
Mottagaren har inte kunnat identifieras unikt bland flera mottagare med samma org.nr, VAT-nr eller GLN.

Detta kan uppstå exempelvis om en kommun har valt att registrera sina förvaltningar som separata mottagare och fakturan innehåller endast org.nr.

För att en så exakt matchning som möjligt ska kunna göras så behövs något som unikt identifierar dem, exempelvis: GLN.

Hur gör jag för att åtgärda felet?
Kontakta mottagaren för att få korrekt GLN att skicka fakturan mot och skicka om fakturan.