-
ANVÄNDARGUIDE
-
FAKTUROR
-
REGISTER
-
INSTÄLLNINGAR
- Prenumerationer
- Allmänt – Företagsinformation
- Allmänt – Kontaktinformation
- Allmänt – Rapporter
- Allmänt – Användarhantering
- Uppsägning av tjänsten
- Avbryt uppsägningen
- Kundreskontra – FTP inställningar
- Kundreskontra – Fakturainställningar
- Kundreskontra – Printinställningar
- Leverantörsreskontra – Referenshantering
-
LEVERANTÖRSFAKTURA BASIC
-
INEXCHANGE STORE
-
ÖVRIGT
Hur skapar jag en manuell faktura?
Den här artikeln går igenom hela processen för att skapa en manuell faktura. Du får steg för steg veta hur du väljer kund, fyller i fakturauppgifter, lägger till artiklar och skickar fakturan.
För att kunna skapa en faktura manuellt behöver du först aktivera funktionen Skapa faktura i menyn. Om knappen inte visas kan du läsa mer här: Aktivera Skapa faktura .
Steg 1: Öppna faktura mallen
Klicka på Skapa faktura i vänstermenyn. Ett formulär öppnas där du fyller i all information för fakturan.
Steg 2: Välj kund
Sök efter kunden i fältet Kund. Du kan söka på:
- Företagsnamn
- Organisationsnummer
- Kundnummer
- Momsregistreringsnummer
- GLN nummer
Om kunden är ansluten som e fakturamottagare visas ett förslag som du kan välja. Då fylls kunduppgifterna i automatiskt. Komplettera med kundnummer och eventuell extra information och klicka på Fortsätt.
Steg 3: Välj leveranssätt
När kunden är vald kan du bestämma hur fakturan ska skickas. Om kunden är ansluten som e fakturamottagare väljs e faktura automatiskt, men du kan ändra till annat leveranssätt.
- Kontrollera kundens adressuppgifter under fliken Kundinformation.
- Gå till fliken Leveranssätt.
- Välj om fakturan ska skickas som e faktura, PDF eller Papper.
- Om du väljer PDF klickar du på Lägg till e postadress och skriver in mottagarens adress.
- Om du väljer Papper klickar du på Lägg till fakturaadress och fyller i postadress till mottagaren.
- Avsluta genom att klicka på Spara.
Steg 4: Ange fakturainformation
Under Fakturainformation fyller du i:
- Fakturatyp
- Fakturanummer
- Fakturadatum och förfallodatum
- Referensnummer och ordernummer vid behov
Klicka på Visa fler för att öppna ytterligare fält. Vissa kunder kräver särskilda referenser, så kontrollera alltid att uppgifterna är korrekta.
Du kan också redigera kunduppgifterna direkt på sidan för att skapa faktura genom att klicka på Redigera kund. Genom att klicka på den lila texten till höger om Leveranssätt kan du dessutom ändra leveransalternativ direkt på samma sida.
Steg 5: Lägg till artiklar
Fyll i artikelnummer, beskrivning, antal, enhet, pris, eventuell rabatt och moms. Systemet räknar ut radbelopp och totalbelopp automatiskt. Klicka på Lägg till ny rad för att lägga till fler artiklar.
Under artikelraderna finns flera funktioner:
-
Lägg till ny rad – skapar en ny tom artikelrad där du kan fylla i uppgifter.
-
Ändra momssatsen på alla rader – öppnar ett fönster där du kan välja en momssats som sedan automatiskt uppdateras på samtliga rader.
-
Lägg till rabatt – här kan du endast lägga till en rabatt som gäller för hela fakturan. Du kan välja om rabatten ska anges som procent eller som ett fast belopp.
-
Lägg till avgift – lägger till en extra avgift för hela fakturan, exempelvis en expeditionsavgift.
-
Ta bort rad – klicka på papperskorgen längst till höger på raden för att radera en specifik artikelrad.
Steg 6: Lägg till kommentarer och bilagor
Lägg till en kommentar om du vill ge mottagaren extra information. Om du behöver skicka dokument kan du bifoga dem under Bilagor.
Steg 7: Förhandsgranska fakturan
Klicka på Förhandsgranska längst ned på samma rad som knappen Skicka faktura för att se hur fakturan kommer att se ut för mottagaren innan du skickar den.
Steg 8: Spara eller skicka fakturan
Välj något av följande alternativ:
- Spara utkast – fakturan sparas och kan redigeras senare. Om du klickat på denna knapp kommer fakturan även sparas automatiskt med jämna mellanrum.
- Skicka faktura – fakturan skickas direkt till mottagaren.
När du väljer att skicka fakturan visas en bekräftelse där du kan granska alla uppgifter en sista gång innan du godkänner utskicket.
Vanliga frågor om att skapa faktura
1. Varför går det inte att hitta kunden?
Kunden kan sakna anslutning för e faktura eller ha flera registrerade namn. Testa att söka på organisationsnummer eller GLN nummer. Du kan också lägga till kunden manuellt, se Kunder.
2. Varför syns inte referensfältet?
Klicka på Visa fler under fakturainformation för att visa alla tillgängliga fält, inklusive referenser.
Alla utkast lagras under Fakturor att hantera i menyn till vänster. Där kan du öppna, granska och skicka fakturor som ännu inte har skickats.
4. Varför sparades inte mitt utkast?
För att ett utkast ska sparas måste du klicka på Spara utkast åtminstone en gång. Efter det så sparas fakturan i Fakturor att hantera, och den kommer även sparas automatiskt med jämna mellanrum medan du jobbar på fakturan.