Efter att du har fört över dina fakturor kommer du till sidan Fakturor att hantera. Här hamnar de fakturor som stoppats och behöver hanteras av någon anledning. Du har möjlighet att lägga till bilagor, välja leveranssätt (e-faktura, PDF eller papper) samt korrigera eventuellt felaktiga referenser, med mera.
Under Fakturor att hantera finns flera olika statusar en faktura kan hamna i:
Status OK
Fakturan är okej, innehåller inga fel och kan skickas. Detta kan du göra på flera sätt: Genom att bocka i rutan till vänster på fakturaraden och sedan Skicka-knappen som dyker upp längst ner på sidan, genom att klicka på Skicka-knappen längst till höger på fakturaraden eller genom att trycka på de tre små prickarna längst till höger på fakturaraden och välja Skicka.
Önskar du skicka flera fakturor samtidigt bockar du i flera rutor på de fakturarader du önskar skicka, och sedan Skicka-knappen som dyker upp längst ner på sidan.
Status hantera
Fakturan har av någon anledning stoppats och kan hanteras direkt i Inexchange. För att få information om varför fakturan stoppats och för att hantera fakturan klickar man på knappen “Hantera”. När du åtgärdat eventuella fel hamnar fakturan i status OK och du kan då välja att skicka den.
Status omskickningsfel
Fakturan kan inte hanteras direkt i Inexchange utan behöver tas bort och skickas om.
För att få information om varför fakturan stoppats klickar man på fakturans rad och högerpanelen visas med information om varför fakturan måste tas bort och skickas om.
Status dubblett
Om fakturor med samma fakturanummer laddas in i Inexchange kommer dessa få status dubbletter. Genom att klicka på knappen “Hantera” kan du välja vilka fakturor du vill behålla eller ta bort.
Fler funktioner finns tillgängliga om man klickar på de tre prickarna till höger, på en specifik fakturarad. Här har du möjlighet att Skicka fakturan direkt, lägga till bilagor till en specifik faktura, ändra leveranssätt, ändra referens, se detaljerade fakturauppgifter, ladda ner som PDF eller XML, eller ta bort fakturan.
Om du klickar direkt på en fakturarad, dyker mer information upp till höger, där du får en översikt. Väljer du att klicka på Fakturauppgifter får du tillgång till hela fakturans innehåll. Från denna vy kan du också välja bland flera alternativ, om du vill skicka fakturan som kopia på e-post, hantera bilagor, skicka om fakturan osv.
Via ikonen till höger om SKICKA får du fler alternativ och kan även här välja att lägga till bilagor, ändra leveranssätt, korrigera referenser, ladda ner fakturan eller ta bort den.
Genom att klicka på Rapport, kan du ladda ner en Excelfil på fakturorna som ligger i ´Fakturor att hantera`.