Vanliga frågor om fakturaskrivaren

Via fakturaskrivaren kan du skicka alla dina fakturor. Alla dina elektroniska fakturor, men även eventuella PDF- och pappersfakturor till de som ännu inte tar emot e-faktura. Till dina fakturor kan du bifoga bilagor.

Läs mer:
 Se vår film om e-faktura

Se vår installationsguide för instruktioner.

InExchange Fakturaskrivare kan användas i samtliga Windows-operativsystem från Windows XP och framåt. Har du en dator med Mac OS fungerar fakturaskrivaren om du har möjlighet att köra affärssystemet i en Windows-miljö.

För att vi ska kunna omvandla din faktura till e-faktura och läsa in all information på rätt sätt behöver fakturan överföras till oss som en vanlig Windows-utskriftsfil direkt från affärssystemet till fakturaskrivaren.

Att tänka på vid pdf-utskrift till fakturaskrivaren >>

För att kontrollera vilken version av InExchange Fakturaskrivare som är installerad startar du programmet och klickar på Om.

Så här kan det se ut:

Vissa affärssystem har integrerade lösningar så att du kan skicka dina fakturor direkt från affärssystemet och få dem levererade på det sätt du har valt för varje enskild fakturamottagare, som e-faktura, pdf eller pappersfaktura. Kontakta leverantören för det affärssystem ni använder för att se om det finns en sådan möjlighet.

Om ni fortsätter att använda er av InExchange Fakturaskrivare och kommer att få nya fakturamallar behöver nya inläsningsmallar skapas för dina fakturor hos oss. Meddela vår support att en ändring kommer att ske och överför sedan fakturor via fakturaskrivaren med den nya mallen när det blir möjligt. Fakturor som fått en ny mall kommer automatiskt att stoppas eftersom de inte motsvarar era befintliga mallar. Stöd skapas för de nya mallarna och ni kan därmed fortsätta fakturera precis som vanligt. En engångskostnad tillkommer.

Läs mer:
 Vad räknas som en fakturamall?
 Skicka exempel på olika typer av fakturauppgifter (för att stöd ska kunna skapas på rätt sätt från början)
Så skapar du ett supportärende via våra kontaktformulär >>

Det finns information om återställning av lösenord i Användarguiden för InExchange Fakturaskrivare.  

När du ansluter dig till InExchange nätverk blir du sökbar för andra i nätverket. De kan kontakta dig för att börja ta emot e-faktura från dig eller för att skicka e-faktura till dig. För att förfrågningar och annan information ska nå dig är det viktigt att dina kontaktuppgifter hålls uppdaterade. Dessa fylls i på Konto > Profil-sidan på InExchange Network. Du kan ha olika kontaktpersoner och uppgifter för olika typer av filer och information.

Använd dig av ikonerna till höger på respektive rad för att lägga till, ändra eller ta bort information.

Läs mer:
 Hur ändrar jag vår kontaktinformation

Vi läser in uppgifterna från era originalfakturor som ni överför till oss via fakturaskrivaren. Ändringarna behöver göras i ert affärssystem eller fakturaprogram. 

Om placeringen av uppgifterna inte byter plats på fakturamallen går det oftast bra att ändra utan att ni meddelar oss, men om ni helt har bytt layout eller affärssystem är det alltid bra att ni hör av er till vår support för att säkerställa att fakturorna inte stannar vid inläsningen.

Om ni inte skriver ut någon sidfot tillsammans med era fakturor behöver ni meddela oss de nya uppgifterna så att vi kan uppdatera dem i vårt system.  

I InExchange Fakturaskrivare finns en ikon som tar dig vidare till Aviseringar i InExchange Network. Här kan du se och åtgärda till exempel olevererade fakturor, förfrågningar från andra företag i nätverket, med mera.

När du använder dig av InExchange Fakturaskrivare behöver vi få en Windows-utskriftsfil från ditt affärssystem för att kunna hantera filen. Du skapar fakturan som vanligt i ditt affärssystem och skriver sedan ut den till fakturaskrivaren. InExchange tar emot filen och hanterar översättningen till olika e-fakturaformat.

Vi ser hur din fakturalayout ser ut och placeringen av din fakturainformation i de filer ni skickar till oss via fakturaskrivaren och kan på så sätt skapa inläsningsmallar som omvandlar dina fakturor till e-fakturor.

När du har loggat in i InExchange Fakturaskrivare så kommer du att få möjligheten att välja vilket bolag som du skall logga dig in emot.

Detta gör du genom att välja i rullningslisten vilket bolag som du vill logga in emot och sedan klick på OK

Enligt de standarder vi använder i Sverige när det gäller elektroniska fakturor (Svefaktura eller PEPPOL BIS Billing V3) finns det inget stöd för fakturor som är specificerade inklusive moms. Till detta räknas alla fakturor där mervärdesskatt redan är inräknad på fakturaraderna.

Du kan läsa mer om standarden för Svefaktura på http://www.sfti.se/standarder/peppolbisochsvehandel/svefaktura10.4411.html

PEPPOL BIS Billing 3.0 kan du läsa mer om på http://www.sfti.se/standarder/peppolbisochsvehandel/peppolbisbilling3.4410.html

Du får information i meddelandet om vad felet beror på. Det kan vara ett beräkningsfel på fakturan som gör att den stoppas. Kontrollera gärna att radbelopp, moms, eventuell avrundning, med mer, stämmer överens med summeringarna på fakturan. Behöver du justera något kan du välja att inte överföra fakturan. Korrigera fakturan i ditt affärssystem och överför den sedan på nytt.

När du började använda fakturaskrivaren skapades det inläsningsmallar hos oss baserade på den information som finns på dina fakturor. Har det gjorts ändringar på fakturamallen behöver du kontakta oss så att vi justerar inläsningsmallen eller om du har valt fel mall kan du skriva ut faktura på nytt med rätt mall.

Läs mer:
 Vad räknas som en fakturamall?
 Vanliga fakturatyper och uppgifter

Det kan vara så att din nya kund har aktiverat referenskontroll på sina fakturor eller att de vill godkänna dig som leverantör innan du börjar skicka e-faktura till dem. Sök upp kunden i vårt nätverk och se vilka funktioner kunden har aktiverat. I många fall krävs det inget speciellt utan du kan börja skicka e-faktura direkt.

Om din kund inte finns upplagd som mottagare hos oss än kan du lägga till dem via vårt kontaktformulär >>

Läs mer:
 Kontrollera om kunden har några e-fakturakrav

Finns kunden redan upplagd som mottagare i nätverket (detta kan du kontrollera på sidan Utöka ditt nätverk) kan du fakturera kunden via fakturaskrivaren. Om kunden kräver ett specifikt referensnummer behöver du kontakta kunden för att få korrekta uppgifter.

Om din kund använder sig av en annan operatör för att ta emot e-faktura och fakturamottagaren inte finns upplagd i vårt nätverk än kan du skapa ett supportärende där du anger uppgifter om företagets namn, organisationsnummer, GLN och operatör för att få dem upplagda. Du kan därefter skicka e-faktura till dem.

Läs mer:
 Kontrollera om kunden har några e-fakturakrav
 Så skapar du ett supportärende för att lägga till en ny mottagare >>

Pappersfaktura

Pappersfakturor levereras utifrån valt porto samt beroende på vid vilken tidpunkt du överför fakturan till oss.

A-post: inom 1-2 helgfria vardagar
B-post: inom 3-5 helgfria vardagar

E-faktura (inklusive pdf-faktura)

Elektroniska fakturor levereras löpande och kan ofta vara levererade till slutkunden inom några sekunder, men som regel under samma dag eller senast nästföljande helgfria vardag.

Första e-fakturan till en kund

När du skickar e-faktura till en kund som du inte har skickat e-faktura till tidigare, skickas ett meddelande automatiskt till kunden om att de behöver godkänna er som leverantör i nätverket. Svarstiden från kunden kan variera och därför kan den första e-fakturaleveransen ta mellan 1-3 arbetsdagar. När en kund väl har godkänt att ta emot e-fakturor från er sker leveransen enligt ovanstående leveranstider.

Om kunden avvisar er förfrågan får ni ett meddelande om detta. Kontakta då kunden för mer information.

Om du inte vill skicka fakturor till vissa kunder via InExchange har du möjlighet att spärra kunden i fakturaskrivaren. På så sätt råkar du inte av misstag skicka fakturorna via oss.

Spärra ett kundnummer för fakturaleverans i fakturaskrivaren

1. Överför en faktura till fakturaskrivaren på det aktuella kundnumret som du vill spärra.

2. I steget Välj leveranssätt kan du spärra kunden genom att högerklicka på fakturan och sedan markera Spärra kund.

Kunden markeras med en röd ikon  i vänster kolumn som innebär att fakturor till denna kund inte kommer att skickas, peka på ikonen för att få fram mer information >>.
Fakturorna kan du sedan enkelt ta bort i steget Fakturakontroll genom att markera fakturan eller fakturorna och klicka på knappen Ta bort.

För att ta bort spärren på kunden gör du på samma sätt och avmarkerar Spärra kund i menyn, se bild >>.

Om du behöver koppla om en e-fakturamottagare i nätverket (exempelvis vid en omorganisation hos mottagaren), kan du göra det i steget Välj hur dina fakturor skall skickas i fakturaskrivaren.

För att ändra koppling till nätverket kan du här välja att söka på företagets namn, GLN eller organisationsnummer. Välj sedan rätt mottagare i träfflistan för att koppla din kund mot korrekt mottagare i nätverket. En grön markering  i vänster kolumn visar att en aktiv e-fakturamottagare har kopplats till din kund i ditt kundregister hos InExchange.

Om du inte hittar aktuell mottagare är du välkommen att kontakta InExchange support >>

När du skickar fakturor via fakturaskrivaren får du rekommendationer och hjälp att välja det bästa möjliga leveranssättet för varje fakturamottagare direkt i tjänsten. Om du till exempel är på väg att skicka en pappersfaktura till en kund som kan ta emot e-faktura dyker en orange triangel upp i den vänstra kolumnen.

Peka på ikonerna i fakturaskrivaren för att få fram information och rekommendationer.

Förklaringar till markeringarna i olika färger:

Grön markering 
Dina valda inställningar fungerar och du har valt det bästa möjliga leveranssättet för den aktuella mottagaren. Du kan gå vidare till nästa steg i faktureringen med de befintliga inställningar.

Orange markering 
Du kan skicka fakturan med dessa inställningar och gå vidare till nästa steg i faktureringsprocessen, men systemet ger dig förslag på ett bättre alternativ vid val av leveranssätt.

Röd markering 
Du kan inte skicka fakturan utan att korrigera dina inställningar för aktuell mottagare. Denna markering visas bland annat om du har valt att skicka fakturan som e-faktura till en mottagare som inte tar emot e-faktura. Välj att skicka fakturan som en pdf-faktura (e-postadress anges i rutan nedanför fakturalistan) eller som pappersfaktura istället. Du kan även välja att vänta med att skicka fakturan eller att ta bort den. Använd knapparna eller högerklicka på fakturan för att utföra dessa åtgärder.

Röd (spärr) 
Kundnumret har spärrats, inga fakturor kan skickas till kunden via fakturaskrivaren tills du väljer att inaktivera detta. Högerklicka på en faktura som är utställd på det aktuella kundnumret i steget Välj hur dina fakturor skall skickas och klicka på Spärra kund för att ta bort markeringen. Gör på samma sätt för att spärra en kund vid behov.

Blå markering 
När du skickar fakturor genom fakturaskrivaren kan du ibland se en informationsruta som säger Ansluten via samtrafik. Detta betyder att mottagaren använder en annan e-faktura operatör än InExchange, men som vi har ett samarbete med. I dessa fall kan vi inte kontrollera om eventuella referenskoder är korrekta direkt i vår applikation. Om en faktura har en felaktig referenskod kommer du att få ett mail om detta efter att själva försändelsen är klar.

Leveranssätt väljs i fakturaskrivarens steg Välj hur dina fakturor skall skickas. Välj mellan e-faktura, pdf och papper. Dina inställningar sparas per mottagare. Om det finns ett billigare alternativ tillgängligt för kunden meddelas du detta genom en orange triangel  i vänsterkolumnen. Peka på ikonen för att läsa mer.

E-faktura - För att kunna skicka e-faktura behöver din kund kunna kopplas till en e-fakturamottagare i nätverket. Om det inte finns information på raden i kolumnerna för Org.nr, Företag och GLN kan du själv söka upp kunden i något av dessa fält. Hittas inte kunden kan du välja att skicka pdf eller papper tills kunden blir tillgänglig.

Importera kundlista
Om du vill få hjälp med att ta reda på vilka av dina kunder som tar emot e-faktura är du välkommen att ladda upp din kundlista via detta formulär.

Portooptimering
När du skickar dina fakturor via fakturaskrivaren får du förslag på billigare leveranssätt när det är möjligt. Om du ser en orange ikon  i vänsterkolumnen för en kund i fakturaskrivaren, i steget Välj hur dina fakturor skall skickas, får du fram mer information genom att ställa muspekaren på denna, se bild.

Du kan också använda dig av InExchange Portooptimering för att se på vilka av dina kunder det går att byta till ett billigare leveranssätt. 

Läs mer:
 Använd dig av InExchange Portooptimering för att välja leveranssätt

Bilagor kan läggas till fakturorna i steget Fakturakontroll i fakturaskrivaren. Markera den faktura som du vill ska ha en bilaga, klicka sedan på knappen Bilagor under informationsrutan och följ instruktionerna.

I Användarguiden för InExchange Fakturaskrivare kan du läsa mer om bilagehantering.

Om du har skrivit ut ett dokument till fakturaskrivaren av misstag kan du välja Nej, ta bort vid utskrift. Se bild >>

Ta bort fakturor i fakturaskrivaren:

Markera aktuell faktura i steget Fakturakontroll och klicka på knappen Ta bort nertill i menyn eller högerklicka på fakturan i listan och välj Ta bort faktura.

Du kan även använda dig av tangentbordskombinationer enligt bilden nedan.

Klicka på bilden för att få fram en förstoring.

Det går att skicka PDF-fakturor till flera mottagare genom att separera e-postadresserna med ett kommatecken (utan mellanslag). Det finns dock en gräns på max 100 tecken totalt i detta fält.

Så anges e-postadresserna (exempel):

fiktiv@adress1.se,fiktiv@adress2.se

Fakturareferenser läses in från dina fakturor, men det går att korrigera en felaktig referens utan att du behöver skapa om eller korrigera fakturan i ditt affärssystem. I de fall du försöker skicka en faktura med en felaktig referens till en kund som använder sig av referenskontroll får du ett meddelande om detta i fakturaskrivaren och kan då korrigera referensen direkt. Om fakturamottagaren använder sig av en annan operatör görs denna korrigering istället på Att hantera-sidan efter att du har skickat fakturan, se instruktioner för detta längre ner i artikeln. I dessa fall får du ett meddelande om att det finns en olevererad faktura att hantera.

Korrigera en referens i fakturaskrivaren

Markera aktuell faktura i steget Fakturakontroll i fakturaskrivaren och ange korrekta referensuppgifter under Åtgärd för faktura.

Korrekta referensuppgifter fås av fakturamottagaren.

Korrigera en referens på en olevererad faktura på Att hantera-sidan

Du kan korrigera en felaktig referens på Att hantera-sidan i InExchange Network om fakturan inte kunde levereras. Detta gäller i första hand när fakturamottagaren använder sig av en annan operatör. I dessa fall sker referenskontrollen hos den mottagande operatören efter att fakturan har skickats via fakturaskrivaren. Du får ett meddelande om en faktura inte kunde levereras och hänvisas då till Att hantera-vyn för att korrigera och skicka om fakturan.

Returnerade pappersfakturor kan skickas om från samma vy.

Fel som kräver att fakturan korrigeras eller skapas om i ditt affärssystem

Om det däremot finns felaktig information på fakturaraderna eller beräkningsfel, till exempel gällande moms eller summeringar, visas ett felmeddelande i fakturaskrivaren. Du behöver då korrigera eller skapa en ny faktura i ditt affärssystem som du sedan skickar via fakturaskrivaren.

Läs mer:
Hantera stoppade fakturor och returnerade pappersfakturor

På Att hantera-sidan i InExchange Network kan du redigera vissa uppgifter på fakturor som av olika anledningar inte har kunnat levereras. Det kan bero på ett felaktigt referens- eller ordernummer, en felaktig adress på en pappersfaktura, eller liknande. Klicka på Hantera-knappen och korrigera de felaktiga uppgifterna. Skicka sedan om fakturan.

Om det däremot finns felaktig information på fakturaraderna eller beräkningsfel till exempel gällande moms eller summeringar visas ett felmeddelande i fakturaskrivaren. Du behöver då korrigera eller skapa en ny faktura i ditt affärssystem som du sedan skickar via fakturaskrivaren. 

Gör så här för att se hur din faktura ser ut vid leverans på papper eller som pdf

1. Skriv ut till InExchange Fakturaskrivare som vanligt.

2. Vid Skicka-steget (Fakturakontroll), klicka på Visa.

3. Klicka sedan på Utskriftsgranskning.

Nu kan du granska hur din originalfaktura alternativt InExchange standardfaktura ser ut vid utskrift och kuvertering, samt dina leveransinställningar. De markerade fälten illustrerar från vänster till höger:

1. Ytan för utskriftspartnerns streckkod. Här får ingen information finnas.
2. Presentation av returadress genom kuvertfönster.
3. Presentation av fakturaadress genom kuvertfönster (mörkare yta är alltid synlig genom kuvertfönster).

Läs mer:
Hur ser InExchange standardmall ut vid utskrift eller pdf-leverans?

Om du har försättsblad aktiverat så visas detta i utskriftsgranskningen. Följ instruktionerna i föregående svar "Hur ser fakturan ut när den skickas som pdf eller papper?" för att hitta dit.

Anledningen till att försättsblad har aktiverats kan vara att dina fakturor saknar returadress i fakturahuvudet som kan visas i kuvertfönstret. Returadressen finns då på försättsbladet så att fakturan kan returneras om den av någon anledning inte skulle kunna levereras till mottagaren.

På utskriftsgranskningssidan ser du om försättsblad är aktiverat eller inte.

Visas menyalternativet Du använder Försättsblad har detta aktiverats för dina fakturor. Klicka på fliken för att se hur försättsbladet ser ut.

I denna vy, Utskriftsgranskning, ser du vilken fakturamall som används för de pappersfakturor du skickar via InExchange.

Du kan när som helst kontrollera hur dina pappersfakturor ser ut. Markera aktuell faktura i steget Fakturakontroll i fakturaskrivaren och klicka på Visa för att öppna den i din webbläsare. Tryck sedan på Utskriftsgranskning för att komma åt nedanstående vy.

Observera att du inte ser samtliga av de ovanstående flikarna på din skärm utan bara de som är aktuella för dig.

Nedan finns förklaring till de olika flikarna och alternativen.

 Du använder Utskriven faktura

Så här ser din originalfaktura ut. Vi använder din fakturamall vid utskick av pappersfakturor. Klicka och dra för att visa olika delar av fakturan. Observera att vi endast visar första sidan på en flersidig faktura i denna vy.

 Du använder Fakturamall

I denna vy visas din faktura i InExchange standardmall. Den används vid utskrift av dina fakturor då adressuppgifterna på din egen faktura inte passar i fönsterkuverten eller om annan företagsinformation saknas.

 Du använder Försättsblad

Försättsblad används när du skickar pappersfakturor. Anledningen kan exempelvis vara att det inte finns någon returadress på dina fakturor. Här kan du se hur utskriften ser ut.

Jämför utskrift & mall

Om InExchange fakturamall används kan du här jämföra utskriften av originalfakturan mot den mall som används.

Inställningar

Här hittar du information om den printleverantör som fakturorna skickas via samt inställningar för hur och när dina pappersfakturor skickas.

Övrigt:

Visa område för Datamatrix
Visa områden på fakturan där spårningsinformation placeras. Dessa fält får inte innehålla någon fakturainformation. Det skrivs över vid utskrift.

Det vi behöver från dig är en vanlig Windows-utskriftsfil från ditt affärssystem. Formatkrav och fakturainnehåll kontrolleras sedan av InExchange innan filen levereras.

För att vi ska kunna hantera filen, behöver fakturan skrivas ut direkt från affärssystemet till fakturaskrivaren. Sparas filen först ner på datorn innan den skickas till InExchange följer informationen inte med på det sättet som gör det möjligt för oss att omvandla din faktura till en elektronisk faktura.
Observera att pdf-filer ibland inte går att använda vid inläsning av fakturafiler på grund av att textinformationen i filen ofta omvandlas till att visas som grafik.

Vi har stöd för närmare 400 olika affärssystem, så chansen för att du ska kunna komma igång med elektronisk fakturering snabbt och smidigt är väldigt stor. Kontakta gärna oss så berättar vi mer!

Se vår film om hur fakturor skickas till InExchange via fakturaskrivaren.

Informationen som skickas via InExchange Fakturaskrivare visar hur faktura ser ut vid utskrift (bild av formatet tif) samt vilken text den innehåller och dess placering (strukturerad text av formatet gdixml). Detta använder vi sedan för att skapa inläsningsmallar som omvandlar dina fakturautskrifter till e-fakturor.