Användarguide för InExchange Fakturaskrivare - Del 2

Kom igång-guider för InExchange Fakturaskrivare:

I våra guider hittar du information om fakturaskrivaren och hur du kommer igång med tjänsten. Nedan har vi samlat svar på ytterligare frågor som kan dyka upp under arbetets gång.

Om InExchange Fakturaskrivare

1. Kan jag bara skicka e-faktura via InExchange?

Via fakturaskrivaren kan du skicka alla dina fakturor. Alla dina elektroniska fakturor, men även eventuella PDF- och pappersfakturor till de som ännu inte tar emot e-faktura. Till dina fakturor kan du bifoga bilagor.

Läs mer:
Se vår film om e-faktura

2. Hur installerar jag fakturaskrivaren?

Se vår installationsguide för instruktioner.

3. Om operativsystem och fakturaformat

InExchange Fakturaskrivare kan användas i samtliga Windows-operativsystem från Windows XP och framåt. Har du en dator med Mac OS fungerar fakturaskrivaren om du har möjlighet att köra affärssystemet i en Windows-miljö.

För att vi ska kunna omvandla din faktura till e-faktura och läsa in all information på rätt sätt behöver fakturan överföras till oss som en vanlig Windows-utskriftsfil direkt från affärssystemet till fakturaskrivaren.

Att tänka på vid pdf-utskrift till fakturaskrivaren >>

4. Hur ser jag vilken version jag har av fakturaskrivaren?

För att kontrollera vilken version av InExchange Fakturaskrivare som är installerad startar du programmet och klickar på Om.

Så här kan det se ut:

5. Vi ska byta affärssystem och får nya fakturamallar. Vad behöver vi tänka på?

Vissa affärssystem har integrerade lösningar så att du kan skicka dina fakturor direkt från affärssystemet och få dem levererade på det sätt du har valt för varje enskild fakturamottagare, som e-faktura, pdf eller pappersfaktura. Kontakta leverantören för det affärssystem ni använder för att se om det finns en sådan möjlighet.

Om ni fortsätter att använda er av InExchange Fakturaskrivare och kommer att få nya fakturamallar behöver nya inläsningsmallar skapas för dina fakturor hos oss. Meddela vår support att en ändring kommer att ske och överför sedan fakturor via fakturaskrivaren med den nya mallen när det blir möjligt. Fakturor som fått en ny mall kommer automatiskt att stoppas eftersom de inte motsvarar era befintliga mallar. Stöd skapas för de nya mallarna och ni kan därmed fortsätta fakturera precis som vanligt. En engångskostnad tillkommer.

Läs mer:
Vad räknas som en fakturamall?
Skicka exempel på olika typer av fakturauppgifter (för att stöd ska kunna skapas på rätt sätt från början)
Så skapar du ett supportärende via våra kontaktformulär >>

6. Jag har glömt mitt lösenord. Hur återställer jag det?

Det finns information om återställning av lösenord i Användarguiden för InExchange Fakturaskrivare.

7. Uppdatering av ditt företags kontaktuppgifter

När du ansluter dig till InExchange nätverk blir du sökbar för andra i nätverket. De kan kontakta dig för att börja ta emot e-faktura från dig eller för att skicka e-faktura till dig. För att förfrågningar och annan information ska nå dig är det viktigt att dina kontaktuppgifter hålls uppdaterade. Dessa fylls i på Konto > Profil-sidan på InExchange Network. Du kan ha olika kontaktpersoner och uppgifter för olika typer av filer och information.

Använd dig av ikonerna till höger på respektive rad för att lägga till, ändra eller ta bort information.

Läs mer:
Hur ändrar jag vår kontaktinformation

8. Hur uppdaterar vi uppgifterna i våra fakturors sidfot?

Vi läser in uppgifterna från era originalfakturor som ni överför till oss via fakturaskrivaren. Ändringarna behöver göras i ert affärssystem eller fakturaprogram.

Om placeringen av uppgifterna inte byter plats på fakturamallen går det oftast bra att ändra utan att ni meddelar oss, men om ni helt har bytt layout eller affärssystem är det alltid bra att ni hör av er till vår support för att säkerställa att fakturorna inte stannar vid inläsningen.

Om ni inte skriver ut någon sidfot tillsammans med era fakturor behöver ni meddela oss de nya uppgifterna så att vi kan uppdatera dem i vårt system.

9. Vad är "Aviseringar" i fakturaskrivaren?

I InExchange Fakturaskrivare finns en ikon som tar dig vidare till Aviseringar i InExchange Network. Här kan du se och åtgärda till exempel olevererade fakturor, förfrågningar från andra företag i nätverket, med mera.

10. Hur går det till när mina fakturor görs om till e-faktura?

När du använder dig av InExchange Fakturaskrivare behöver vi få en Windows-utskriftsfil från ditt affärssystem för att kunna hantera filen. Du skapar fakturan som vanligt i ditt affärssystem och skriver sedan ut den till fakturaskrivaren. InExchange tar emot filen och hanterar översättningen till olika e-fakturaformat.

Vi ser hur din fakturalayout ser ut och placeringen av din fakturainformation i de filer ni skickar till oss via fakturaskrivaren och kan på så sätt skapa inläsningsmallar som omvandlar dina fakturor till e-fakturor.

11. Hur väljer jag vilket bolag jag vill logga in på?

När du har loggat in i InExchange Fakturaskrivare så kommer du att få möjligheten att välja vilket bolag som du skall logga dig in emot.

Detta gör du genom att välja i rullningslisten vilket bolag som du vill logga in emot och sedan klick på OK

Vanliga frågor om avtal och användarlicenser >>

Fakturahantering och leverans av faktura

1. Kan jag skicka en faktura där mervärdesskatt ingår?

Enligt de standarder vi använder i Sverige när det gäller elektroniska fakturor (Svefaktura eller PEPPOL BIS Billing V3) finns det inget stöd för fakturor som är specificerade inklusive moms. Till detta räknas alla fakturor där mervärdesskatt redan är inräknad på fakturaraderna.

Du kan läsa mer om standarden för Svefaktura på http://www.sfti.se/standarder/peppolbisochsvehandel/svefaktura10.4411.html

PEPPOL BIS Billing 3.0 kan du läsa mer om på http://www.sfti.se/standarder/peppolbisochsvehandel/peppolbisbilling3.4410.html

2. Varför får jag ett felmeddelande när jag försöker överföra en faktura?

Du får information i meddelandet om vad felet beror på. Det kan vara ett beräkningsfel på fakturan som gör att den stoppas. Kontrollera gärna att radbelopp, moms, eventuell avrundning, med mer, stämmer överens med summeringarna på fakturan. Behöver du justera något kan du välja att inte överföra fakturan. Korrigera fakturan i ditt affärssystem och överför den sedan på nytt.

När du började använda fakturaskrivaren skapades det inläsningsmallar hos oss baserade på den information som finns på dina fakturor. Har det gjorts ändringar på fakturamallen behöver du kontakta oss så att vi justerar inläsningsmallen eller om du har valt fel mall kan du skriva ut faktura på nytt med rätt mall.

Läs mer:
Vad räknas som en fakturamall?
Vanliga fakturatyper och uppgifter

3. Jag ska fakturera en ny kund. Behöver jag göra något speciellt?

Det kan vara så att din nya kund har aktiverat referenskontroll på sina fakturor eller att de vill godkänna dig som leverantör innan du börjar skicka e-faktura till dem. Sök upp kunden i vårt nätverk och se vilka funktioner kunden har aktiverat. I många fall krävs det inget speciellt utan du kan börja skicka e-faktura direkt.

Om din kund inte finns upplagd som mottagare hos oss än kan du lägga till dem via vårt kontaktformulär >>

Läs mer:
Kontrollera om kunden har några e-fakturakrav

4. Vad ska jag göra om min kund tar emot e-faktura via en annan operatör?

Finns kunden redan upplagd som mottagare i nätverket (detta kan du kontrollera på sidan Utöka ditt nätverk) kan du fakturera kunden via fakturaskrivaren. Om kunden kräver ett specifikt referensnummer behöver du kontakta kunden för att få korrekta uppgifter.

Om din kund använder sig av en annan operatör för att ta emot e-faktura och fakturamottagaren inte finns upplagd i vårt nätverk än kan du skapa ett supportärende där du anger uppgifter om företagets namn, organisationsnummer, GLN och operatör för att få dem upplagda. Du kan därefter skicka e-faktura till dem.

Läs mer:
Kontrollera om kunden har några e-fakturakrav
Så skapar du ett supportärende för att lägga till en ny mottagare >>

5. Jag har skickat en faktura, när kommer den att levereras?

Pappersfaktura

Pappersfakturor levereras utifrån valt porto samt beroende på vid vilken tidpunkt du överför fakturan till oss.

A-post: inom 1-2 helgfria vardagar
B-post: inom 3-5 helgfria vardagar

E-faktura (inklusive pdf-faktura)

Elektroniska fakturor levereras löpande och kan ofta vara levererade till slutkunden inom några sekunder, men som regel under samma dag eller senast nästföljande helgfria vardag.

Första e-fakturan till en kund

När du skickar e-faktura till en kund som du inte har skickat e-faktura till tidigare, skickas ett meddelande automatiskt till kunden om att de behöver godkänna er som leverantör i nätverket. Svarstiden från kunden kan variera och därför kan den första e-fakturaleveransen ta mellan 1-3 arbetsdagar. När en kund väl har godkänt att ta emot e-fakturor från er sker leveransen enligt ovanstående leveranstider.

Om kunden avvisar er förfrågan får ni ett meddelande om detta. Kontakta då kunden för mer information.

6. Jag vill inte fakturera vissa kunder via fakturaskrivaren, kan jag spärra kunden på något sätt?

Om du inte vill skicka fakturor till vissa kunder via InExchange har du möjlighet att spärra kunden i fakturaskrivaren. På så sätt råkar du inte av misstag skicka fakturorna via oss.

Spärra ett kundnummer för fakturaleverans i fakturaskrivaren

1. Överför en faktura till fakturaskrivaren på det aktuella kundnumret som du vill spärra.

2. I steget Välj leveranssätt kan du spärra kunden genom att högerklicka på fakturan och sedan markera Spärra kund.

Kunden markeras med en röd ikon i vänster kolumn som innebär att fakturor till denna kund inte kommer att skickas, peka på ikonen för att få fram mer information >>.
Fakturorna kan du sedan enkelt ta bort i steget Fakturakontroll genom att markera fakturan eller fakturorna och klicka på knappen Ta bort.

För att ta bort spärren på kunden gör du på samma sätt och avmarkerar Spärra kund i menyn, se bild >>.

7. Uppdatera fakturamottagarens nätverkskoppling i fakturaskrivaren

Om du behöver koppla om en e-fakturamottagare i nätverket (exempelvis vid en omorganisation hos mottagaren), kan du göra det i steget Välj hur dina fakturor skall skickas i fakturaskrivaren.

För att ändra koppling till nätverket kan du här välja att söka på företagets namn, GLN eller organisationsnummer. Välj sedan rätt mottagare i träfflistan för att koppla din kund mot korrekt mottagare i nätverket. En grön markering i vänster kolumn visar att en aktiv e-fakturamottagare har kopplats till din kund i ditt kundregister hos InExchange.

Om du inte hittar aktuell mottagare är du välkommen att kontakta InExchange support >>

8. Vad betyder markeringarna i olika färger i fakturaskrivaren?

När du skickar fakturor via fakturaskrivaren får du rekommendationer och hjälp att välja det bästa möjliga leveranssättet för varje fakturamottagare direkt i tjänsten. Om du till exempel är på väg att skicka en pappersfaktura till en kund som kan ta emot e-faktura dyker en orange triangel upp i den vänstra kolumnen.

Peka på ikonerna i fakturaskrivaren för att få fram information och rekommendationer.

Förklaringar till markeringarna i olika färger:

Grön markering
Dina valda inställningar fungerar och du har valt det bästa möjliga leveranssättet för den aktuella mottagaren. Du kan gå vidare till nästa steg i faktureringen med de befintliga inställningar.

Orange markering
Du kan skicka fakturan med dessa inställningar och gå vidare till nästa steg i faktureringsprocessen, men systemet ger dig förslag på ett bättre alternativ vid val av leveranssätt.

Röd markering
Du kan inte skicka fakturan utan att korrigera dina inställningar för aktuell mottagare. Denna markering visas bland annat om du har valt att skicka fakturan som e-faktura till en mottagare som inte tar emot e-faktura. Välj att skicka fakturan som en pdf-faktura (e-postadress anges i rutan nedanför fakturalistan) eller som pappersfaktura istället. Du kan även välja att vänta med att skicka fakturan eller att ta bort den. Använd knapparna eller högerklicka på fakturan för att utföra dessa åtgärder.

Röd (spärr)
Kundnumret har spärrats, inga fakturor kan skickas till kunden via fakturaskrivaren tills du väljer att inaktivera detta. Högerklicka på en faktura som är utställd på det aktuella kundnumret i steget Välj hur dina fakturor skall skickas och klicka på Spärra kund för att ta bort markeringen. Gör på samma sätt för att spärra en kund vid behov.

Blå markering
När du skickar fakturor genom fakturaskrivaren kan du ibland se en informationsruta som säger Ansluten via samtrafik. Detta betyder att mottagaren använder en annan e-faktura operatör än InExchange, men som vi har ett samarbete med. I dessa fall kan vi inte kontrollera om eventuella referenskoder är korrekta direkt i vår applikation. Om en faktura har en felaktig referenskod kommer du att få ett mail om detta efter att själva försändelsen är klar.

9. Hur väljer jag leveranssätt i fakturaskrivaren?

Leveranssätt väljs i fakturaskrivarens steg Välj hur dina fakturor skall skickas. Välj mellan e-faktura, pdf och papper. Dina inställningar sparas per mottagare. Om det finns ett billigare alternativ tillgängligt för kunden meddelas du detta genom en orange triangel i vänsterkolumnen. Peka på ikonen för att läsa mer.

E-faktura - För att kunna skicka e-faktura behöver din kund kunna kopplas till en e-fakturamottagare i nätverket. Om det inte finns information på raden i kolumnerna för Org.nr, Företag och GLN kan du själv söka upp kunden i något av dessa fält. Hittas inte kunden kan du välja att skicka pdf eller papper tills kunden blir tillgänglig.

10. Hur kan jag enkelt optimera leveranssättet på mina fakturor?

Importera kundlista
Om du vill få hjälp med att ta reda på vilka av dina kunder som tar emot e-faktura är du välkommen att ladda upp din kundlista via detta formulär.

Portooptimering
När du skickar dina fakturor via fakturaskrivaren får du förslag på billigare leveranssätt när det är möjligt. Om du ser en orange ikon i vänsterkolumnen för en kund i fakturaskrivaren, i steget Välj hur dina fakturor skall skickas, får du fram mer information genom att ställa muspekaren på denna, se bild.

Du kan också använda dig av InExchange Portooptimering för att se på vilka av dina kunder det går att byta till ett billigare leveranssätt.

Läs mer:
Använd dig av InExchange Portooptimering för att välja leveranssätt

11. Hur lägger jag till bilagor på fakturorna?

Bilagor kan läggas till fakturorna i steget Fakturakontroll i fakturaskrivaren. Markera den faktura som du vill ska ha en bilaga, klicka sedan på knappen Bilagor under informationsrutan och följ instruktionerna.

I Användarguiden för InExchange Fakturaskrivare kan du läsa mer om bilagehantering.

12. Kan jag ta bort en faktura i fakturaskrivaren?

Om du har skrivit ut ett dokument till fakturaskrivaren av misstag kan du välja Nej, ta bort vid utskrift. Se bild >>

Ta bort fakturor i fakturaskrivaren:

Markera aktuell faktura i steget Fakturakontroll och klicka på knappen Ta bort nertill i menyn eller högerklicka på fakturan i listan och välj Ta bort faktura.

Du kan även använda dig av tangentbordskombinationer enligt bilden nedan.

Klicka på bilden för att få fram en förstoring.

13. Kan jag skicka samma pdf-faktura till flera e-postadresser?

Det går att skicka PDF-fakturor till flera mottagare genom att separera e-postadresserna med ett kommatecken (utan mellanslag). Det finns dock en gräns på max 100 tecken totalt i detta fält.

Så anges e-postadresserna (exempel):

fiktiv@adress1.se,fiktiv@adress2.se

Referenser och fakturautskrifter

1. Kan jag korrigera en felaktig fakturareferens i fakturaskrivaren?

Fakturareferenser läses in från dina fakturor, men det går att korrigera en felaktig referens utan att du behöver skapa om eller korrigera fakturan i ditt affärssystem. I de fall du försöker skicka en faktura med en felaktig referens till en kund som använder sig av referenskontroll får du ett meddelande om detta i fakturaskrivaren och kan då korrigera referensen direkt. Om fakturamottagaren använder sig av en annan operatör görs denna korrigering istället på Att hantera-sidan efter att du har skickat fakturan, se instruktioner för detta längre ner i artikeln. I dessa fall får du ett meddelande om att det finns en olevererad faktura att hantera.

Korrigera en referens i fakturaskrivaren

Markera aktuell faktura i steget Fakturakontroll i fakturaskrivaren och ange korrekta referensuppgifter under Åtgärd för faktura.

Korrekta referensuppgifter fås av fakturamottagaren.

Korrigera en referens på en olevererad faktura på Att hantera-sidan

Du kan korrigera en felaktig referens på Att hantera-sidan i InExchange Network om fakturan inte kunde levereras. Detta gäller i första hand när fakturamottagaren använder sig av en annan operatör. I dessa fall sker referenskontrollen hos den mottagande operatören efter att fakturan har skickats via fakturaskrivaren. Du får ett meddelande om en faktura inte kunde levereras och hänvisas då till Att hantera-vyn för att korrigera och skicka om fakturan.

Returnerade pappersfakturor kan skickas om från samma vy.

Fel som kräver att fakturan korrigeras eller skapas om i ditt affärssystem

Om det däremot finns felaktig information på fakturaraderna eller beräkningsfel, till exempel gällande moms eller summeringar, visas ett felmeddelande i fakturaskrivaren. Du behöver då korrigera eller skapa en ny faktura i ditt affärssystem som du sedan skickar via fakturaskrivaren.

Läs mer:
Hantera stoppade fakturor och returnerade pappersfakturor

2. Går det att korrigera felaktiga uppgifter på en faktura?

På Att hantera-sidan i InExchange Network kan du redigera vissa uppgifter på fakturor som av olika anledningar inte har kunnat levereras. Det kan bero på ett felaktigt referens- eller ordernummer, en felaktig adress på en pappersfaktura, eller liknande. Klicka på Hantera-knappen och korrigera de felaktiga uppgifterna. Skicka sedan om fakturan.

Om det däremot finns felaktig information på fakturaraderna eller beräkningsfel till exempel gällande moms eller summeringar visas ett felmeddelande i fakturaskrivaren. Du behöver då korrigera eller skapa en ny faktura i ditt affärssystem som du sedan skickar via fakturaskrivaren.

3. Hur ser fakturan ut när den skickas som pdf eller papper?

Gör så här för att se hur din faktura ser ut vid leverans på papper eller som pdf

1. Skriv ut till InExchange Fakturaskrivare som vanligt.

2. Vid Skicka-steget (Fakturakontroll), klicka på Visa.

3. Klicka sedan på Utskriftsgranskning.

Nu kan du granska hur din originalfaktura alternativt InExchange standardfaktura ser ut vid utskrift och kuvertering, samt dina leveransinställningar. De markerade fälten illustrerar från vänster till höger:

Ytan för utskriftspartnerns streckkod. Här får ingen information finnas.
Presentation av returadress genom kuvertfönster.
Presentation av fakturaadress genom kuvertfönster (mörkare yta är alltid synlig genom kuvertfönster).

Läs mer:
Hur ser InExchange standardmall ut vid utskrift eller pdf-leverans?

4. Hur ser jag om försättsblad är aktiverat för mina pappersfakturor?

Om du har försättsblad aktiverat så visas detta i utskriftsgranskningen. Följ instruktionerna i föregående svar "Hur ser fakturan ut när den skickas som pdf eller papper?" för att hitta dit.

Anledningen till att försättsblad har aktiverats kan vara att dina fakturor saknar returadress i fakturahuvudet som kan visas i kuvertfönstret. Returadressen finns då på försättsbladet så att fakturan kan returneras om den av någon anledning inte skulle kunna levereras till mottagaren.

På utskriftsgranskningssidan ser du om försättsblad är aktiverat eller inte.

Visas menyalternativet Du använder Försättsblad har detta aktiverats för dina fakturor. Klicka på fliken för att se hur försättsbladet ser ut.

5. Utskriftsgranskning

I denna vy, Utskriftsgranskning, ser du vilken fakturamall som används för de pappersfakturor du skickar via InExchange.

Du kan när som helst kontrollera hur dina pappersfakturor ser ut. Markera aktuell faktura i steget Fakturakontroll i fakturaskrivaren och klicka på Visa för att öppna den i din webbläsare. Tryck sedan på Utskriftsgranskning för att komma åt nedanstående vy.

Observera att du inte ser samtliga av de ovanstående flikarna på din skärm utan bara de som är aktuella för dig.

Nedan finns förklaring till de olika flikarna och alternativen.

Du använder Utskriven faktura

Så här ser din originalfaktura ut. Vi använder din fakturamall vid utskick av pappersfakturor. Klicka och dra för att visa olika delar av fakturan. Observera att vi endast visar första sidan på en flersidig faktura i denna vy.

Du använder Fakturamall

I denna vy visas din faktura i InExchange standardmall. Den används vid utskrift av dina fakturor då adressuppgifterna på din egen faktura inte passar i fönsterkuverten eller om annan företagsinformation saknas.

Du använder Försättsblad

Försättsblad används när du skickar pappersfakturor. Anledningen kan exempelvis vara att det inte finns någon returadress på dina fakturor. Här kan du se hur utskriften ser ut.

Jämför utskrift & mall

Om InExchange fakturamall används kan du här jämföra utskriften av originalfakturan mot den mall som används.

Inställningar

Här hittar du information om den printleverantör som fakturorna skickas via samt inställningar för hur och när dina pappersfakturor skickas.

Övrigt:

Visa område för Datamatrix
Visa områden på fakturan där spårningsinformation placeras. Dessa fält får inte innehålla någon fakturainformation. Det skrivs över vid utskrift.

6. Vilket format ska fakturan som överförs vara i?

Det vi behöver från dig är en vanlig Windows-utskriftsfil från ditt affärssystem. Formatkrav och fakturainnehåll kontrolleras sedan av InExchange innan filen levereras.

För att vi ska kunna hantera filen, behöver fakturan skrivas ut direkt från affärssystemet till fakturaskrivaren. Sparas filen först ner på datorn innan den skickas till InExchange följer informationen inte med på det sättet som gör det möjligt för oss att omvandla din faktura till en elektronisk faktura.
Observera att pdf-filer ibland inte går att använda vid inläsning av fakturafiler på grund av att textinformationen i filen ofta omvandlas till att visas som grafik.

Vi har stöd för närmare 400 olika affärssystem, så chansen för att du ska kunna komma igång med elektronisk fakturering snabbt och smidigt är väldigt stor. Kontakta gärna oss så berättar vi mer!

Se vår film om hur fakturor skickas till InExchange via fakturaskrivaren.

Informationen som skickas via InExchange Fakturaskrivare visar hur faktura ser ut vid utskrift (bild av formatet tif) samt vilken text den innehåller och dess placering (strukturerad text av formatet gdixml). Detta använder vi sedan för att skapa inläsningsmallar som omvandlar dina fakturautskrifter till e-fakturor.

HJÄLP VID FELSÖKNING av fakturaskrivaren och överföring av filer >>

Om du inte hittar svaret på din fråga är du välkommen att kontakta vår support för att få hjälp. Chatten i fakturaskrivaren är öppen alla helgfria vardagar mellan klockan 8.00 - 17.00 (lunchstängt 12-13). Du når oss även via telefon och våra kontaktformulär.

Så skapar du ett supportärende via våra kontaktformulär >>

FöregåendeNästa

Hjälp vid felsökning av fakturaskrivaren

Nedan har vi samlat tips på vad du kan prova med vid olika typer av fel som kan uppstå.

Felmeddelanden och överföringsfel

1. Jag fick ett felmeddelande när jag försökte överföra, vad gör jag nu?

Om något går fel när du överför fakturor till InExchange kommer en felrapport att genereras automatiskt. Om ni har valt att få återkoppling på samtliga överföringsfel, återkommer vi till dig så snart vi har hittat felet.

Du kan också kontakta oss via chatt i fakturaskrivaren för att få hjälp direkt.
Se våra kontaktuppgifter och öppettider >>

Kan jag skicka mina övriga fakturor?

Om något fel inträffar är det vanligtvis på en eller några enstaka fakturor. Om så är fallet kan du alltid gå vidare och skicka de övriga fakturorna medan vår support kontrollerar vad som gick fel. Kryssa helt enkelt i rutan Kryssa i här för att gå vidare och klicka sedan på Nästa. Om det finns fakturor som går att skicka återupptas försändelsen och om inte, visas ett meddelande om att inga fakturor finns att överföra.

Tips! En vanlig felorsak är att fakturamallen du precis skickat in har ett annat utseende än tidigare. Kontrollera gärna så att din fakturamall är likadan som tidigare.

Har du använt fel fakturamall kan du skriva ut fakturan på nytt med er standardmall.
Om ändringar har utförts i er standardmall ber vi dig kontakta vår support så att vi kan justera våra inläsningsmallar.

2. Jag får problem med pdf-utskrifter till fakturaskrivaren, hur löser jag det?

Här kan du läsa mer om vad du kan prova med om dina pdf-utskrifter saknar läsbarhet via fakturaskrivaren >>

3. Jag får ett summeringsfel, vad gör jag?

Om du får en varning vid överföringen till InExchange om att en eller flera fakturor har en felaktig summering, beror det på att vi alltid kontrollräknar era fakturor och återkopplar till er om något inte stämmer. Allt för att ni inte ska råka skicka iväg en felaktig faktura.

Kontrollera detta när du får ett summeringsfel

1. Stämmer matematiken i fakturan? Blir alla fakturarader +- Avgifter/Rabatter +- Öresavrundning det totalbelopp som är angivet?

2. Är dina fakturarader kompletta? För att en fakturarad ska vara giltig måste det finnas minst en benämning och ett radbelopp på samma rad.

4. Vad menas med "Hittar ingen passande mall?"

När du skriver ut ett dokument till fakturaskrivaren jämförs din utskrift mot en uppsättning inläsningsmallar hos oss för att veta vilken typ av dokument du skrivit ut. Exempelvis om det är en debet- eller kreditfaktura, en fakturakopia eller bilaga.

Om vårt system inte känner igen det dokument du skrivit ut får du ett meddelande om att vi inte kunde hitta en passande mall. Det beror oftast på att fakturan skrivits ut med en avvikande layout eller att dokumentet inte är en faktura.

Skriv ut fakturan på nytt i rätt mall om fel mall valdes i ert system vid utskrift.

5. Referenskoden är felaktig, vem ska jag kontakta?

Om fakturamottagaren har en automatisk referenskontroll aktiverad och fakturareferens saknas eller inte är giltig på din faktura resulterar det i ett felmeddelande om att mottagaren kräver fakturareferens. Du behöver då fylla i antingen en referenskod eller ett referensnamn.

Jag har angivit rätt referens, men det fungerar fortfarande inte

Om referensen du fått av din kund inte fungerar behöver du kontakta kunden för mer information.

Hur korrigerar jag en felaktig referens?

Du kan ändra fakturareferenser under Åtgärd för faktura i fakturaskrivaren.

Felaktiga referenser kan även korrigeras på sidan Att hantera i InExchange Network. Detta gäller i första hand när fakturamottagaren använder sig av en annan operatör. I dessa fall sker referenskontrollen efter att fakturan har skickats via fakturaskrivaren. Returnerade pappersfakturor kan skickas om från samma vy. Så åtgärdas fakturor på Att hantera-sidan >>

6. Jag får en varning om dubbletter, vad gör jag?

När du har överfört dina fakturor till InExchange och får en varning om att dubbletter finns kan du välja att gå vidare och skicka fakturan genom att bocka i Godkänn dubbletter på den aktuella fakturan.

Du kan kontrollera vilka dubbletter som har skickats genom att markera fakturan i listan och klicka på Dubbletter i steget Fakturakontroll. Där listas alla tidigare försändelser med samma fakturanummer. Om du inte vill skicka dubbletten kan du klicka på Ta bort.

7. Vad gör jag om fakturaskrivaren inte får kontakt med InExchange?

Om fakturaskrivaren inte får kontakt med InExchange kan du börja med att kontrollera om du har en fungerande internetuppkoppling. Om din internetuppkoppling fungerar kan du behöva se över inställningarna för din brandvägg.

Kontrollera att InExchange Fakturaskrivare (xClient.exe) kan:

Kommunicera via följande portar, 80 för http och 443 för https.
Kommunicera med IP-adressen 88.131.212.252 (ws.inexchange.se).

Om problemet kvarstår är du välkommen att kontakta vår support >>

8. Vad betyder "Godkännande krävs"?

Om en fakturamottagare markeras med en röd triangel i fakturaskrivaren får du fram mer information genom att hålla musmarkören på ikonen. Står det att godkännande krävs betyder det att kunden vill godkänna dig som leverantör innan den första e-fakturan skickas till dem.

Skicka förfrågan om att bli godkänd för
e-faktura

Högerklicka på den rödmarkerade raden och klicka på Visa företag.
Information om mottagaren visas i din webbläsare.
Klicka på Jag vill skicka.
En förfrågan skickas nu till mottagaren.

Hanteringen av förfrågningar kan ibland ta några dagar hos mottagaren. Om det drar ut på tiden eller om din förfrågan nekas kan du kontakta mottagaren för mer information. Tills vidare kan du skicka dina fakturor på papper eller som pdf om mottagaren inte kräver e-faktura.

9. Vad betyder "Ansluten via samtrafik"?

Om ett meddelande visas i fakturaskrivaren om att fakturamottagaren är ansluten via samtrafik betyder det att mottagaren använder en annan operatör (än InExchange) för att ta emot e-faktura.

Du kan skicka fakturan som vanligt eftersom vi har ett samarbete med operatören, men i dessa kan vi inte kontrollera om eventuella referenser är korrekta direkt i fakturaskrivaren. Skulle fakturan innehålla en felaktig referens kommer du att meddelas om detta efter att du har skickat fakturan.

Korrigera en felaktig referens i efterhand på sidan Att hantera >>

Felkoder och inställningar

1. Programmet blockerat av grundprincip

När installationsfilen för InExchange Fakturaskrivare körs packas de komprimerade filerna upp till mappen Appdata > Temp. Har användaren inte behörighet hit kan man få ett felmeddelande om att programmet har blockerats av en grundprincip.

Du kan prova med något av följande alternativ:

Installera/använd en applikation som kan packa upp .zip-filer och packa upp filerna till en mapp där användaren har behörighet.
Packa upp filerna på en annan dator och flytta dem till den aktuella datorn eller servern och kör installationsfilerna.

2. Felkoder och åtgärder

Nedan följer åtgärder för de felkoder som kan uppstå vid användning och installation av InExchange Fakturaskrivare.

XC1

Reparera fakturaskrivaren via:
Startmenyn > Program/Alla program > InExchange Factorum > InExchange Fakturaskrivare > Reparera fakturaskrivaren

XC24

Kontrollera användarens rättigheter till:
C:\ProgramData\InExchange Factorum

XC25

Reparera fakturaskrivaren enligt instruktionerna för felkod XC1.
Om felet kvarstår, kontakta vår support.

XC26 Fel #32

Starta om tjänsten Print Spooler via:
Kontrollpanelen > Administrationsverktyg > Tjänster > Print Spooler
Högerklicka och välj Starta om.

XC26 Fel #5

Användaren saknar skrivrättigheter till:
C:\ProgramData\InExchange Factorum

XC28/XC29

Fel när XConvert kopierar fil från Temp till Unsent. Antingen behörighetsfel eller att fil inte finns/används.

XC30

Användaren saknar skrivrättigheter till:
C:\ProgramData\InExchange Factorum

XM1:2

Processen xagent.exe är inte startad för aktuell användare.
Reparera fakturaskrivaren enligt instruktionerna för felkod XC1.

XM4:2

Processen xagent.exe är inte startad för aktuell användare.
Reparera fakturaskrivaren enligt instruktionerna för felkod XC1.

XM10

Kunde inte hitta skrivarfilen för skrivarjobb.
Manuell ominstallation av fakturaskrivaren. Se instruktioner här.

XM11:5

Användaren saknar rättigheter till:
C:\ProgramData\InExchange Factorum\Virtual printer\*datornamn*\*användare*\Unsent

XM12

Fakturaskrivaren hanterar inte utskriftsfiler som innehåller datatypen Raw.
Felet kan ha olika orsaker. Utskriften kan komma från ett inkompatibelt system alternativt att fakturaskrivaren är felaktigt installerad i en servermiljö.

XM13 Fel #3

Användaren saknar rättigheter till:
C:\ProgramData\InExchange Factorum

XM18:8 Fel#8

Felet uppstår när det finns för lite tillgängligt minne.

XM19

Starta om tjänsten Print Spooler via:
Kontrollpanelen > Administrationsverktyg > Tjänster > Print Spooler
Högerklicka och välj Starta om.

Detta fel kan även uppstå i Windows 10 om Microsoft Edge är inställt som standardprogram för pdf-filer. Vi rekommenderar Foxit Reader.

XS26:1051

Stoppa tjänsten Print Spooler via:
Kontrollpanelen > Administrationsverktyg > Tjänster > Print Spooler
Högerklicka och välj Stoppa.

XS32

Se över användarens rättigheter. Troligtvis behöver en administratör installera programvaran.

XS41

Felet kan bero på begränsade skrivrättigheter till C:\Windows\System32.
Historiskt sett har vissa antivirusprogram även orsakat felet.

XS42

1. Kopiera filen "ntprint.inf" från C:\Windows\System32"\DriverStore\FileRepository\ntprint.inf_amd64_neutral_4616c3de1949be6d och lägg den i C:\Windows\Inf\

(Notera att ändelsen på mappens namn kan variera. Den heter dock alltid "ntprint.inf" först.)

2. Starta sedan installationen.

3. Datorn kommer nu att fråga efter "unidrv.dll" om den inte hittar den själv.
Peka då på: C:\Windows\System32\spool\drivers\*bitversion eller C:\Windows\System32\DriverStore\FileRepository\ntprint.inf_amd64_neutral_4616c3de1949be6d\Amd64\

Skulle filen ändå inte hittas, sök igenom hela System32 mappen efter den.
Kan inte filen hittas behövs installationsmediet för att få åtkomst till filen.

4. Om filen hittades, borde installationen nu fortsätta och bli klar.

5. Testa att logga in i fakturaskrivaren för att verifiera att det fungerar.

Fel #2

Kontrollera användarens rättigheter till C:\ProgramData\InExchange Factorum.

Fel #3

Kontrollera användarens rättigheter till C:\Program Files\InExchange\InExchange Fakturaskrivare\x64\xagent.exe
Starta sedan om processen xagent.exe

Fel #5

Kontrollera användarens rättigheter till C:\Program Files\InExchange\InExchange Fakturaskrivare\x64\xagent.exe
Starta sedan om processen xagent.exe

Om problemet kvarstår är du givetvis välkommen att kontakta vår support.

3. Hur sammanställer jag loggfiler från fakturaskrivaren?

När du är i kontakt med InExchange support kan det hända att vi ber dig att skicka loggfiler från fakturaskrivaren till oss för att vi ska kunna felsöka ditt ärende på bästa möjliga sätt. Du får hjälp med att sammanställa och skicka loggfilerna när du är i kontakt med oss, men här följer en liten guide för hur du går tillväga.

Menyn för InExchange Fakturaskrivare ser något olika ut i Windows, beroende på vilken version du har av fakturaskrivaren. Se nedan:

För äldre versioner av fakturaskrivaren

Gå till Windows startmeny > Alla program > InExchange > InExchange Fakturaskrivare
Klicka sedan på Visa logg.

För nyare versioner av fakturaskrivaren

Gå till Windows startmeny > Alla program > InExchange > Inställningar
Klicka sedan på Visa logg.

En loggfil sammanställs nu i MD5-format med ett filnamn enligt "collect_YYYY-MM-DD_HHMMSS.log". Den placeras automatiskt i mappen Virtual Printer på din dator. Klicka på OK i meddelanderutan så öppnas den aktuella mappen.

När loggfilen har sammanställts kan du uppdatera aktuellt ärende via Mina aktiviteter i hjälpcentret genom att ladda upp din fil.

4. Varför används fakturaskrivaren som standardskrivare i Windows 10?

Windows 10 använder automatiskt den senast använda skrivaren som standardskrivare. Denna funktion är aktiverad från start och behöver stängas av manuellt om du inte vill att fakturaskrivaren ska användas som standardskrivare efter att du har skrivit ut dina fakturor.

Du kan stänga av denna automatiska funktion för val av standardskrivare via inställningarna för skrivare i din Windows-meny.

Saknar du ovanstående inställning kan du ladda ner den .reg-fil som finns bifogad längst ner på denna sida.

Följ nedanstående steg:

1. Ladda ner filen (se längst ner på sidan) och packa upp den på skrivbordet.

2. Kör filen och svara positivt på alla dialogrutor. Därefter kan du radera filen.

Den som kör filen måste ha administratörsrättigheter.

Observera att registerändringar alltid görs på egen risk.

Automatisk felsökning av överföringsfel

Många gånger kan du på egen hand korrigera det som orsakat felet utan vår hjälp. Däremot erbjuder vi dig vår hjälp vid uppstarten av InExchange Fakturaskrivare för att reda ut varför felen uppstår med förslag på åtgärd. Vi felsöker samtliga överföringsfel under de tre första månaderna efter att du har köpt tjänsten och återkopplar till dig via e-post. Efter dessa tre månader registreras felen, men ärendena stängs då per automatik. Kontakta oss exempelvis via chatten i fakturaskrivaren i de fall du behöver vår hjälp eller svara på meddelandet du fått av oss.

Du kan välja att stänga av funktionen för automatisk felsökning vid överföringsfel genom att kontakta supporten >>

Nedanstående fil hör till punkt 4 under Felkoder och inställningar:

Användarguide för fakturaskrivaren

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>
Artiklar vid felsökning
1. Att tänka på vid pdf-utskrift
2. Kan jag installera InExchange fakturaskrivare på en server?

Via InExchange Fakturaskrivare når du alla dina kunder och du kan skicka hela ditt fakturaflöde via oss oavsett leveranssätt, e-faktura, pdf- eller pappersfaktura.

I denna guide kan du läsa om hur du skickar dina fakturor via fakturaskrivaren.

Överför dina fakturor till fakturaskrivaren.

Välj leveranssätt och mottagare.

Lägg till bilagor och skicka.

I den här guiden får du även tips om hur du kan effektivisera din fakturering maximalt.

Har du inte godkänt inläsningen av dina exempelfakturor än?
Då är du välkommen att läsa mer om granskningen och godkännandet i del 1 av denna guide.

Installation - Del 1

FöregåendeNästa

Kontoinställningar fakturaskrivaren

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

Sökväg till InExchange Network: Konto\Profil

Kontoinställningar görs i InExchange Network

Oavsett vilken av våra tjänster du använder dig av görs kontoinställningar på
InExchange Network > Konto > Profil-sidan >> (gå till sidan)
Använd dig av samma inloggningsuppgifter som du har till fakturaskrivaren.

Se instruktioner för hantering av kontoinställningar >>

Kontaktuppgifter

Det är viktigt att dina kontaktuppgifter hålls uppdaterade i nätverket så att nätverksförfrågningar och meddelanden kommer fram till dig.
Se instruktioner >>

Har du glömt ditt lösenord?

Starta fakturaskrivaren och klicka på Kan du inte logga in? på inloggningssidan. Följ instruktionerna för återställning.
Återställning kan även göras via inloggningsrutan till InExchange Network >>

Behöver ni fler användarlicenser?
Du kan beställa dessa via vårt kontaktformulär >>

Beställningen behöver läggas av en behörig användare. Observera att det tillkommer en kostnad per användarlicens utöver det antal användare som ingår i avtalet. Användarlicenser debiteras månadsvis.

Föregående Nästa

Webinar om fakturaskrivaren

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

Har du frågor om InExchange Fakturaskrivare?

Vill du veta mer om hur fakturaskrivaren fungerar och få information om hur du på bästa sätt skickar dina fakturor?

Nedan kan du ta del av ett inspelat webinar där vi går igenom funktionerna i fakturaskrivaren. Du är även välkommen att kontakta vår support om du har några frågor.

Föregående Nästa

Importera ditt kundregister

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

Utnyttja InExchange växande nätverk och ta vara på e-fakturans fördelar. Genom att skicka elektroniskt sänker du dina portokostnader samtidigt som fakturan kommer fram snabbare.

Import av kundregister och val av leveranssätt

Vi hjälper dig att att hitta vilka av dina kunder som idag kan ta emot e-faktura. Vi importerar dina fakturamottagare och ställer in optimalt leveranssätt på dem.

Ladda upp din kundlista

Du får återkoppling via e-post normalt inom 5-10 arbetsdagar.

När en import har gjorts behöver du inte välja leveranssätt i fakturaskrivaren på dina befintliga kunder, men du får förslag på bättre leveranssätt när fler av dina kunder börjar ta emot e-faktura. Peka på ikonen i den vänstra kolumnen för att få fram information och rekommendationer.

Du kan också när som helst använda dig av InExchange Portooptimering i InExchange Network för att se vilka av dina kunder du kan gå över till e-faktura på. För att vi ska kunna presentera optimeringsförslag behöver du även skicka dina pappersfakturor via oss.

Kontakta oss om du har frågor om kundlistor eller optimering av leveranssätt.

Föregående Nästa

Överför dina fakturor

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

1. Börja med att starta ditt faktureringsprogram.

2. Skriv ut aktuella fakturor till InExchange Fakturaskrivare.

3. Välj Ja, överför nu i den dialogruta som visas på din skärm.

4. Logga in via den inloggningsruta som dyker upp på din skärm.

Vill du skriva ut fler fakturor välj Nej, senare (utskrifterna läggs då på kö tills du skriver ut och väljer Ja, överför nu nästa gång) och om det är en faktura eller ett dokument som inte ska föras över till fakturaskrivaren välj Nej, ta bort.

Du har fortfarande möjlighet att ta bort överförda fakturor i fakturaskrivaren vid behov. Detta kan göras i fakturaskrivarens sista steg Fakturakontroll. Markera fakturan och klicka på Ta bort.

Papperskopior

Vill du ha papperskopior per automatik när du skriver ut fakturor till fakturaskrivaren kan du ställa in detta via genvägen Skrivarinställningar.
Den hittar du här: Start > Alla program > InExchange > Inställningar > skrivarinställningar

Där väljer du hur många kopior du vill ha och vilken skrivare som ska användas.

Föregående Nästa

Välj leveranssätt och mottagare

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

Efter att du har fört över dina fakturor väljer du leveranssätt per kundnummer i fakturaskrivaren. Alla inställningar, inklusive de kopplingar du gör här på mottagare, sparas i ditt kundregister på InExchange Network.

Leveranssätt väljs under Skicka som och du kan välja mellan tre leveranssätt, e-faktura, pdf och pappersfaktura. När du skickar e-faktura behöver Org.nr, Företag och GLN vara ifyllda då de talar om för oss vart den elektroniska fakturan ska skickas. Är uppgifterna inte förifyllda kan du använda dig av fälten för att söka upp din kund.

Obs! Första gången du skickar till ett visst kundnummer sätts Papper som leveranssätt, men detta kan du ändra i fakturaskrivaren. Ikonerna i olika färger i den vänstra kolumnen hjälper dig att välja det bästa möjliga leveranssättet för respektive fakturamottagare. Peka på ikonen för att få fram information och rekommendationer.

Via menyn till vänster kan du läsa om de inställningar du behöver göra för respektive leveranssätt.

När du är klar med inställningarna för samtliga kunder i listan, klicka på Nästa för att komma vidare till steget Fakturakontroll.

InExchange Portooptimering

I tjänsten InExchange Portooptimering presenteras besparingsförslag för dig per fakturamottagare om du skulle gå över till e-faktura. Förslagen baseras på dina portokostnader för respektive kund under de senaste 12 månaderna.

Föregående Nästa

Skicka e-faktura

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

Efter att du har överfört filen till InExchange kan du göra inställningar för kunden i fakturaskrivaren och välja e-faktura som leveranssätt för de mottagare som tar emot e-faktura.

Välj leveranssätt genom att trycka på pilen till höger i rutan för Skicka som på aktuell rad. Välj E-faktura i listan.
Fälten Org.nr + Företag + GLN är inställningar för e-faktura. Dessa fält behöver vara ifyllda när e-faktura skickas. Uppgifterna talar om för oss vart den elektroniska fakturan ska skickas. Är uppgifterna förifyllda är det bra att kontrollera att de stämmer. Du kan i annat fall använda dig av fälten för att söka upp din kund och även uppdatera information här vid eventuella ändringar.
Om mottagaren tar emot e-faktura markeras raden med en grön markering .
Får du en röd markering indikerar det att du inte har några företagsuppgifter ifyllda eller att det angivna företaget inte tar emot e-faktura.

Föregående Nästa

Skicka PDF-faktura via e-post

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

Efter att filen har överförts till InExchange kan du göra inställningar för leveranssätt och mottagare i fakturaskrivaren.

Markera aktuellt kundnummer i listan.
Välj leveranssätt genom att trycka på pilen till höger i rutan för Skicka som på aktuell rad. Välj PDF i listan.
Fyll i mottagarens e-postadress i det avsedda fältet nedanför listan med kundnummer.

Om du vill skicka fakturan till flera e-postadresser, separera adresserna med ett kommatecken utan mellanslag. Det finns en gräns på max 100 tecken totalt i detta fält.

Föregående Nästa

Skicka pappersfaktura

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

När du väljer Papper som leveranssätt föreslår fakturaskrivaren ett annat, bättre alternativ om det är möjligt. Detta visas med en varningstriangel i kolumnen till vänster. Peka på ikonen för att få fram mer information och rekommendationer.

Föregående Nästa

Fakturakontroll och åtgärder i fakturaskrivaren

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

I fakturaskrivarens sista steg Fakturakontroll kan du lägga till bilagor, hantera dubbletter och få fram mer information om och förhandsgranska fakturorna som du är på väg att skicka. Markera en faktura i listan för att få fram information om aktuell fakturamottagare.

Information

Markera en rad i listan för att se eventuella meddelanden om aktuell fakturamottagare och din faktura. Du kan använda dig av knapparna nedanför informationsrutan för att förhandsgranska fakturan i din webbläsare (Visa), ta bort markerade fakturor, få information om eventuella dubbletter och lägga till bilagor. Om du sätter en faktura på vänt döljs fakturan tills nästa gång du loggar in i fakturaskrivaren.

Du får tillgång till samma funktioner genom att högerklicka på en faktura.

Åtgärd för faktura

Här har du möjlighet att korrigera eller lägga till referenser och godkänna dubbletter. Om det finns bilagor kopplade till fakturan visas detta med en siffra i fältet Bilagor.

Om fakturamottagaren kräver en korrekt referens kan du ange den här utan att behöva skapa om eller korrigera fakturan i ditt affärssystem.

HAR DU FÅTT EN VARNING OM DUBBLETTER?
Här kan du läsa mer om hanteringen av fakturadubbletter >>

Föregående Nästa

Lägg till en bilaga i fakturaskrivaren

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

Du kan ladda upp bilagor till dina fakturor i steget Fakturakontroll i fakturaskrivaren. Godkända format för bilagorna är PDF, xml, txt och valfritt bildformat.

Antalet bilagor kopplade till aktuell faktura visas med en siffra i fältet Bilagor under Åtgärd för faktura. Klicka på knappen Bilagor om du vill förhandsgranska dessa.

Bifoga en bilaga till din faktura

Markera fakturan som du vill ladda upp en bilaga till och klicka på knappen nedanför listan märkt Bilagor.
En lista visas med de bilagor som för närvarande finns kopplade till fakturan.
Klicka på Lägg till.
Ladda upp aktuell fil (du kan ladda upp flera filer samtidigt) och klicka på Ok.
En bilaga har nu kopplats till fakturan.

För att se vilka bilagor som skickades med en faktura kan du söka fram fakturan på sidan Skickade fakturor på InExchange Network. Ta fram fakturan på skärmen och klicka på knappen Bilagor.

Se information om automatisk matchning av bilagor längre ner.

Automatisk matchning av bilagor

Om du hanterar många bilagor och tycker att det är tidskrävande att ladda upp och koppla bilagorna manuellt till fakturorna i fakturaskrivaren kan vi hjälpa dig att matcha filerna mot varandra. Du kan då föra över bilagorna till fakturaskrivaren samtidigt med fakturorna. Kravet är att det finns något på bilagan som gör att vi kan koppla ihop den med fakturan, exempelvis ett faktura- eller ordernummer.

Om du vill veta mer eller vill beställa tjänsten är du välkommen att kontakta oss.

Föregående Nästa

Dubbletter av fakturor

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

Om du får en varning om att en faktura har samma fakturanummer som en tidigare skickad faktura (som har skickats under det senaste året) får du fram mer information genom att klicka på knappen Dubbletter som finns nedanför informationsrutan i steget Fakturakontroll.

Markera sedan rutan för "Godkänn dubbletter" om du vill gå vidare och skicka dubbletten.
I annat fall kan du ta bort den valda fakturan.

I fältet Dubbletter under Åtgärd för faktura visas antalet dubbletter till fakturan.

Föregående Nästa

Hitta dina skickade fakturor

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

Sökväg till InExchange Network: Fakturor\Skickade fakturor

Efter att du klickat på Skicka i fakturaskrivaren, visas en sammanställning av de fakturor som du precis skickade. Du kan ta fram och spara ner en kvittens på dessa.

Du kan se historik på dina skickade fakturor upp till 18 månader bakåt i tiden på sidan Skickade fakturor i InExchange Network.

Du hittar flera praktiska funktioner genom att klicka på en redan skickad faktura i vyn.

Bilagor - Se vilka bilagor som skickades med fakturan.
Skicka som e-post – Skicka en kopia av fakturan via e-post
Skriv ut – Skriv ut den aktuella fakturan.
Skicka om - Skicka om fakturan.

Föregående Nästa

Skicka faktura

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

I fakturaskrivarens sista steg Fakturakontroll hittar du funktioner för kontroll och korrigering av dina fakturor innan du skickar dem.

Om referenser

Referenser läses in från dina fakturautskrifter. Om referensuppgifter saknas på fakturan eller om de inte är korrekt ifyllda kan du lägga till och korrigera referenskoden och referensnamnet i fakturaskrivaren. Du hittar dessa fält under rubriken Åtgärd för faktura. Korrekta referensuppgifter fås av fakturamottagaren.

På sidorna Fakturakontroll och åtgärder, Lägg till bilaga och Dubbletter av fakturor kan du läsa mer om funktionerna som du kan använda dig av i steget Fakturakontroll.

Skicka faktura

När du är klar med dina inställningar och åtgärder, klicka på Skicka för att skicka fakturorna utifrån valt leveranssätt.

Föregående Nästa

Hela fakturaflödet via samma tjänst

Om du väljer att skicka alla dina fakturor via InExchange Fakturaskrivare får du automatiskt koll på vilket format som dina kunder kan ta emot, vare sig det är e-faktura, PDF-faktura eller papper.

Vårt affärsnätverk InExchange Network växer hela tiden. Om någon av dina kunder ansluter sig identifieras de av nätverket och du får veta att de kan ta emot e-faktura nästa gång du fakturerar. På så sätt hjälper vi dig aktivt att sänka dina portokostnader.

I vår guide berättar vi hur du väljer leveranssätt för dina kunder och vilka inställningar du behöver göra för de olika leveranssätten.

Formatkrav på bilagor

Du kan skicka med bilagor till dina fakturor via InExchange Fakturaskrivare. Nedan finns information om de formatkrav som gäller för de bifogade filerna.

Formatkrav:

Filformatet ska vara PDF, xml, txt eller valfritt bildformat.
Filstorleken för varje enskild bilaga får vara max 5 megabyte.
Obegränsat antal bilagor kan läggas till (undantag för fakturor som levereras via e-post där den totala gränsen för försändelsen är på 18 megabyte).

Har du många bilagor?
Kontakta InExchange support om du vill kunna skriva ut bilagor direkt till fakturaskrivaren eller så kan du börja med att läsa mer här om automatisk koppling av bilagor.

Mer information om InExchange Fakturaskrivare hittas i vår användarguide.

Finns det någon bilaga kopplad till fakturan?

Du kan kontrollera om det finns bilagor kopplade till fakturan i steget Fakturakontroll i InExchange Fakturaskrivare.

Markera fakturan i listan och titta sedan under Åtgärd för faktura > Bilagor.

Här ser du antalet bifogade bilagor. Klicka på Bilagor-knappen för att lägga till filer eller för att ta bort. I Bilagor-vyn kan du även ta fram aktuell bilaga på skärmen. Klicka på en bilaga i listan och sedan på Visa.

Obs! Om fakturan har skickats utan bilaga kan man inte lägga till den i efterhand.

Mer information om InExchange Fakturaskrivare hittas i vår användarguide.

Skicka med bilagor till fakturaskrivaren

Om du har många bilagor att hantera kan det finnas ett sätt att skicka med dem till fakturaskrivaren. Då behöver du inte ladda upp och matcha bilagorna manuellt i fakturaskrivaren. Kravet är då att det finns något på bilagan som gör att vi kan koppla ihop den med fakturan, till exempel ett fakturanummer eller ordernummer.

Kontakta vår support för att få hjälp med detta.

Mer information om InExchange Fakturaskrivare hittas i vår användarguide.

Skrivarinställningar

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare

Välj hur dina fakturor skall skickas

Fakturakontroll

Läs mer
1. Skrivarinställningar
2. Vanliga frågor om fakturaskrivaren >>

Du kan anpassa dina utskrifter via InExchange Fakturaskrivare till befintliga rutiner. Du kommer åt skrivarinställningarna via Windows startmeny eller i samband med att du skriver ut till fakturaskrivaren. Här har du möjlighet att ställa in antal fakturakopior och pappersskrivare så att du får möjlighet att granska och arkivera dina fakturor precis som vanligt.

Välj antal fakturakopior som du vill ha utskrivet till dig
Välj sedan vilken skrivare som kopiorna ska skrivas ut till

Du behöver inte göra någon inställning på Extern utskrift.

Skrivarinställningarna för fakturaskrivaren hittas via:
Start > Alla program > InExchange > Skrivarinställningar

Föregående Nästa

Användarguide för InExchange Fakturaskrivare - Del 2

Vanliga frågor om fakturaskrivaren

Om InExchange Fakturaskrivare

Fakturahantering och leverans av faktura

Pappersfaktura

E-faktura (inklusive pdf-faktura)

Första e-fakturan till en kund

Spärra ett kundnummer för fakturaleverans i fakturaskrivaren

Förklaringar till markeringarna i olika färger:

Ta bort fakturor i fakturaskrivaren:

Så anges e-postadresserna (exempel):

Referenser och fakturautskrifter

Korrigera en referens i fakturaskrivaren

Korrigera en referens på en olevererad faktura på Att hantera-sidan

Fel som kräver att fakturan korrigeras eller skapas om i ditt affärssystem

Gör så här för att se hur din faktura ser ut vid leverans på papper eller som pdf

Du använder Utskriven faktura

Du använder Fakturamall

Du använder Försättsblad

Jämför utskrift & mall

Inställningar

Övrigt:

Hjälp vid felsökning av fakturaskrivaren

Felmeddelanden och överföringsfel

Kan jag skicka mina övriga fakturor?

Kontrollera detta när du får ett summeringsfel

Jag har angivit rätt referens, men det fungerar fortfarande inte

Hur korrigerar jag en felaktig referens?

Kontrollera att InExchange Fakturaskrivare (xClient.exe) kan:

Skicka förfrågan om att bli godkänd före-faktura

Felkoder och inställningar

Du kan prova med något av följande alternativ:

XC1

XC24

XC25

XC26 Fel #32

XC26 Fel #5

XC28/XC29

XC30

XM1:2

XM4:2

XM10

XM11:5

XM12

XM13 Fel #3

XM18:8 Fel#8

XM19

XS26:1051

XS32

XS41

XS42

Fel #2

Fel #3

Fel #5

Följ nedanstående steg:

Automatisk felsökning av överföringsfel

Användarguide för fakturaskrivaren

Kontoinställningar fakturaskrivaren

Kontoinställningar görs i InExchange Network

Kontaktuppgifter

Har du glömt ditt lösenord?

Webinar om fakturaskrivaren

Importera ditt kundregister

Import av kundregister och val av leveranssätt

Överför dina fakturor

Papperskopior

Välj leveranssätt och mottagare

InExchange Portooptimering

Skicka e-faktura

Skicka PDF-faktura via e-post

Skicka pappersfaktura

Fakturakontroll och åtgärder i fakturaskrivaren

Information

Åtgärd för faktura

Lägg till en bilaga i fakturaskrivaren

Bifoga en bilaga till din faktura

Automatisk matchning av bilagor

Dubbletter av fakturor

Hitta dina skickade fakturor

Skicka faktura

Skicka förfrågan om att bli godkänd för
e-faktura