Hej! Hur kan vi hjälpa dig?

Ja, det är enkelt att kopiera en befintlig faktura för att använda den som underlag för en ny.

Kopiera en faktura

1. Sök fram din redan skickade faktura på sidan Skickade fakturor och klicka på fakturanumret för den faktura du vill kopiera enligt nedanstående bild.

2. Klicka på knappen Kopiera på fakturan.

3. En ny faktura skapas nu med exakt samma innehåll. Kom ihåg att byta kund på den nya fakturan om den inte ska skapas på samma kund som den kopierade fakturan. Utför eventuella andra korrigeringar och klicka sedan på Fortsätt och därefter på Skicka för att skicka fakturan.

Ja, det kan du.

Gå till sidan Skapa faktura och klicka på Visa fler referenser. Här kan du välja fakturaperiod.

Nedan finns ett exempel på hur det kan se ut på fakturan.

Rabatt på en fakturarad anges i procent i kolumnen Rabatt % på sidan Skapa faktura. Även om rabatten anges i procent kommer den att visas både som ett belopp och en procentsats när fakturan levereras till mottagaren. Observera att rabatten endast gäller för den aktuella fakturaraden, inte för hela fakturan. 

Så lägger du till avgifter och rabatter som avser hela fakturan >>

Ja, du kan ange ytterligare information på en fakturarad.

Lägg till fält

1. Klicka på plustecknet på aktuell fakturarad och sedan på Lägg till fält.

2. Välj Följesedel i listan för att fylla i ett följesedelsnummer och ett eventuellt radnummer. Här kan du välja att lägga till annan typ av information också. Välj ett alternativ i listan och fyll sedan i fälten som visas.

3. Så här kan det se ut på fakturan:

Ja, du kan enkelt ändra ordningen på dina fakturarader på Skapa faktura-sidan. Använd dig av den grå ikonen till vänster om fakturaraden. Dra raden, med hjälp av ikonen, till önskad plats.

Gör enligt nedan för att kontrollera om du kan skicka e-faktura till en viss mottagare via Free som är vår kostnadsfria tjänst.

1. Logga in och sök efter mottagaren på sidan Utöka ditt nätverk.
2. Klicka på företagets namn i träfflistan för att se vad som krävs.
3. Om det står Uppgradera konto för att skicka i tabellen under Fakturor > Tar emot krävs det att du uppgraderar ditt konto till Basic eller till någon av våra mer automatiserade tjänster. I annat fall kan du skicka med din befintliga tjänst.

Läs mer:
Referenskontroll och godkännande av leverantör
Så skickar du en förfrågan om godkännande av leverantör

En del av de uppgifter som finns i dina fakturors sidfot, så som e-postadress, telefonnummer, säte, med mera hämtas in från fakturainställningarna under Konto i menyn.

1. Gå till sidan Konto > Profil och bläddra ner till sektionen Fakturainställningar. Klicka på ikonen  i rutans nedre högra hörn för att redigera uppgifterna. 

Om fältet E-post är tomt används den e-postadress som sparades i samband med att kontot skapades. För att ändra adress på fakturorna du skickar framöver kan du ange en enligt ovan, men behöver du ändra e-postadress på kontot ber vi dig kontakta oss.

Skapa en ny kreditnota

Om du går till sidan Fakturor > Skapa faktura blir det automatiskt en debetfaktura. Om du istället vill skapa en ny kreditnota klickar du på texten Byt till kreditnota.

Kreditera en redan skickad faktura

1. Gå till sidan Fakturor > Skickade fakturor och sök fram den faktura du vill kreditera. 

2. Klicka på fakturanumret för att ta fram den på din bildskärm.

3. Klicka på knappen Kreditnota i fakturavyn.

Färdigställ fakturan med eventuell tilläggsinformation och skicka den sedan genom att klicka på Fortsätt och sedan på Skicka.

Se film för hur du skapar en kreditnota

• På kundkortet i ditt kundregister under Fakturainställningar > Skicka som, se bild. Om du skickar PDF-faktura till kunden anges e-postadress i fältet Skicka till (när PDF).
• Direkt på Skapa faktura-sidan, se animation.

Genom att klicka på Fler referenser i sidhuvudet på sidan Skapa faktura kan du lägga till fler referenser och betalningsinstruktioner på din faktura.

Här fyller du i det referensnummer (kallas även för referenskod, beställarreferens, beställar-ID, med mera) som du har fått av din kund i de fall kunden kräver detta på sina fakturor. Referensnumret identifierar exempelvis en specifik person eller en avdelning hos din kund och underlättar hanteringen av din faktura när den tas emot.

När automatisk referenskontroll är aktiverad är den här informationen obligatorisk och måste vara korrekt ifylld. Referensnumret består normalt av siffror och/eller bokstäver. Ange endast själva referensen i fältet utan några andra tecken eller mellanslag som inte skall finnas med. Följ instruktionerna som du har fått av din kund.

Vid problem med validering av referenser ber vi dig kontakta din kund för mer information.

Utseendet på referensnummer kan variera. Här är några exempel:

YY01234
123456
Anna Andersson

Du kan skicka dina pdf-fakturor till flera mailadresser på en och samma gång genom att göra ett kommatecken mellan varje mailadress (utan mellanslag). 

Exempel som fungerar: (Separerade med kommatecken utan mellanslag)

mail1@domän.se,mail2@domän.se,mail3@domän.se

Exempel som inte fungerar: (Separerade med kommatecken och mellanslag/semicolon)

mail1@domän.se , mail2@domän.se , mail3@domän.se
mail1@domän.se ; mail2@domän.se ; mail3@domän.se

Följande inställningar behöver göras på kundkortet för respektive leveranssätt, e-faktura, pdf och pappersfaktura.

E-faktura

1. Välj leveranssättet E-faktura i rullgardinsmenyn.
2. Kontrollera att det finns en koppling till korrekt e-fakturamottagare i nätverket under Koppling till InExchange Network. Det går att göra en sökning på företagsnamn, organisationsnummer (utan bindestreck) eller GLN.

Pdf-faktura via e-post

1. Välj leveranssättet PDF i rullgardinsmenyn.
2. Ange den e-postadress som fakturan ska skickas till.

Pappersfaktura

1. Välj leveranssättet Papper i rullgardinsmenyn och ange en faktureringsadress för kunden.

Fakturaraderna får som standard 25% moms (om inga inställningar har gjorts på kontot), men du kan lägga till fler och ändra momssats på fakturaraderna vid behov. Om du använder dig av olika momssatser på fakturaraderna summeras dessa per momssats längst ner på fakturan.

Klicka på pilen till höger om momssatsen på aktuell fakturarad för att ändra eller lägga till en ny momssats.

 Ändra momssats på en fakturarad

1. När du klickar på pilen enligt bilden ovan visas de momssatser som finns tillgängliga. Välj den momssats som ska gälla för fakturaraden eller lägg till en ny enligt instruktionerna i punkt B.

 Lägg till en ny momssats

1. Välj Lägg till ny/Ändra efter att du har klickat på pilen till höger om momssatsen på aktuell fakturarad.

2. Klicka sedan på Lägg till ny i rutan som visas.

3. Ange den nya momssatsen på den tomma raden i formuläret. I vårt exempel skriver vi 0%.

4. Markera Standard om du vill att den nya momssatsen ska användas som standard på alla nya fakturarader och klicka på Spara för att komma tillbaka till fakturan.

5. Den nya momssatsen har nu lagts till i listan.

Repetera stegen för att vid behov lägga till ytterligare momssatser. 

Enligt den e-fakturastandard vi använder i Sverige (Svefaktura) finns det inte stöd för fakturor där radernas belopp har momsen inräknad, detta är framförallt på grund av att standarden primärt är framtagen för kommuner och landsting. Fakturaraderna måste specificeras exklusive moms.

Du kan läsa mer om denna standard på SFTI:s hemsida >>

Börja med att aktivera funktionen för omvänd betalningsskyldighet på ditt konto. När det väl är aktiverat kan du aktivera detta i kundkortet på aktuella kunder och använda funktionen på sidan Skapa faktura. Se instruktionerna nedan i tre steg.

Steg 1 - Aktivera tjänsten på ditt konto

1. Gå till sidan Konto > Profil och navigera ner till sektionen Utökade fakturainställningar. Klicka på ikonen nertill i rutan för att göra ändringar.

2. Markera rutan för omvänd betalningsskyldighet och Spara dina inställningar.

Steg 2 - Aktivera omvänd betalningsskyldighet på kundkortet på aktuell kund

Kundspecifika inställningar görs på kundkortet i ditt Kundregister.

Ta fram kundkortet på något av följande sätt:

1. Sök fram aktuell kund i ditt Kundregister.
   Klicka på Visa för att ta fram kundkortet.
2. Sök fram aktuell kund på sidan Skapa faktura.
   Klicka på Redigera kund, visa bild.

Markera rutan för Omvänd betalningsskyldighet.

Steg 3 - Skapa faktura med omvänd betalningsskyldighet

Möjligheten att fakturera aktuella kunder med omvänd betalningsskyldighet tänds nu på sidan Skapa faktura.

De uppgifter som hamnar längst ner på dina kundfakturor läses in från sidan Konto > Profil. Ange uppgifter för betalning innan du skickar din första faktura och ändra vid behov.

Uppdatering av betalningsuppgifter

1. Bläddra ner till Betalningssätt på sidan Konto > Profil.
2. Klicka på ikonen  nertill i rutan för att fylla i uppgifter eller för att ändra.
3. Uppdatera dina uppgifter och klicka sedan på Spara.
   Se instruktioner >>

När du ändrar företagskänslig information skickas ett e-postmeddelande till den e-postadress som är registrerad på företaget. Klicka på länken i meddelandet för att godkänna ändringen. Ändringen går igenom när vi har fått ett godkännande.

Så anger du bankkonto 

1. Klicka på Lägg till bankkonto för att få fram dessa fält om du inte har något bankkonto inlagt sedan tidigare.
   
   
2. I fältet Bank kan du ange antingen bankens fullständiga namn eller dess Swift/BIC-kod. Fyll i dina uppgifter och spara sedan dina ändringar.

När en faktura dyker upp under vyn Skickade fakturor på vår hemsida kan du räkna med att fakturan i fråga är giltig och att den är på väg/levererad till mottagaren. När fakturan levereras till mottagaren övergår ansvaret för fakturan till mottagaren. Finns det några frågor kring fakturan ska mottagaren kontakta dig för att reda ut dessa.

Om en faktura, som visas i vyn Skickade fakturor, inte har blivit betald behöver du kontakta mottagaren för att reda ut varför den inte har blivit betald. Om du är osäker på mottagarens kontaktuppgifter kan du söka fram företagets uppgifter i vårt nätverk >>

Fakturorna saknar läsbarhet när den inbyggda pdf-läsaren i Google Chrome används vid fakturautskrift till fakturaskrivaren. Den inbyggda pdf-läsaren behöver därför inaktiveras om man använder Chrome tillsammans med sitt affärssystem. Följ nedanstående punkter för att göra detta.

1. Klistra in chrome://settings/content/pdfDocuments i adressfältet i Chrome och gå till sidan.

2. Aktivera valet att ladda ner pdf-filer istället för att öppna dem i Chrome.

Gratisversionen av Foxit Reader finns att ladda hem här: https://www.foxitsoftware.com/downloads/

Tryck på knappen Download for free och välj sedan Foxit Reader (med orange ikon).

Efter installationen behöver du bara öppna ditt pdf-dokument med Foxit Reader och skriva ut till InExchange Fakturaskrivare som vanligt.

Observera! 
Ha lägst version 9.4.0.16811, men om du använder Foxit Reader rekommenderar vi att du alltid har den senaste versionen installerad.

För att utskrifterna ska bli läsbara i Fakturaskrivaren, säkerställ att "Skriv ut som bild" inte är ibockad. 

Säkerställ även att "Skala" under utskriftshantering är satt till "Ingen".  

Via fakturaskrivaren kan du skicka alla dina fakturor. Alla dina elektroniska fakturor, men även eventuella PDF- och pappersfakturor till de som ännu inte tar emot e-faktura. Till dina fakturor kan du bifoga bilagor.

Läs mer:
 Se vår film om e-faktura

Se vår installationsguide för instruktioner.

InExchange Fakturaskrivare kan användas i samtliga Windows-operativsystem från Windows XP och framåt. Har du en dator med Mac OS fungerar fakturaskrivaren om du har möjlighet att köra affärssystemet i en Windows-miljö.

För att vi ska kunna omvandla din faktura till e-faktura och läsa in all information på rätt sätt behöver fakturan överföras till oss som en vanlig Windows-utskriftsfil direkt från affärssystemet till fakturaskrivaren.

Att tänka på vid pdf-utskrift till fakturaskrivaren >>

För att kontrollera vilken version av InExchange Fakturaskrivare som är installerad startar du programmet och klickar på Om.

Så här kan det se ut:

Vissa affärssystem har integrerade lösningar så att du kan skicka dina fakturor direkt från affärssystemet och få dem levererade på det sätt du har valt för varje enskild fakturamottagare, som e-faktura, pdf eller pappersfaktura. Kontakta leverantören för det affärssystem ni använder för att se om det finns en sådan möjlighet.

Om ni fortsätter att använda er av InExchange Fakturaskrivare och kommer att få nya fakturamallar behöver nya inläsningsmallar skapas för dina fakturor hos oss. Meddela vår support att en ändring kommer att ske och överför sedan fakturor via fakturaskrivaren med den nya mallen när det blir möjligt. Fakturor som fått en ny mall kommer automatiskt att stoppas eftersom de inte motsvarar era befintliga mallar. Stöd skapas för de nya mallarna och ni kan därmed fortsätta fakturera precis som vanligt. En engångskostnad tillkommer.

Läs mer:
 Vad räknas som en fakturamall?
 Skicka exempel på olika typer av fakturauppgifter (för att stöd ska kunna skapas på rätt sätt från början)
Så skapar du ett supportärende via våra kontaktformulär >>

Det finns information om återställning av lösenord i Användarguiden för InExchange Fakturaskrivare.  

När du ansluter dig till InExchange nätverk blir du sökbar för andra i nätverket. De kan kontakta dig för att börja ta emot e-faktura från dig eller för att skicka e-faktura till dig. För att förfrågningar och annan information ska nå dig är det viktigt att dina kontaktuppgifter hålls uppdaterade. Dessa fylls i på Konto > Profil-sidan på InExchange Network. Du kan ha olika kontaktpersoner och uppgifter för olika typer av filer och information.

Använd dig av ikonerna till höger på respektive rad för att lägga till, ändra eller ta bort information.

Läs mer:
 Hur ändrar jag vår kontaktinformation

Vi läser in uppgifterna från era originalfakturor som ni överför till oss via fakturaskrivaren. Ändringarna behöver göras i ert affärssystem eller fakturaprogram. 

Om placeringen av uppgifterna inte byter plats på fakturamallen går det oftast bra att ändra utan att ni meddelar oss, men om ni helt har bytt layout eller affärssystem är det alltid bra att ni hör av er till vår support för att säkerställa att fakturorna inte stannar vid inläsningen.

Om ni inte skriver ut någon sidfot tillsammans med era fakturor behöver ni meddela oss de nya uppgifterna så att vi kan uppdatera dem i vårt system.  

I InExchange Fakturaskrivare finns en ikon som tar dig vidare till Aviseringar i InExchange Network. Här kan du se och åtgärda till exempel olevererade fakturor, förfrågningar från andra företag i nätverket, med mera.

När du använder dig av InExchange Fakturaskrivare behöver vi få en Windows-utskriftsfil från ditt affärssystem för att kunna hantera filen. Du skapar fakturan som vanligt i ditt affärssystem och skriver sedan ut den till fakturaskrivaren. InExchange tar emot filen och hanterar översättningen till olika e-fakturaformat.

Vi ser hur din fakturalayout ser ut och placeringen av din fakturainformation i de filer ni skickar till oss via fakturaskrivaren och kan på så sätt skapa inläsningsmallar som omvandlar dina fakturor till e-fakturor.

När du har loggat in i InExchange Fakturaskrivare så kommer du att få möjligheten att välja vilket bolag som du skall logga dig in emot.

Detta gör du genom att välja i rullningslisten vilket bolag som du vill logga in emot och sedan klick på OK

Enligt de standarder vi använder i Sverige när det gäller elektroniska fakturor (Svefaktura eller PEPPOL BIS Billing V3) finns det inget stöd för fakturor som är specificerade inklusive moms. Till detta räknas alla fakturor där mervärdesskatt redan är inräknad på fakturaraderna.

Du kan läsa mer om standarden för Svefaktura på http://www.sfti.se/standarder/peppolbisochsvehandel/svefaktura10.4411.html

PEPPOL BIS Billing 3.0 kan du läsa mer om på http://www.sfti.se/standarder/peppolbisochsvehandel/peppolbisbilling3.4410.html

Du får information i meddelandet om vad felet beror på. Det kan vara ett beräkningsfel på fakturan som gör att den stoppas. Kontrollera gärna att radbelopp, moms, eventuell avrundning, med mer, stämmer överens med summeringarna på fakturan. Behöver du justera något kan du välja att inte överföra fakturan. Korrigera fakturan i ditt affärssystem och överför den sedan på nytt.

När du började använda fakturaskrivaren skapades det inläsningsmallar hos oss baserade på den information som finns på dina fakturor. Har det gjorts ändringar på fakturamallen behöver du kontakta oss så att vi justerar inläsningsmallen eller om du har valt fel mall kan du skriva ut faktura på nytt med rätt mall.

Läs mer:
 Vad räknas som en fakturamall?
 Vanliga fakturatyper och uppgifter

Det kan vara så att din nya kund har aktiverat referenskontroll på sina fakturor eller att de vill godkänna dig som leverantör innan du börjar skicka e-faktura till dem. Sök upp kunden i vårt nätverk och se vilka funktioner kunden har aktiverat. I många fall krävs det inget speciellt utan du kan börja skicka e-faktura direkt.

Om din kund inte finns upplagd som mottagare hos oss än kan du lägga till dem via vårt kontaktformulär >>

Läs mer:
 Kontrollera om kunden har några e-fakturakrav

Finns kunden redan upplagd som mottagare i nätverket (detta kan du kontrollera på sidan Utöka ditt nätverk) kan du fakturera kunden via fakturaskrivaren. Om kunden kräver ett specifikt referensnummer behöver du kontakta kunden för att få korrekta uppgifter.

Om din kund använder sig av en annan operatör för att ta emot e-faktura och fakturamottagaren inte finns upplagd i vårt nätverk än kan du skapa ett supportärende där du anger uppgifter om företagets namn, organisationsnummer, GLN och operatör för att få dem upplagda. Du kan därefter skicka e-faktura till dem.

Läs mer:
 Kontrollera om kunden har några e-fakturakrav
 Så skapar du ett supportärende för att lägga till en ny mottagare >>

Pappersfaktura

Pappersfakturor levereras utifrån valt porto samt beroende på vid vilken tidpunkt du överför fakturan till oss.

A-post: inom 1-2 helgfria vardagar
B-post: inom 3-5 helgfria vardagar

E-faktura (inklusive pdf-faktura)

Elektroniska fakturor levereras löpande och kan ofta vara levererade till slutkunden inom några sekunder, men som regel under samma dag eller senast nästföljande helgfria vardag.

Första e-fakturan till en kund

När du skickar e-faktura till en kund som du inte har skickat e-faktura till tidigare, skickas ett meddelande automatiskt till kunden om att de behöver godkänna er som leverantör i nätverket. Svarstiden från kunden kan variera och därför kan den första e-fakturaleveransen ta mellan 1-3 arbetsdagar. När en kund väl har godkänt att ta emot e-fakturor från er sker leveransen enligt ovanstående leveranstider.

Om kunden avvisar er förfrågan får ni ett meddelande om detta. Kontakta då kunden för mer information.

Om du inte vill skicka fakturor till vissa kunder via InExchange har du möjlighet att spärra kunden i fakturaskrivaren. På så sätt råkar du inte av misstag skicka fakturorna via oss.

Spärra ett kundnummer för fakturaleverans i fakturaskrivaren

1. Överför en faktura till fakturaskrivaren på det aktuella kundnumret som du vill spärra.

2. I steget Välj leveranssätt kan du spärra kunden genom att högerklicka på fakturan och sedan markera Spärra kund.

Kunden markeras med en röd ikon  i vänster kolumn som innebär att fakturor till denna kund inte kommer att skickas, peka på ikonen för att få fram mer information >>.
Fakturorna kan du sedan enkelt ta bort i steget Fakturakontroll genom att markera fakturan eller fakturorna och klicka på knappen Ta bort.

För att ta bort spärren på kunden gör du på samma sätt och avmarkerar Spärra kund i menyn, se bild >>.

Om du behöver koppla om en e-fakturamottagare i nätverket (exempelvis vid en omorganisation hos mottagaren), kan du göra det i steget Välj hur dina fakturor skall skickas i fakturaskrivaren.

För att ändra koppling till nätverket kan du här välja att söka på företagets namn, GLN eller organisationsnummer. Välj sedan rätt mottagare i träfflistan för att koppla din kund mot korrekt mottagare i nätverket. En grön markering  i vänster kolumn visar att en aktiv e-fakturamottagare har kopplats till din kund i ditt kundregister hos InExchange.

Om du inte hittar aktuell mottagare är du välkommen att kontakta InExchange support >>

När du skickar fakturor via fakturaskrivaren får du rekommendationer och hjälp att välja det bästa möjliga leveranssättet för varje fakturamottagare direkt i tjänsten. Om du till exempel är på väg att skicka en pappersfaktura till en kund som kan ta emot e-faktura dyker en orange triangel upp i den vänstra kolumnen.

Peka på ikonerna i fakturaskrivaren för att få fram information och rekommendationer.

Förklaringar till markeringarna i olika färger:

Grön markering 
Dina valda inställningar fungerar och du har valt det bästa möjliga leveranssättet för den aktuella mottagaren. Du kan gå vidare till nästa steg i faktureringen med de befintliga inställningar.

Orange markering 
Du kan skicka fakturan med dessa inställningar och gå vidare till nästa steg i faktureringsprocessen, men systemet ger dig förslag på ett bättre alternativ vid val av leveranssätt.

Röd markering 
Du kan inte skicka fakturan utan att korrigera dina inställningar för aktuell mottagare. Denna markering visas bland annat om du har valt att skicka fakturan som e-faktura till en mottagare som inte tar emot e-faktura. Välj att skicka fakturan som en pdf-faktura (e-postadress anges i rutan nedanför fakturalistan) eller som pappersfaktura istället. Du kan även välja att vänta med att skicka fakturan eller att ta bort den. Använd knapparna eller högerklicka på fakturan för att utföra dessa åtgärder.

Röd (spärr) 
Kundnumret har spärrats, inga fakturor kan skickas till kunden via fakturaskrivaren tills du väljer att inaktivera detta. Högerklicka på en faktura som är utställd på det aktuella kundnumret i steget Välj hur dina fakturor skall skickas och klicka på Spärra kund för att ta bort markeringen. Gör på samma sätt för att spärra en kund vid behov.

Blå markering 
När du skickar fakturor genom fakturaskrivaren kan du ibland se en informationsruta som säger Ansluten via samtrafik. Detta betyder att mottagaren använder en annan e-faktura operatör än InExchange, men som vi har ett samarbete med. I dessa fall kan vi inte kontrollera om eventuella referenskoder är korrekta direkt i vår applikation. Om en faktura har en felaktig referenskod kommer du att få ett mail om detta efter att själva försändelsen är klar.

Leveranssätt väljs i fakturaskrivarens steg Välj hur dina fakturor skall skickas. Välj mellan e-faktura, pdf och papper. Dina inställningar sparas per mottagare. Om det finns ett billigare alternativ tillgängligt för kunden meddelas du detta genom en orange triangel  i vänsterkolumnen. Peka på ikonen för att läsa mer.

E-faktura - För att kunna skicka e-faktura behöver din kund kunna kopplas till en e-fakturamottagare i nätverket. Om det inte finns information på raden i kolumnerna för Org.nr, Företag och GLN kan du själv söka upp kunden i något av dessa fält. Hittas inte kunden kan du välja att skicka pdf eller papper tills kunden blir tillgänglig.

Importera kundlista
Om du vill få hjälp med att ta reda på vilka av dina kunder som tar emot e-faktura är du välkommen att ladda upp din kundlista via detta formulär.

Portooptimering
När du skickar dina fakturor via fakturaskrivaren får du förslag på billigare leveranssätt när det är möjligt. Om du ser en orange ikon  i vänsterkolumnen för en kund i fakturaskrivaren, i steget Välj hur dina fakturor skall skickas, får du fram mer information genom att ställa muspekaren på denna, se bild.

Du kan också använda dig av InExchange Portooptimering för att se på vilka av dina kunder det går att byta till ett billigare leveranssätt. 

Läs mer:
 Använd dig av InExchange Portooptimering för att välja leveranssätt

Bilagor kan läggas till fakturorna i steget Fakturakontroll i fakturaskrivaren. Markera den faktura som du vill ska ha en bilaga, klicka sedan på knappen Bilagor under informationsrutan och följ instruktionerna.

I Användarguiden för InExchange Fakturaskrivare kan du läsa mer om bilagehantering.

Om du har skrivit ut ett dokument till fakturaskrivaren av misstag kan du välja Nej, ta bort vid utskrift. Se bild >>

Ta bort fakturor i fakturaskrivaren:

Markera aktuell faktura i steget Fakturakontroll och klicka på knappen Ta bort nertill i menyn eller högerklicka på fakturan i listan och välj Ta bort faktura.

Du kan även använda dig av tangentbordskombinationer enligt bilden nedan.

Klicka på bilden för att få fram en förstoring.

Det går att skicka PDF-fakturor till flera mottagare genom att separera e-postadresserna med ett kommatecken (utan mellanslag). Det finns dock en gräns på max 100 tecken totalt i detta fält.

Så anges e-postadresserna (exempel):

fiktiv@adress1.se,fiktiv@adress2.se

Fakturareferenser läses in från dina fakturor, men det går att korrigera en felaktig referens utan att du behöver skapa om eller korrigera fakturan i ditt affärssystem. I de fall du försöker skicka en faktura med en felaktig referens till en kund som använder sig av referenskontroll får du ett meddelande om detta i fakturaskrivaren och kan då korrigera referensen direkt. Om fakturamottagaren använder sig av en annan operatör görs denna korrigering istället på Att hantera-sidan efter att du har skickat fakturan, se instruktioner för detta längre ner i artikeln. I dessa fall får du ett meddelande om att det finns en olevererad faktura att hantera.

Korrigera en referens i fakturaskrivaren

Markera aktuell faktura i steget Fakturakontroll i fakturaskrivaren och ange korrekta referensuppgifter under Åtgärd för faktura.

Korrekta referensuppgifter fås av fakturamottagaren.

Korrigera en referens på en olevererad faktura på Att hantera-sidan

Du kan korrigera en felaktig referens på Att hantera-sidan i InExchange Network om fakturan inte kunde levereras. Detta gäller i första hand när fakturamottagaren använder sig av en annan operatör. I dessa fall sker referenskontrollen hos den mottagande operatören efter att fakturan har skickats via fakturaskrivaren. Du får ett meddelande om en faktura inte kunde levereras och hänvisas då till Att hantera-vyn för att korrigera och skicka om fakturan.

Returnerade pappersfakturor kan skickas om från samma vy.

Fel som kräver att fakturan korrigeras eller skapas om i ditt affärssystem

Om det däremot finns felaktig information på fakturaraderna eller beräkningsfel, till exempel gällande moms eller summeringar, visas ett felmeddelande i fakturaskrivaren. Du behöver då korrigera eller skapa en ny faktura i ditt affärssystem som du sedan skickar via fakturaskrivaren.

Läs mer:
Hantera stoppade fakturor och returnerade pappersfakturor

På Att hantera-sidan i InExchange Network kan du redigera vissa uppgifter på fakturor som av olika anledningar inte har kunnat levereras. Det kan bero på ett felaktigt referens- eller ordernummer, en felaktig adress på en pappersfaktura, eller liknande. Klicka på Hantera-knappen och korrigera de felaktiga uppgifterna. Skicka sedan om fakturan.

Om det däremot finns felaktig information på fakturaraderna eller beräkningsfel till exempel gällande moms eller summeringar visas ett felmeddelande i fakturaskrivaren. Du behöver då korrigera eller skapa en ny faktura i ditt affärssystem som du sedan skickar via fakturaskrivaren. 

Gör så här för att se hur din faktura ser ut vid leverans på papper eller som pdf

1. Skriv ut till InExchange Fakturaskrivare som vanligt.

2. Vid Skicka-steget (Fakturakontroll), klicka på Visa.

3. Klicka sedan på Utskriftsgranskning.

Nu kan du granska hur din originalfaktura alternativt InExchange standardfaktura ser ut vid utskrift och kuvertering, samt dina leveransinställningar. De markerade fälten illustrerar från vänster till höger:

1. Ytan för utskriftspartnerns streckkod. Här får ingen information finnas.
2. Presentation av returadress genom kuvertfönster.
3. Presentation av fakturaadress genom kuvertfönster (mörkare yta är alltid synlig genom kuvertfönster).

Läs mer:
Hur ser InExchange standardmall ut vid utskrift eller pdf-leverans?

Om du har försättsblad aktiverat så visas detta i utskriftsgranskningen. Följ instruktionerna i föregående svar "Hur ser fakturan ut när den skickas som pdf eller papper?" för att hitta dit.

Anledningen till att försättsblad har aktiverats kan vara att dina fakturor saknar returadress i fakturahuvudet som kan visas i kuvertfönstret. Returadressen finns då på försättsbladet så att fakturan kan returneras om den av någon anledning inte skulle kunna levereras till mottagaren.

På utskriftsgranskningssidan ser du om försättsblad är aktiverat eller inte.

Visas menyalternativet Du använder Försättsblad har detta aktiverats för dina fakturor. Klicka på fliken för att se hur försättsbladet ser ut.

I denna vy, Utskriftsgranskning, ser du vilken fakturamall som används för de pappersfakturor du skickar via InExchange.

Du kan när som helst kontrollera hur dina pappersfakturor ser ut. Markera aktuell faktura i steget Fakturakontroll i fakturaskrivaren och klicka på Visa för att öppna den i din webbläsare. Tryck sedan på Utskriftsgranskning för att komma åt nedanstående vy.

Observera att du inte ser samtliga av de ovanstående flikarna på din skärm utan bara de som är aktuella för dig.

Nedan finns förklaring till de olika flikarna och alternativen.

 Du använder Utskriven faktura

Så här ser din originalfaktura ut. Vi använder din fakturamall vid utskick av pappersfakturor. Klicka och dra för att visa olika delar av fakturan. Observera att vi endast visar första sidan på en flersidig faktura i denna vy.

 Du använder Fakturamall

I denna vy visas din faktura i InExchange standardmall. Den används vid utskrift av dina fakturor då adressuppgifterna på din egen faktura inte passar i fönsterkuverten eller om annan företagsinformation saknas.

 Du använder Försättsblad

Försättsblad används när du skickar pappersfakturor. Anledningen kan exempelvis vara att det inte finns någon returadress på dina fakturor. Här kan du se hur utskriften ser ut.

Jämför utskrift & mall

Om InExchange fakturamall används kan du här jämföra utskriften av originalfakturan mot den mall som används.

Inställningar

Här hittar du information om den printleverantör som fakturorna skickas via samt inställningar för hur och när dina pappersfakturor skickas.

Övrigt:

Visa område för Datamatrix
Visa områden på fakturan där spårningsinformation placeras. Dessa fält får inte innehålla någon fakturainformation. Det skrivs över vid utskrift.

Det vi behöver från dig är en vanlig Windows-utskriftsfil från ditt affärssystem. Formatkrav och fakturainnehåll kontrolleras sedan av InExchange innan filen levereras.

För att vi ska kunna hantera filen, behöver fakturan skrivas ut direkt från affärssystemet till fakturaskrivaren. Sparas filen först ner på datorn innan den skickas till InExchange följer informationen inte med på det sättet som gör det möjligt för oss att omvandla din faktura till en elektronisk faktura.
Observera att pdf-filer ibland inte går att använda vid inläsning av fakturafiler på grund av att textinformationen i filen ofta omvandlas till att visas som grafik.

Vi har stöd för närmare 400 olika affärssystem, så chansen för att du ska kunna komma igång med elektronisk fakturering snabbt och smidigt är väldigt stor. Kontakta gärna oss så berättar vi mer!

Se vår film om hur fakturor skickas till InExchange via fakturaskrivaren.

Informationen som skickas via InExchange Fakturaskrivare visar hur faktura ser ut vid utskrift (bild av formatet tif) samt vilken text den innehåller och dess placering (strukturerad text av formatet gdixml). Detta använder vi sedan för att skapa inläsningsmallar som omvandlar dina fakturautskrifter till e-fakturor.

Om något går fel när du överför fakturor till InExchange kommer en felrapport att genereras automatiskt. Om ni har valt att få återkoppling på samtliga överföringsfel, återkommer vi till dig så snart vi har hittat felet.

Du kan också kontakta oss via chatt i fakturaskrivaren för att få hjälp direkt.
Se våra kontaktuppgifter och öppettider >>

Kan jag skicka mina övriga fakturor?

Om något fel inträffar är det vanligtvis på en eller några enstaka fakturor. Om så är fallet kan du alltid gå vidare och skicka de övriga fakturorna medan vår support kontrollerar vad som gick fel. Kryssa helt enkelt i rutan Kryssa i här för att gå vidare och klicka sedan på Nästa. Om det finns fakturor som går att skicka återupptas försändelsen och om inte, visas ett meddelande om att inga fakturor finns att överföra.

Tips! En vanlig felorsak är att fakturamallen du precis skickat in har ett annat utseende än tidigare. Kontrollera gärna så att din fakturamall är likadan som tidigare.

• Har du använt fel fakturamall kan du skriva ut fakturan på nytt med er standardmall.
• Om ändringar har utförts i er standardmall ber vi dig kontakta vår support så att vi kan justera våra inläsningsmallar.

Här kan du läsa mer om vad du kan prova med om dina pdf-utskrifter saknar läsbarhet via fakturaskrivaren >> 

Om du får en varning vid överföringen till InExchange om att en eller flera fakturor har en felaktig summering, beror det på att vi alltid kontrollräknar era fakturor och återkopplar till er om något inte stämmer. Allt för att ni inte ska råka skicka iväg en felaktig faktura.

Kontrollera detta när du får ett summeringsfel

1. Stämmer matematiken i fakturan? Blir alla fakturarader +- Avgifter/Rabatter +- Öresavrundning det totalbelopp som är angivet?

2. Är dina fakturarader kompletta? För att en fakturarad ska vara giltig måste det finnas minst en benämning och ett radbelopp på samma rad.

När du skriver ut ett dokument till fakturaskrivaren jämförs din utskrift mot en uppsättning inläsningsmallar hos oss för att veta vilken typ av dokument du skrivit ut. Exempelvis om det är en debet- eller kreditfaktura, en fakturakopia eller bilaga.

Om vårt system inte känner igen det dokument du skrivit ut får du ett meddelande om att vi inte kunde hitta en passande mall. Det beror oftast på att fakturan skrivits ut med en avvikande layout eller att dokumentet inte är en faktura.

Skriv ut fakturan på nytt i rätt mall om fel mall valdes i ert system vid utskrift.

Om fakturamottagaren har en automatisk referenskontroll aktiverad och fakturareferens saknas eller inte är giltig på din faktura resulterar det i ett felmeddelande om att mottagaren kräver fakturareferens. Du behöver då fylla i antingen en referenskod eller ett referensnamn.

Jag har angivit rätt referens, men det fungerar fortfarande inte

Om referensen du fått av din kund inte fungerar behöver du kontakta kunden för mer information.

Hur korrigerar jag en felaktig referens?

Du kan ändra fakturareferenser under Åtgärd för faktura i fakturaskrivaren.

Felaktiga referenser kan även korrigeras på sidan Att hantera i InExchange Network. Detta gäller i första hand när fakturamottagaren använder sig av en annan operatör. I dessa fall sker referenskontrollen efter att fakturan har skickats via fakturaskrivaren. Returnerade pappersfakturor kan skickas om från samma vy. Så åtgärdas fakturor på Att hantera-sidan >>

När du har överfört dina fakturor till InExchange och får en varning om att dubbletter finns kan du välja att gå vidare och skicka fakturan genom att bocka i Godkänn dubbletter på den aktuella fakturan.

Du kan kontrollera vilka dubbletter som har skickats genom att markera fakturan i listan och klicka på Dubbletter i steget Fakturakontroll. Där listas alla tidigare försändelser med samma fakturanummer. Om du inte vill skicka dubbletten kan du klicka på Ta bort.

Om fakturaskrivaren inte får kontakt med InExchange kan du börja med att kontrollera om du har en fungerande internetuppkoppling. Om din internetuppkoppling fungerar kan du behöva se över inställningarna för din brandvägg.

Kontrollera att InExchange Fakturaskrivare (xClient.exe) kan:

1. Kommunicera via följande portar, 80 för http och 443 för https.
2. Kommunicera med IP-adressen 88.131.212.252 (ws.inexchange.se).

Om problemet kvarstår är du välkommen att kontakta vår support >>

Om en fakturamottagare markeras med en röd triangel  i fakturaskrivaren får du fram mer information genom att hålla musmarkören på ikonen. Står det att godkännande krävs betyder det att kunden vill godkänna dig som leverantör innan den första e-fakturan skickas till dem.

Skicka förfrågan om att bli godkänd för
e-faktura

1. Högerklicka på den rödmarkerade raden och klicka på Visa företag.
2. Information om mottagaren visas i din webbläsare.
   Klicka på Jag vill skicka.
3. En förfrågan skickas nu till mottagaren. 

Hanteringen av förfrågningar kan ibland ta några dagar hos mottagaren. Om det drar ut på tiden eller om din förfrågan nekas kan du kontakta mottagaren för mer information. Tills vidare kan du skicka dina fakturor på papper eller som pdf om mottagaren inte kräver e-faktura.

Om ett meddelande visas i fakturaskrivaren om att fakturamottagaren är ansluten via samtrafik  betyder det att mottagaren använder en annan operatör (än InExchange) för att ta emot e-faktura.

Du kan skicka fakturan som vanligt eftersom vi har ett samarbete med operatören, men i dessa kan vi inte kontrollera om eventuella referenser är korrekta direkt i fakturaskrivaren. Skulle fakturan innehålla en felaktig referens kommer du att meddelas om detta efter att du har skickat fakturan.

Korrigera en felaktig referens i efterhand på sidan Att hantera >>

När installationsfilen för InExchange Fakturaskrivare körs packas de komprimerade filerna upp till mappen Appdata > Temp. Har användaren inte behörighet hit kan man få ett felmeddelande om att programmet har blockerats av en grundprincip.

Du kan prova med något av följande alternativ:

1. Installera/använd en applikation som kan packa upp .zip-filer och packa upp filerna till en mapp där användaren har behörighet.
2. Packa upp filerna på en annan dator och flytta dem till den aktuella datorn eller servern och kör installationsfilerna.

Nedan följer åtgärder för de felkoder som kan uppstå vid användning och installation av InExchange Fakturaskrivare.

XC1

Reparera fakturaskrivaren via:
Startmenyn > Program/Alla program > InExchange Factorum > InExchange Fakturaskrivare > Reparera fakturaskrivaren

XC24

Kontrollera användarens rättigheter till:
C:\ProgramData\InExchange Factorum

XC25

Reparera fakturaskrivaren enligt instruktionerna för felkod XC1.
Om felet kvarstår, kontakta vår support.

XC26 Fel #32

Starta om tjänsten Print Spooler via:
Kontrollpanelen > Administrationsverktyg > Tjänster > Print Spooler
Högerklicka och välj Starta om.

XC26 Fel #5

Användaren saknar skrivrättigheter till:
C:\ProgramData\InExchange Factorum

XC28/XC29

Fel när XConvert kopierar fil från Temp till Unsent. Antingen behörighetsfel eller att fil inte finns/används.

XC30

Användaren saknar skrivrättigheter till:
C:\ProgramData\InExchange Factorum

XM1:2

Processen xagent.exe är inte startad för aktuell användare.
Reparera fakturaskrivaren enligt instruktionerna för felkod XC1.

XM4:2

Processen xagent.exe är inte startad för aktuell användare.
Reparera fakturaskrivaren enligt instruktionerna för felkod XC1.

XM10

Kunde inte hitta skrivarfilen för skrivarjobb.
Manuell ominstallation av fakturaskrivaren. Se instruktioner här.

XM11:5

Användaren saknar rättigheter till:
C:\ProgramData\InExchange Factorum\Virtual printer\*datornamn*\*användare*\Unsent

XM12

Fakturaskrivaren hanterar inte utskriftsfiler som innehåller datatypen Raw.
Felet kan ha olika orsaker. Utskriften kan komma från ett inkompatibelt system alternativt att fakturaskrivaren är felaktigt installerad i en servermiljö.

XM13 Fel #3

Användaren saknar rättigheter till:
C:\ProgramData\InExchange Factorum

XM18:8 Fel#8

Felet uppstår när det finns för lite tillgängligt minne.

XM19

Starta om tjänsten Print Spooler via:
Kontrollpanelen > Administrationsverktyg > Tjänster > Print Spooler 
Högerklicka och välj Starta om.

Detta fel kan även uppstå i Windows 10 om Microsoft Edge är inställt som standardprogram för pdf-filer. Vi rekommenderar Foxit Reader.

XS26:1051

Stoppa tjänsten Print Spooler via:
Kontrollpanelen > Administrationsverktyg > Tjänster > Print Spooler
Högerklicka och välj Stoppa.

XS32

Se över användarens rättigheter. Troligtvis behöver en administratör installera programvaran.

XS41

Felet kan bero på begränsade skrivrättigheter till C:\Windows\System32.
Historiskt sett har vissa antivirusprogram även orsakat felet.

XS42

1. Kopiera filen "ntprint.inf" från C:\Windows\System32"\DriverStore\FileRepository\ntprint.inf_amd64_neutral_4616c3de1949be6d och lägg den i C:\Windows\Inf\ 

(Notera att ändelsen på mappens namn kan variera. Den heter dock alltid "ntprint.inf" först.)

2. Starta sedan installationen.

3. Datorn kommer nu att fråga efter "unidrv.dll" om den inte hittar den själv.
Peka då på: C:\Windows\System32\spool\drivers\*bitversion eller C:\Windows\System32\DriverStore\FileRepository\ntprint.inf_amd64_neutral_4616c3de1949be6d\Amd64\

Skulle filen ändå inte hittas, sök igenom hela System32 mappen efter den.
Kan inte filen hittas behövs installationsmediet för att få åtkomst till filen.

4. Om filen hittades, borde installationen nu fortsätta och bli klar.

5. Testa att logga in i fakturaskrivaren för att verifiera att det fungerar.

Fel #2

Kontrollera användarens rättigheter till C:\ProgramData\InExchange Factorum.

Fel #3

Kontrollera användarens rättigheter till C:\Program Files\InExchange\InExchange Fakturaskrivare\x64\xagent.exe
Starta sedan om processen xagent.exe

Fel #5

Kontrollera användarens rättigheter till C:\Program Files\InExchange\InExchange Fakturaskrivare\x64\xagent.exe
Starta sedan om processen xagent.exe

Om problemet kvarstår är du givetvis välkommen att kontakta vår support.

När du är i kontakt med InExchange support kan det hända att vi ber dig att skicka loggfiler från fakturaskrivaren till oss för att vi ska kunna felsöka ditt ärende på bästa möjliga sätt. Du får hjälp med att sammanställa och skicka loggfilerna när du är i kontakt med oss, men här följer en liten guide för hur du går tillväga.

Menyn för InExchange Fakturaskrivare ser något olika ut i Windows, beroende på vilken version du har av fakturaskrivaren. Se nedan:

För äldre versioner av fakturaskrivaren

Gå till Windows startmeny > Alla program > InExchange > InExchange Fakturaskrivare
Klicka sedan på Visa logg.

För nyare versioner av fakturaskrivaren

Gå till Windows startmeny > Alla program > InExchange > Inställningar
Klicka sedan på Visa logg.

En loggfil sammanställs nu i MD5-format med ett filnamn enligt "collect_YYYY-MM-DD_HHMMSS.log". Den placeras automatiskt i mappen Virtual Printer på din dator. Klicka på OK i meddelanderutan så öppnas den aktuella mappen.

När loggfilen har sammanställts kan du uppdatera aktuellt ärende via Mina aktiviteter i hjälpcentret genom att ladda upp din fil.

Windows 10 använder automatiskt den senast använda skrivaren som standardskrivare. Denna funktion är aktiverad från start och behöver stängas av manuellt om du inte vill att fakturaskrivaren ska användas som standardskrivare efter att du har skrivit ut dina fakturor.

Du kan stänga av denna automatiska funktion för val av standardskrivare via inställningarna för skrivare i din Windows-meny.

Saknar du ovanstående inställning kan du ladda ner den .reg-fil som finns bifogad längst ner på denna sida.

Följ nedanstående steg:

1. Ladda ner filen (se längst ner på sidan) och packa upp den på skrivbordet.

2. Kör filen och svara positivt på alla dialogrutor. Därefter kan du radera filen.

Den som kör filen måste ha administratörsrättigheter.

Observera att registerändringar alltid görs på egen risk.

• Kundnummer
• Företagsnamn
• Organisationsnummer

Här kan du välja om fakturan ska skickas som e-faktura, pdf eller papper. Nedan kan du läsa mer om de inställningar som behöver göras för respektive leveranssätt.

E-faktura

1. Välj leveransättet E-faktura i rullgardinsmenyn. 
2. Kontrollera att det finns en koppling till InExchange Network till det företag som du ska fakturera. Du kan göra en sökning på företagsnamn, orgnr (utan bindestreck) eller GLN.
   

PDF-faktura via e-post

1. Välj leveransättet PDF i rullgardinsmenyn. 
2. Lägg till den e-postadress som fakturan ska skickas till.
   

Papper

1. Välj leveransättet Papper i rullgardinsmenyn.