Hej! Hur kan vi hjälpa dig?

Sök i vårt Hjälpcenter eller fråga vår AI-bot

Sök

Kundfaktura

Lär dig mer om hur du kan förenkla din utgående fakturering.

Kundfaktura - FAQ

Se alla artiklar
Faktura till ny e-fakturamottagare
  1. Skicka kundfaktura

    1. Vanliga frågor om våra tjänster
    2. Vanliga fakturafrågor
    3. - Faktura till ny e-fakturamottagare
    4. - Skickade fakturor
    5. E-fakturaformat
    6. InExchange portooptimering
  2. Ta emot leverantörsfaktura

    1. Ta emot faktura
    2. - E-faktura via fil (Integrerad tjänst)
  3. Användarkonton och inställningar

    1. Avtal och licenser
    2. Inloggning och kontoinställningar
    3. Kontakta oss

Här har vi samlat svar på vanliga frågor om nätverksrelationer och tips på hur du skickar faktura till en ny fakturamottagare eller hur du gör om du ska börja skicka e-faktura till en befintlig mottagare som du tidigare har skickat PDF eller pappersfaktura till. 

Om din kund inte kan ta emot e-faktura än kan du välja att skicka PDF eller pappersfaktura. 

Hitta e-fakturamottagare och kontroll av fakturakrav

För att kunna skicka e-faktura behöver mottagaren finnas registrerad i vårt nätverk. Du kan själv lägga till mottagare som inte finns registrerade än.

1. Hur kontrollerar jag om mottagaren finns i nätverket?

För att kunna skicka e-faktura behöver mottagaren finnas registrerad i vårt nätverk. När du söker upp ett företag ser du också vilka typer av elektroniska dokument de kan hantera och om de har några e-fakturakrav.

Så söker du i nätverket:

  1. Gå till sidan Utöka ditt nätverk och sök upp aktuellt företag.
    S_k_i_n_tv_str.png

    Hittade du inte mottagaren? Så lägger du till en ny mottagare i nätverket >>
  2. I denna sökning ser vi att InExchange Factorum AB både tar emot och skickar elektroniska fakturor, men varken skickar eller tar emot order eller priskataloger.
    F_retag_i_n_tv_str.png
  3. För att få en detaljerad förklaring på vad symbolerna under varje kolumn betyder, se kolumnen till höger på hemsidan eller bilden nedan.

Symbolförklaringar:
symboler_2.png

2. Hur vet jag om mottagaren har några speciella e-fakturakrav?

I InExchange Network kan du kontrollera om det krävs något speciellt när du ska börja skicka e-faktura till en mottagare.

Gör så här:

  1. Sök efter företaget på sidan Utöka ditt nätverk och klicka på företagets namn i träfflistan för att få fram mer information.
    Ansluten_relation_str_2.png

    Hittade du inte mottagaren? Så registrerar du en ny mottagare i nätverket >>

Ikon_26---A.png Leverantörer måste godkännas

När du ska börja skicka e-faktura till en mottagare kan det vara så att ditt företag först måste bli godkänt som leverantör (av e-faktura). I dessa fall finns det en markering i rutan Leverantörer måste godkännas, se bilden nedan.

När du skickar e-faktura för första gången till en mottagare följer det med en förfrågan om att bli godkänd som leverantör om mottagaren kräver detta. I dessa fall kan det dröja några dagar innan den första e-fakturan kan levereras då er nätverksrelation först behöver godkännas.

Det går även att skicka en förfrågan innan den första e-fakturan skickas >>

Kontroller_cr_str.png

Ikon_26---B.png Har kontroller

Om mottagaren har aktiverat kontroller för e-faktura visas detta med en markering i rutan Har kontroller, se bilden ovan. Kontakta mottagaren för att få information om vilka eventuella referenser och andra uppgifter de kräver på fakturorna som skickas till dem. Det är viktigt att referensuppgifter anges exakt enligt instruktionerna för att de ska vara giltiga.

E-faktura via vår kostnadsfria tjänst InExchange Web Bas >>

3. Jag har fått brev om att min kund vill ha e-faktura. Vad behöver jag tänka på? 

Du kan skicka e-faktura till samtliga mottagare via oss. Med hjälp av mottagarens GLN (som bör stå i brevet du har fått) hittar du rätt mottagare. 

Vilka kan jag skicka e-faktura till via InExchange Web Bas? >>

Bra att veta:

  • E-fakturamottagaren behöver finnas registrerad i vårt nätverk.
    Du kan söka efter mottagaren i den tjänst du använder hos oss eller på sidan Utöka ditt nätverk för att se om de finns registrerade i vårt nätverk.
    Hittar du inte mottagaren kan du enkelt registrera dem >>
  • Korrekt referens behöver anges på fakturan.
    Om din kund använder sig av referenskontroll måste korrekt referens anges på fakturan. Uppgifterna fås av fakturamottagaren.
  • Godkännande av leverantör.
    I de fall mottagaren kräver en godkänd nätverksrelation mellan era företag innan e-faktura kan levereras skickas det med en förfrågan i samband med din första e-faktura till dem. I dessa fall kan det ta några dagar extra för den första fakturan att komma fram.
  • Byte av leveranssätt på en befintlig fakturamottagare.
    Om du tidigare har skickat PDF eller pappersfaktura via oss till en mottagare som du nu ska börja skicka e-faktura till ändrar du leveranssätt på kundkortet i ditt kundregister, direkt i den tjänst du använder hos oss eller i de fakturafiler du skickar till oss.

    Har du valt att använda vår automatiska portooptimering (finns tillgänglig för dig som använder dig av InExchange Integrerade tjänster) kommer leveranssättet automatiskt att ändras till e-faktura när mottagaren blir känd som e-fakturamottagare hos oss.

Har du ingen tjänst för att skicka e-faktura än?
Vi hjälper dig att komma igång med din e-fakturering >>

4. Min kund tar emot e-faktura, men jag kan inte hitta dem i nätverket. Hur gör jag?

Se instruktioner för hur du lägger till en ny e-fakturamottagare i nätverket >>

Uppgifter om mottagaren som behövs för registreringen:

  • Företagsnamn
  • Organisationsnummer
  • GLN
  • Operatör
  • E-postadress till mottagaren

Om du saknar uppgifter för registreringen ber vi dig kontakta mottagaren för information.

5. Min kund tar inte emot e-faktura, vad gör jag då?

Om din kund inte tar emot e-faktura än kan du skicka din faktura som PDF eller pappersfaktura (för papper krävs minst InExchange Web Plus).

Så här ser det ut om företaget finns i nätverket, men inte kan ta emot e-faktura:
kaninteskicka_str.png

Om du har försökt att skicka e-faktura till en mottagare som inte kan ta emot fakturor elektroniskt eller om de ännu inte finns med i vårt nätverk får du ett meddelande om detta. Du kan då välja att skicka om fakturan med ett annat leveranssätt.

Har din kund ingen tjänst för att skicka e-faktura än?
På vår hemsida finns information om våra tjänster >>


Relationer och förfrågningar i nätverket

1. Så skickar du en manuell relationsförfrågan

Vissa fakturamottagare kräver att leverantörer godkänns för e-faktura innan fakturor kan börja skickas elektroniskt till dem. I dessa fall skickas det en förfrågan om att bli godkänd i samband med att den första e-fakturan skickas. Men du kan också välja att skicka en förfrågan i förväg.

Så skickar du en förfrågan i nätverket:

  1. Gå till sidan Utöka ditt nätverk och sök upp aktuellt företag. Klicka sedan på företagets namn i resultatlistan som presenteras nedanför sökrutan.
    Ut_ka_ditt_n_tv_str.png
  2. Skicka nu en förfrågan genom att klicka på Jag vill skicka.
    InEx_i_n_tv_str.png

Efter att du har skickat en förfrågan och mottagaren har godkänt relationen har ni en anslutning i nätverket. Detta markeras med Ansluten i tabellen. Du kan nu skicka din e-faktura till mottagaren.
Rel_status_str.png

2. Min relationsförfrågan nekades/avvisades, vad gör jag nu?

För att få iväg din faktura kan du välja att skicka den som PDF eller pappersfaktura via oss (för papper krävs minst InExchange Web Plus), men om din relationsförfrågan avvisas rekommenderar vi att du kontaktar mottagaren per telefon för att reda ut eventuella frågetecken. Du kan sedan skicka en ny förfrågan enligt överenskommelse.
Avvisad_skicka_ny_str.jpg

3. Var ser jag vilka relationer vi har i nätverket?

På sidan Anslutningar ser du vilka relationer ditt företag har i nätverket. 


Övriga frågor och svar:

1. Jag har fått ett meddelande om att något gick fel. Vad gör jag nu?

Om det finns en länk till vårt hjälpcenter i felmeddelandet som du har fått kan du klicka på länken för att få instruktioner om hur du ska gå tillväga för att få iväg din faktura. Du kan också kontakta vår supportavdelning för att få hjälp.

Här finns förklaringar till fel som kan inträffa med instruktioner för hur du kommer vidare >>

2. Vilka kan jag skicka e-faktura till via InExchange Web Bas?

Via din inloggning på vår hemsida kan du kontrollera om du kan skicka e-faktura till en specifik mottagare via vår kostnadsfria tjänst InExchange Web Bas.
Se instruktioner för hur du kontrollerar detta >>

För att följa instruktionerna ovan behöver du ha ett användarkonto hos oss.
Skapa konto
 | Logga in


Hittar du inte svaret på din fråga? 
Du är välkommen att kontakta oss.

Vanliga fakturafrågor
  1. Skicka kundfaktura

    1. Vanliga frågor om våra tjänster
    2. Vanliga fakturafrågor
    3. - Faktura till ny e-fakturamottagare
    4. - Skickade fakturor
    5. E-fakturaformat
    6. InExchange portooptimering
  2. Ta emot leverantörsfaktura

    1. Ta emot faktura
    2. - E-faktura via fil (Integrerad tjänst)
  3. Användarkonton och inställningar

    1. Avtal och licenser
    2. Inloggning och kontoinställningar
    3. Kontakta oss

Du kan skicka alla dina fakturor via oss, e-faktura, PDF och pappersfaktura. Du kan välja mellan våra webbaserade tjänster, en virtuell fakturaskrivare som används i kombination med ditt affärssystem och integrerade tjänster.

Mer information om våra tjänster hittar du på vår hemsida www.inexchange.se.

Vanliga frågor och svar:

1. Vad är ett GLN?

GLN står för Global Location Number och är en unik internationell identifierare för ett företag eller en avdelning på ett företag. Denna uppgift används för att veta exakt vart din e-faktura ska levereras.

Så får du fram ditt företags GLN

Leverantörer kan be om ert GLN-nummer när de ska skicka e-faktura till er. Gå till sidan Konto > Profil och bläddra ner till sektionen Företag för att se ditt företags GLN.

Konto_GLN_str.png

Sök upp andra företags GLN

Gå in under Utöka mitt nätverk och skriv in namnet på det företag du letar efter och klicka på företagsnamnet. Du kan även göra en sökning med hjälp av ett GLN-nummer, om du har det, för att få fram övriga uppgifter om företaget.

Ut_ka_n_tv_demo.png

Under sektionen Företagets uppgifter hittar du sedan GLN-numret och andra uppgifter om företaget.

Konto_GLN_str.png

2. Vad betyder BIC/SWIFT och IBAN?

När en faktura skickas utrikes behöver du komplettera dina fakturor med betalningsinstruktioner som möjliggör en utlandsbetalning av din faktura. Komplettera fakturorna vid behov med dessa uppgifter.

BIC/SWIFT: En identifierare för din bank.
IBAN: Ditt kontonummer för utlandsbetalningar.

Vissa banker lämnar ut ett kontonummer istället för ett IBAN-nummer. Kontonumret kallas för BBAN vilket givetvis går lika bra att använda. Ange då bankens fullständiga namn i fältet för BIC/SWIFT.

Om du använder våra webbaserade tjänster för att skicka fakturor anges uppgifterna på sidan Konto > Betalningssätt

3. Varför saknas bindestreck i vissa av våra uppgifter på fakturan?

Vi skickar majoriteten av alla e-fakturor i formatet Svefaktura. Formatet kräver att uppgifter som telefonnummer, fax, organisationsnummer, bankgiro och plusgiro, med mera skrivs med endast numeriska tecken. Finns det något bindestreck med när vi får informationen plockas det bort.

4. Varför är inte slutbeloppet i min kreditfaktura negativt?

Vi skickar majoriteten av alla e-fakturor i formatet Svefaktura. Formatet kräver att slutbeloppet för varje faktura och kreditfaktura är positivt.

Om du försöker skicka en faktura med ett negativt belopp kommer vi med största sannolikhet hjälpa dig att omvandla fakturan till ett positivt belopp eftersom det är så informationen hanteras.

Önskar du mer information om detta är du välkommen att ta en kontakt med vår support.


Fakturamallar och utskrift av pappersfakturor:

1. Hur ser InExchange standardmall ut vid utskrift eller PDF-leverans?

När en faktura skickas som brev eller PDF skickas den i sitt originalutförande om det är möjligt. Om din fakturalayout inte går att anpassa till utskrift finns det möjlighet att använda ett försättsblad för adressinformationen alternativt använda vår standardmall.

Nedan ser du ett exempel på hur standardmallen ser ut. Mallen kan kompletteras med egen logotyp, även i färg. Det finns även stöd för en rad olika språk, OCR-talonger, med mera.

Du är välkommen att kontakta vår support för att få hjälp med anpassningarna.

inex_template_mini_3.png

2. Går det att samkuvertera fakturor via er?

Ja, flera fakturor till samma mottagare kan skickas i samma kuvert om du skickar fakturorna i samma försändelse eller i försändelser i direkt anslutning till varandra till oss. Det brukar bli billigare och det är även bättre för miljön.

Samkuvertering av fakturor hanteras per kundnummer och är en smidig lösning för dig som använder ett unikt kundnummer per fakturamottagare. Inställningen gäller hela företagets fakturering vilket innebär att vi samkuverterar fakturor för alla dina kunder om du har valt att aktivera tjänsten. För vidare information av dina fakturor är du välkommen att kontakta oss.

I samband med uppsättningen av tjänsten debiteras en engångskostnad motsvarande en timmes uppsättningsarbete. Om du vill aktivera tjänsten för fler bolag debiteras kostnaden per avsändande organisation.

3. Går det att skicka pappersfakturor i färg?

Ja, det går att få pappersfakturor utskrivna i färg. I dessa fall används vår fakturamall vid utskrift. Du är välkommen att kontakta oss om du har några frågor om färgutskrift eller för att beställa tjänsten.

När tjänsten har aktiverats kan du även skriva ut bilagor i färg. Via en integrerad tjänst kan du bifoga bilagan vid överföring av fakturan och få den utskriven i färg och via InExchange Fakturaskrivare kan du få bilagan utskriven i färg om den läggs till manuellt i fakturaskrivaren i steget Fakturakontroll.

Tjänsten offereras.


Information om mottagare med specifika fakturakrav >>

Hittar du inte svaret på din fråga eller vill du veta mer?
Du är välkommen att kontakta oss så berättar vi mer.

Skickade fakturor
  1. Skicka kundfaktura

    1. Vanliga frågor om våra tjänster
    2. Vanliga fakturafrågor
    3. - Faktura till ny e-fakturamottagare
    4. - Skickade fakturor
    5. E-fakturaformat
    6. InExchange portooptimering
  2. Ta emot leverantörsfaktura

    1. Ta emot faktura
    2. - PDF-faktura (ePDF)
    3. - E-faktura via fil (Integrerad tjänst)
  3. Användarkonton och inställningar

    1. Avtal och licenser
    2. Inloggning och kontoinställningar
    3. Kontakta oss

Oavsett vilken av våra tjänster du använder för att skicka fakturor hittar du dina skickade fakturor från de senaste 18 månaderna under menyvalet Fakturor > Skickade fakturor.

Skickade_fakt_meny_och_faktlista_cr.png

Genom att klicka på ett fakturanummer i vyn kan du välja att bland annat skicka om fakturan, skriva ut den, skapa en ny faktura baserad på den aktuella fakturan, eller kreditera den. Om det skickades med bilagor till fakturan får du fram dem via knappen Bilagor.

skickad_fakt_knappar_cr.png

 

Vanliga frågor och svar:

1. Hur länge sparas mina skickade fakturor?

Fakturorna lagras i 18 månader.

2. Hur ser jag vilket leveranssätt fakturan skickades med?

För att se hur en faktura skickades till mottagaren behöver du ha kolumnen Leverans synlig i fakturalistan på sidan Skickade fakturor.

Gör så här för att lägga till (eller ta bort) kolumner:

  1. Klicka på Välj kolumner i fakturalistans övre högra hörn (se bild nedan).
  2. Markera rutan för Leverans om den inte är markerad.
  3. Leveranssätt visas nu i en egen kolumn.

Skickadefakt_kolumner_leverans_str.png

3. Kan jag skicka med en bilaga när jag skickar om en faktura?

Ja, du kan skicka med bilagor när du skickar om fakturor.

Gör så här:

  1. Gå till sidan Skickade fakturor och klicka på fakturanumret på den faktura du vill skicka om.
  2. Klicka på knappen Skicka om i fakturavyn.
  3. En ruta visas där du kan göra inställningar för fakturan. Du kan byta leveranssätt och korrigera eller lägga till uppgifter vid behov. Klicka på knappen Lägg till bilaga eller dra och släpp filen i avsett fält för att skicka med en bilaga.
  4. Klicka på knappen Skicka om.

Skicka_om_fakt_bifoga_bilaga_str.png

4. Vilken adress skickade vi PDF-fakturan till?

Sök fram den aktuella fakturan på sidan Skickade fakturor och klicka på fakturanumret för att komma åt ytterligare information och funktioner.

Skickad_pdf_fakt_str.png

Nedanför fakturauppgifterna hittar du information om vilken e-postadress fakturan skickades till.

PDF_skickad_till_str.png

5. Kan jag sortera om de skickade fakturorna?

Fakturorna kan exempelvis sorteras efter kundnamn, fakturanummer och förfallodatum. Klicka på rubriken i respektive kolumn för att ändra ordningen.

Klicka på Välj kolumner om du vill lägga till eller ta bort kolumner i listan.

skickadefakt_faktlista_str.png

Alternativt kan du söka fram fakturor från en viss tidsperiod. Använd dig av sökfälten och de filtreringsfunktioner som finns upptill på sidan och klicka på Rapport. Du kan nu sortera om informationen i det Excel-dokument som skapats. 

6. Går det att ta bort eller återkalla en redan skickad faktura?

Vi gör alltid vårt bästa för att dina fakturor ska levereras på ett snabbt, smidigt och tillförlitligt sätt. Så fort du har klickat på Skicka läggs fakturorna i kö och skickas snarast möjligt från oss. Detta gör att vi inte har möjlighet att ta bort fakturor efter att ni skickat dem.

Du kan dock vid behov kreditera en felaktig faktura via din tjänst hos oss. 

7. Kan jag skapa rapporter på våra skickade fakturor?

På sidan Skickade fakturor kan du enkelt skapa rapporter i Excel-format på de fakturor du har skickat under de senaste 18 månaderna. 

Skickadefakt_s_k_rapport_str_pil.png

Gör så här för att skapa en rapport:

  1. Du kan börja med att välja vilken period rapporten ska avse. Använd dig av sökfälten och filtreringsfunktionerna som finns upptill på sidan. Skulle du exempelvis vilja ta fram en rapport på fakturor som har skickats med ett visst leveranssätt kan du filtrera detta under Leveranssätt.
  2. Via den lilla pilen till höger om Fakturanr kan du välja vad du vill basera din sökning på.
  3. Klicka på Välj kolumner för att välja vilka uppgifter som ska inkluderas i rapporten. Tänk på att om du vill få med leveranssätt behöver rutan för Leverans vara markerad.
  4. Klicka på knappen Rapport.

Efter en stund får du möjlighet att spara ner en Excel-fil med dina valda uppgifter.

8. Hur sparar jag mina fakturor för bokföringen?

Via InExchange fakturaväxel skickas fakturor från fakturautställare till mottagare. Vi ser alltså till att fakturan överförs från punkt A till punkt B. Du har åtkomst till dina fakturor via din inloggning på vår hemsida i 18 månader från det att fakturan skickades.

För dig som skapar dina fakturor i ett fakturaprogram eller affärssystem

Om du skapar dina fakturor i ett fakturaprogram bokförs dessa oftast i ett affärssystem. Du har tillgång till originalfakturorna i ditt program och har i regel möjlighet att lagra dessa i elektroniskt format. Du kan naturligtvis också skriva ut dem från programmet för din bokföring.

Kontakta leverantören för ditt affärssystem om du har några frågor om hur tjänsten används.

För dig som skapar dina fakturor i våra webbaserade tjänster

Om du skapar dina fakturor (originalfakturan) i våra webbaserade tjänster kan du välja att Ladda ner fakturan som PDF och/eller skriva ut en papperskopia i samband med att du skickar den. Materialet kan du sedan använda dig av som underlag för din bokföring.

Skriva ut fakturakopior och spara ner fakturor som PDF i efterhand

Oavsett vilken av våra tjänster du använder för att skicka fakturor hittar du alltid de fakturor som du skickat de senaste 18 månaderna under Fakturor > Skickade fakturor via din inloggning på vår hemsida. Du kan skriva ut kopior av fakturorna i vyn genom att klicka på aktuellt fakturanummer och sedan trycka på Skriv ut. Fakturan kan då även sparas ner som PDF.

9. Extern status på fakturor (status hos fakturamottagaren)

På sidan Skickade fakturor kan du välja att visa kolumnen Extern status. Här kan du som leverantör kontrollera mottagarens status på dina fakturor. Informationen hämtas in från fakturamottagarens system.

Obs! Tänk på att denna information endast visas för dig som har en mottagare som aktiverat funktionen hos sig.

Om din fakturamottagare har aktiverat denna funktion får du fram status på följande sätt:

  1. Klicka på Välj kolumner > Extern status för att lägga till statuskolumnen i vyn (om den inte redan är synlig). Så lägger du till en kolumn >>
  2. Leta sedan upp aktuell faktura och kontrollera status vid behov. Är fältet tomt har vi ännu inte tagit emot någon information gällande fakturan från mottagaren. Kontakta i dessa fall mottagaren vid eventuella frågor.Skickade_fakt_ext_status_str.png
  3. Om du klickar på en faktura (på fakturanumret) som har en statusnotering får du fram kortfattad information om fakturan samt när uppgifterna uppdaterades. Extern information i kolumnen Användare betyder att uppgifterna hämtades in från mottagarens system.

Vid eventuella frågor gällande aktuell status ber vi dig kontakta fakturamottagaren för mer information.

Faktura_m_ext_status_str.png

Vill du som fakturamottagare av e-faktura via oss återkoppla status på mottagen faktura till era leverantörer? Det som krävs är en integrerad API-lösning på er sida. Vänligen kontakta oss vid intresse så berättar vi mer.

10. Varför är inte antalet skickade fakturor på den faktura jag fått från er samma som det som visas på InExchange Network?

På sidan Skickade fakturor visar kolumnen Skickad det datum då fakturorna skickades från oss. Det som visas på den faktura som ni har fått av oss utgår från det datum då fakturorna levererades till mottagaren.

Anledningen till detta är för att ni inte ska bli debiterade för fakturor som av olika anledningar inte har kunnat levereras.

skickadefakt_str_leverans.png

11. Kan jag skicka om en faktura?

Ja, du kan skicka om en redan skickad och levererad faktura vid behov. 

Gör så här:

1. Gå till sidan Skickade fakturor och klicka på fakturanumret på den faktura som du önskar skicka om.

Skickade_fakt_str.png

2. Klicka på Skicka om uppe till höger.

Skickad_fakt_skicka_om_str.png

3. En ruta öppnas där du har möjlighet att redigera leveranssätt, kundnamn, köparens referensnummer, namn på referens och inköpsordernummer.

Välj de alternativ som passar dig och klicka på Skicka om.

Skicka_om_ruta.png


Hittar du inte svaret på din fråga?
Du är välkommen att kontakta oss >>

E-fakturaformat
  1. Skicka kundfaktura

    1. Vanliga frågor om våra tjänster
    2. Vanliga fakturafrågor
    3. - Faktura till ny e-fakturamottagare
    4. - Skickade fakturor
    5. E-fakturaformat
    6. InExchange portooptimering
  2. Ta emot leverantörsfaktura

    1. Ta emot faktura
    2. - E-faktura via fil (Integrerad tjänst)
  3. Användarkonton och inställningar

    1. Avtal och licenser
    2. Inloggning och kontoinställningar
    3. Kontakta oss

 

De vanligaste e-fakturaformaten i Sverige är Svefaktura och Peppol BIS Billing 3. Svefaktura är ett format som skapades redan år 2008 och som förekommer i väldigt stor utsträckning. Från och med den 1. april 2021 rekommenderas inte längre Svefaktura av SFTI, men det är tillåtet att fortsätta använda formatet. Det är fortfarande det format som utbyts mest i Sverige. Bland annat via samtrafik.

Peppol BIS Billing 3 används internationellt inom EU, men kan även användas inom landet. Att ta emot e-faktura i Peppol BIS Billing 3 blir dock allt vanligare. Bland annat för att vi nu har ett lagkrav i Sverige på att alla våra offentliga myndigheter, kommuner och regioner ska vara anslutna till Peppol och kunna ta emot e-faktura i det formatet.

När det gäller Peppol BIS Billing 3 behöver vissa typer av fakturauppgifter specificeras mer i detalj än i andra format. Du kan läsa mer om dessa formatkrav i Kom igång med din fakturering mot Peppol om du önskar mer ingående information. Men generellt är detta med fakturaformat inget du behöver fundera och ha uppsikt över. Vi sköter konverteringen av fakturaformat per automatik för dig som är kund hos oss. Skulle det vara så att något behöver justeras på din faktura (för att den ska kunna levereras i det format som mottagaren kan hantera) kontaktar vi dig.

Du kan läsa mer om:
- Svefaktura på SFTI:s hemsida.
- Peppol i Vanliga frågor och svar om Peppol.
- "Behåll Svefaktura och välj Peppol när du själv vill" på vår hemsida.

InExchange Portooptimering
  1. Skicka kundfaktura

    1. Vanliga frågor om våra tjänster
    2. Vanliga fakturafrågor
    3. - Faktura till ny e-fakturamottagare
    4. - Skickade fakturor
    5. E-fakturaformat
    6. InExchange portooptimering
  2. Ta emot leverantörsfaktura

    1. Ta emot faktura
    2. - PDF-faktura (ePDF)
    3. - E-faktura via fil (Integrerad tjänst)
  3. Användarkonton och inställningar

    1. Avtal och licenser
    2. Inloggning och kontoinställningar
    3. Kontakta oss

När du skickar hela ditt fakturaflöde (e-faktura, pdf och papper) via oss kan vi matcha dina fakturamottagare mot e-fakturamottagare i vårt nätverk och hjälper dig välja det billigaste och miljövänligaste sättet att skicka dina fakturor på. Du behöver alltså inte hålla koll på detta själv utan får förslag i tjänsten InExchange Portooptimering.

Se vilka av dina kunder du kan börja skicka e-faktura till redan i dag! >> 

Portooptimering_2.jpg

Fler och fler av dina kunder tar emot e-faktura. Utnyttja vårt växande nätverk och ta vara på e-fakturans fördelar. Genom att skicka elektroniskt sänker du dina portokostnader samtidigt som fakturan kommer fram och kan hanteras snabbare. Vi hjälper dig välja e-faktura.

Vanliga frågor om InExchange Portooptimering:

1. Hur fungerar portooptimeringen?

När du skickar alla dina fakturor via oss kan vi ge dig besparingsförslag. 

Förslagen baseras på:

Det billigast möjliga sättet som du kan skicka dina fakturor på till respektive fakturamottagare och hur många fakturor du har skickat till mottagaren under de senaste 12 månaderna.  

2. Hur byter jag leveranssätt via portooptimeringen?

Besparingsförslag ges per mottagare på sidan Fakturor > Portooptimering.

  1. Klicka på Spara (+belopp) eller på Byt för att byta leveranssätt på respektive fakturamottagare och klicka sedan på Klar längst ner på sidan. 
  2. Om du ser denna ikon i-ikon.png på någon rad kan du peka på den för att få fram mer information om särskilda e-fakturakrav som mottagaren kan ha. Kontakta då mottagaren för dessa uppgifter.

portooptimering_1.jpg


Mer information:
- Via våra Integrerade tjänster har du även tillgång till vår automatiska portooptimering.
- Om du använder vår kostnadsfria tjänst InExchange Web Bas behöver du uppgradera din tjänst för att kunna skicka pappersfakturor och för att få tillgång till InExchange Portooptimering.

Vill du veta mer? Du är välkommen att kontakta oss >>

Vanliga frågor om Mitt nätverk
  1. Vanliga frågor om kundfaktura

    1. Generella frågor om kundfaktura
    2. Format och regelverk
    3. Mitt nätverk
    4. Mottagare med specifika fakturakrav
    5. Register
    6. Skickade fakturor
  2. Våra användarguider

    1. Användarguider för kundfaktura

Här har vi samlat vanliga frågor och svar som rör nätverksförfrågningar, relationer i nätverket och hur du utökar ditt e-fakturanätverk. Ditt nätverk består av ditt företags relationer inom vårt affärsnätverk där tusentals företag tar emot och skickar sina fakturor.

Kan jag se alla mina anslutningar i nätverket?

Ja, du ser alla dina anslutningar under Anslutningar via din inloggning till InExchange Network.

I tabellen som visas ser du de anslutningar du redan har i nätverket samt status för respektive relation.

Anslutningar.png

E-faktura till en ny mottagare

Via InExchange Network kan du kontrollera om det krävs något speciellt när du ska skicka e-faktura till en ny mottagare.

Gör så här:

1. Sök fram företaget med hjälp av företagsnamn, organisationsnummer eller GLN på sidan Utöka ditt nätverk. Klicka på företagets namn i träfflistan för att få fram mer information.

Hittade du inte mottagaren i nätverket? Så registrerar du en ny mottagare i nätverket >>

Ut_ka_n_tv_str.png

Ikon_26---A.png Leverantörer måste godkännas

När du ska skicka e-faktura till en ny mottagare kan det vara så att ditt företag måste bli godkänt som leverantör först. I dessa fall finns det en markering i rutan Leverantörer måste godkännas, se bilden nedan. En förfrågan behöver skickas till mottagaren innan den första e-fakturan skickas.

Så skickar du en förfrågan i nätverket >>

Kontroller_cr_str.png

Ikon_26---B.png Har kontroller

Om mottagaren har aktiverat kontroller för e-faktura visas detta med en markering i rutan Har kontroller, se bilden ovan. Kontakta mottagaren för att få information om vilka eventuella referenser och andra uppgifter de kräver.

Om du använder vår kostnadsfria tjänst InExchange Web Bas kan du skicka e-faktura till mottagare som använder sig av InExchange för att ta emot e-faktura. Du behöver uppgradera din tjänst för att kunna skicka till mottagaren som använder sig av en annan operatör.

Skicka till en mottagare i Sverige som inte finns i InExchange nätverk än

Om du ska skicka fakturor till en mottagare som inte finns registrerad i vårt nätverk än kan du lägga till dem i nätverket genom att registrera dem via vårt kontaktformulär. För att kunna registrera mottagaren behöver vi ha vissa uppgifter för registreringen. Uppgifterna fås av fakturamottagaren.

Till mottagare i Sverige behöver du ange följande uppgifter om mottagaren vid registrering:

  • Fullständigt bolagsnamn *
  • Organisationsnummer *
  • VAT-nummer (inte alltid samma som organisationsnumret) *
  • GLN (finns inte alltid, låt det då vara tomt)
  • Kontaktperson: namn och e-postadress *
  • Operatör *

* Obligatorisk uppgift

Så lägger du till en ny mottagare i nätverket via vårt kontaktformulär >>

Skicka till en mottagare utanför Sverige som inte finns i InExchange nätverk än

Om du ska skicka fakturor till en mottagare som inte finns registrerad i vårt nätverk än kan du lägga till dem i nätverket genom att registrera dem via vårt kontaktformulär. För att kunna registrera mottagaren behöver vi ha vissa uppgifter för registreringen. Vilka uppgifter som krävs varierar lite beroende på vilket land det gäller. Uppgifterna fås av fakturamottagaren.

Till mottagare inom Norden behöver vi generellt få in följande uppgifter:

  • Fullständigt bolagsnamn *
  • Organisationsnummer *
  • VAT-nummer (inte alltid samma som organisationsnummer) *
  • GLN *
  • Kontaktperson: namn och e-postadress *
  • Operatör *

* Obligatorisk uppgift

Med vissa undantag för Norge:

  • GLN (används normalt inte, men kan förekomma)
  • Operatör (PEPPOL används ofta så operatör finns inte alltid)

För övriga länder vill vi gärna ha in så mycket information som möjligt. En uppsättning mot vissa länder kan kräva ett projekt. Kontakta oss för mer information vid frågor om e-faktura till mottagare utanför Sverige.

Så lägger du till en ny mottagare i nätverket via vårt kontaktformulär >>

Hur ändrar jag kundkoppling på en befintlig kund?

När du skickar e-faktura till en kund behöver kunden kopplas ihop med rätt e-fakturamottagare i vårt nätverk. På mottagaren har vi registrerat uppgifter om GLN med mera så att fakturan hamnar rätt och i det fakturaformat som de kan hantera.

Nätverkskopplingen för en kund görs på kundkortet under Register > Kunder.

Gör så här för att ändra koppling:

1. Sök fram kunden som du vill redigera inställningarna för och klicka på Visa.

S_k_kund_str.png

2. Klicka på Redigera för att komma åt inställningarna för kunden. Längst ner på kundkortet i fältet Företag under Koppling till InExchange Network görs kopplingen till en mottagare i nätverket. 

För att ändra koppling, skriv in antingen företagsnamnet eller företagets organisationsnummer utan bindestreck i fältet Företag under Koppling till InExchange Network. När du börjar skriva in uppgifter i fältet visas förslag på träffar som matchar din sökning. Välj aktuell mottagare och klicka på Spara.

Kundkort_4_str.png

Om du inte hittar mottagaren kan du lägga till dem i nätverket genom att registrera dem via vårt kontaktformulär >> 

Om det är så att ni saknar någon information som behövs för registreringen rekommenderar vi att ni kontaktar mottagaren för mer information.

Mottagare med specifika fakturakrav

Se alla artiklar
Referenskrav Coor Service Management A/S - Svensk version

Referenskrav för fakturor till Coor Service Management A/S

Svensk version
Dansk udgave
English version

Minimikrav för fakturering

Alla fakturor måste som ett minimum se ut så här;

  • Alltid - Namnet på beställaren
  • Alltid - om varorna / tjänsten levererats
  • Om det uppges - PO nummer

Coors beställningsnummer ser ut som följande exempel; 1234-12345678

Det är viktigt att endast inköpsordernummer anges.
Nedan följer ett urval av exempel på extra text som har lagts till, och därmed kommer att avvisas av Coor.

IO: 1234-12345678
Rekv. 1234-12345678
Namn - 1234-12345678
1234-12345678 - Namn

Uppfylls inte ovanstående minimum krav, förbehåller vi oss rätten att vägra fakturan och först acceptera våra betalningsförpliktelser från den dag vi får korrekt ifylld faktura.

E-faktura

E-faktura skickas via InExchange att EAN-nummer: 5790002105777
Följande är ett stöd till var information bör fastställas för e-fakturering.

Referensfält till olika filformat

OIOXML:
Beställningsnummer: InvoiceLine / ReferencedOrderLine / BuyersID
Referens: ReferencedOrder / BuyersOrderID
OIOUBL:
Beställningsnummer: Beställ Referens / ID
Referens: Order Referens / Kundreferens

Vem ska jag kontakta om det finns frågor?

Kontakta din operatör om du behöver hjälp med ovanstående.

Reference krav Coor Service Management A/S - Dansk udgave

Reference krav til fakturaer til Coor Service Management A/S

Svensk version
Dansk udgave
English version

Minimumskrav for fakturering

På alle fakturaer skal der som minimum fremgå følgende;

  • Altid - navn på bestiller
  • Altid - hvor varerne/servicen er leveret
  • Hvis oplyst – indkøbsordrenummer

Coors indkøbsordrenummer ser ud som følgende eksempel; 1234-12345678

Det er vigtigt, at det kun er indkøbsordrenummeret, der fremgår i det tildelte felt for denne information. Nedenstående er et udpluk af eksempler på ekstra tekst, der er tilføjet, og derved fejler fakturaen i Coors system.

IO: 1234-12345678
Rekv. 1234-12345678
Navn – 1234-12345678
1234-12345678 - Navn

Er ovenstående minimumskrav ikke opfyldt, forbeholder vi os retten til at afvise fakturaen, og først acceptere vores betalingsforpligtigelser fra den dato, hvor vi modtager korrekt udfyldt faktura.

E-faktura

E-faktura sendes via InExchange til EAN nummer: 5790002105777. Nedenstående er en hjælp til, hvor information bør angives for e-fakturering.

Referencefelt til forskellige filformater

OIOXML:
Ordrenummer:                     InvoiceLine/ReferencedOrderLine/BuyersID
Reference:                           ReferencedOrder/BuyersOrderID
OIOUBL:
Ordrenummer:                     OrderReference/ID
Reference:                           OrderReference/CustomerReference

Hvem skal I kontakte, hvis der er spørgsmål?

Kontakt jeres operatør, hvis I har brug for hjælp til ovenstående.

Om format och den Europeiska normen
  1. KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT Peppol

    1. Om format och den Europeiska Normen EN16931
    2. Krav på fakturainnehåll för Peppol BIS Billing 3
    3. Hur testar jag mot Peppol BIS 3?
      (Validering av dina testfakturor)
    4. Vanliga godkända enhetskoder
  2. TOLKNING AV FELMEDDELANDEN

    1. Vanliga fel som kan inträffa
    2. Fel som kräver korrigeringar i fakturamaterialet
  3. Mer information

    1. Svar på vanliga frågor om Peppol >>

I och med den Europeiska Normen för e-fakturor, EN16931, ställs hårdare krav på innehållet i e-fakturorna.

EN16931 är i sig inget format, utan en norm som bestämmer vad som ska ingå i en e-faktura. Peppol BIS Billing 3 är däremot ett format, som uppfyller normen, och är det format som större delen av Europa kommer att använda.

Med denna guide vill vi hjälpa dig tillrätta med din fakturering mot fakturamottagare inom Peppol och ge råd om hur du ser till att era fakturor är korrekta.

Krav på fakturainnehåll för PEPPOL BIS Billing v3
  1. KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL

    1. Om format och den Europeiska Normen EN16931
    2. Krav på fakturainnehåll för Peppol BIS Billing 3
    3. Hur testar jag mot Peppol BIS 3?
      (Validering av dina testfakturor)
    4. Vanliga godkända enhetskoder
  2. TOLKNING AV FELMEDDELANDEN

    1. Vanliga fel som kan inträffa
    2. Fel som kräver korrigeringar i fakturamaterialet
  3. Mer information

    1. Svar på vanliga frågor om Peppol >>

Peppol BIS Billing 3 (nedan kallad BIS 3.0) har högre krav på fakturainnehållet än Svefakturaformatet, som än så länge är vanligast i Sverige (i februari 2019). Dessa hårdare krav beror på de regler som gäller för den Europeiska Normen, EN16931.

Skillnaderna mellan Svefaktura och BIS 3.0

Klicka på respektive rubrik nedan för att få fram aktuell information.

Moms och skatt

Rader

  1. I Svefaktura behöver man inte ha med info om momssats på radnivå. Det räcker med att det finns en sammanställning över alla belopp.
  2. I BIS 3.0 behöver varje rad innehålla information om vilken momssats som används, även om det är samma för alla rader.

Totaler

  1. Svefaktura kan skapas utan en TaxTotal, till exempel om fakturan är inomstatlig och utan moms.
  2. BIS 3.0 kräver att det finns minst en TaxTotal, även om den är tom. Se nästa punkt.

Skatt- och momskategori

  1. Svefakturan har bara två olika kategorier för skatt. S som är standard och E som är undantag.
  2. För BIS 3.0 finns det flertalet nya kategorier som ska användas. De vanligaste är AE, A, G, O, S och Z.

    Alla koder finns tillgängliga här: http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNCL5305/

Undantag moms

  1. Har en Svefaktura 0% moms på en eller flera produkter bör man ha en förklaring, ExemptionReason, som förklarar varför den är just 0%.
  2. BIS 3.0 kräver en förklaring, ExemptionReason, om varför momssatsen är 0%. Ange om det är till exempel export, undantag eller "byggmoms" med korrekt kod, se ovan.
    OBS! Valideringen har ingen möjlighet att kontrollera om det är en viss typ av undantag, så en lösning är att fortsätta med kategori E, men även ha med en förklaring i klartext.

Momssatser

  1. Om utställaren har landskod SE, kan man i BIS 3.0 bara använda 6, 12 och 25% moms när man använder kategori S.

    Mer information:
    http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/SE-R-006/

Godkänd för F-skatt

  1. Om utställaren har landskod SE, måste man uttryckligen skriva "Godkänd för F-skatt" som ExemptionReason för att fakturan skall vara godkänd enligt BIS 3.0.

    Mer information:
    http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/SE-R-005/

Matematik

Det är stor skillnad på valideringen av matematik mellan Svefaktura och BIS 3.0. Detta kan skapa utmaningar för dig som fakturautställare. 

Decimaler

  1. Svefaktura har egentligen ingen begränsning i hur många decimaler man kan använda, men fyra decimaler har blivit en de facto standard.
  2. BIS 3.0 har lite snårigare regler för decimaler.

    Summor/Amount 
    Alla fält som innehåller summor får ha max två decimaler.
    Enhetspriser, antal och procentsatser har däremot ingen begränsning på decimaler.

    Mer officiell info om BIS 3 finns hos Peppol>>

    Alla regler finns här:
    http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/UBL-DT-01/

Beräkningar

Beräkningar görs väldigt exakt i BIS 3.0 och måste stämma på öret. Alla fält med summor får endast ha två decimaler och då gäller det att man har koll på avrundningsregler.

Exempel: 12,3951 = 12,40 medan 12,394 = 12,39

Negativa fakturarader

  1. Det är bara Antal som får vara negativt i BIS 3.0.
    À-pris får inte vara lägre än 0. 

    Läs mer:
    https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/ubl-tc434/BR-27/ 

Mer ingående om beräkningar kan läsas i den officiella dokumentationen >>

Referenser

Hänvisningar till andra dokument och objekt skiljer sig en hel del mellan Svefaktura och BIS 3.0.

Inköpsordernummer 

  1. I Svefaktura kan man ha ett ordernummer per fakturarad. BuyersID
  2. I BIS 3.0 kan man bara ha det på dokumentnivå. OrderReference/ID

Referenskoder

  1. Svefakturan kräver en referenskod, RequisitionistDocumentReference #1.
  2. BIS 3.0 kräver inte en referenskod, BuyerReference, men det måste finns antingen en BuyerReference eller en OrderReference/ID.

Kostnadsställe

  1. I BIS 3.0 finns ett separat fält där man kan ange information som mottagaren kan använda för till exempel kontering. AccountingCost heter detta fält. Finns på dokumentnivå och radnivå.
  2. Finns inget fält ämnat för detta i Svefaktura. Ibland används RequisitionistDocumentReference #2.

Kontrakt

  1. Svefaktura använder fältet AdditionalDocumentReference tillsammans med olika attribut för kontrakt, i detta fallet CT. Det går att ange detta flera gånger.
  2. BIS har ett eget fält för detta, ContractDocumentReference, och man kan bara ha ett kontrakt på faktura.

Avtal

  1. Svefaktura använder fältet AdditionalDocumentReference tillsammans med olika attribut för avtal, i detta fallet ACD. Det går att ange detta flera gånger.
  2. BIS 3.0 använder det mer generella fältet AdditionalDocumentReference, ihop med en specifik kodlista. Läs mer om dessa längst ner i dokumentet.

Följesedlar

  1. Kan INTE längre anges per fakturarad i BIS 3.0, DespatchDocumentReference, utan ska endast användas på dokumentnivå. Behöver ni ändå använda det per rad, så är en anteckning (Note) på respektive rad att rekommendera.

Leveransdatum

  1. Kan i BIS 3.0 inte anges på fakturarad annat än som anteckning. Skall anges per dokument. ActualDeliveryDate

Parter

Landkoder

  1. I BIS 3.0 är det ett absolut krav att alla parter har landskoder och att dessa landskoder är kodade enligt ISO 3166-1. Så se till att alla dina kunder har en landskod.

Adresser

  1. I BIS 3.0 finns inte längre Department och Postbox med som egna fält. Hädanefter är det en generell AddressLine som gäller.

Namn på parter

  1. Med BIS 3.0 införs ett nytt obligatoriskt fält som är RegistrationName. Det är alltså det registrerade namnet på bolaget. Det är obligatoriskt att ha med för både köpare och säljare.
  2. Det finns även fält för partens "marknadsnamn" PartyName, men det är valfritt.

Organisations- och Momsregistreringsnummer

  1. För Svefaktura finns egentligen inga krav på innehållet. Man kan ange "vad som helst" i dessa fält, utan att standarden bryts. Självklart kan det dock uppstå problem vid inläsning och matchning.
  2. För BIS 3.0 finns en hel del regler angående innehållet i dessa fält vad gäller till exempel antal tecken, prefix och landskoder.

Artiklar och fakturarader

Något som skiljer sig mycket mellan Svefaktura och BIS 3.0 är att antal, namn och pris är alla obligatoriska i BIS 3.0 medan det var valfritt i Svefaktura. Har era fakturor så kallade nollrader för att "skapa lite luft" och göra fakturan mer lättläst bör ni se över dessa och jobba bort dem.

Enhetskoder

Till exempel STYCK, METER eller TIMMAR. unitCode

  1. BIS 3.0 kräver att dessa är enligt UN/ECE Rec 20 eller 21.
  2. I Svefaktura finns inga specifika krav på dessa koder.

    Mer information finns i vår artikel om godkända enheter.

Priser

  1. Styckpris, PriceAmount, kan ha obegränsat med decimaler i BIS 3.0.
  2. Radsumman i BIS 3.0, LineExtensionAmount, är däremot begränsad till två decimaler.

Antal 

InvoicedQuantity 

  1. Måste alltid förekomma i BIS 3.0. Ingen begränsning vad gäller antalet decimaler.
  2. Detta är valfritt i Svefaktura.

Namn

Name

  1. I BIS 3.0 är Namn obligatoriskt medan Beskrivning, Description, är valfritt.
  2. De är valfria i Svefaktura. 

Bilagor

BIS 3.0 tillåter endast sex olika dokumenttyper som bilagor. Det betyder att det endast är dokument med följande filändelser som är godkända att skickas som bilagor till BIS 3.0:

  • .csv
  • .pdf
  • .png
  • .jpg
  • .xlsx
  • .ods

Kodlistor

Med BIS 3.0 krävs det att man håller koll på en hel del kodlistor. Några har vi redan nämnt ovan, men nedan finns en samling av dessa. 

  1. Valutakoderna måste anges enligt ISO 4217.
  2. Landskoderna skall följa ISO 3166-1 alpha-2.
  3. Enhetskoderna måste finnas med i UN/ECE Rec20 eller UN/ECE Rec21.
  4. Elektronisk Adressidentifierare måste följa CEF:s lista.
  5. Partsidentifikationerna måste följa ISO 6523.
  6. Momskategorierna är från listan UNCL5305.
  7. Additional Document Reference är en slags utökad information eller hänvisning till annat dokument. Måste följa UNCL 1153.

Alla kodlistor som behövs finns att hitta på den officiella sidan för BIS 3.0.

 

InExchange hjälper dig att uppfylla BIS 3.0

Även om ovanstående lista är rätt lång och full med utmaningar för ditt affärssystem kan du faktiskt vara lugn. Skickar du fakturor med oss, ser vi till att lösa det flesta av kraven helt automatiskt.

Du kan redan nu testa dina fakturor genom att läsa den här guiden.

Hur testar jag mot PEPPOL BIS V3? (Validering av dina testfakturor)
  1. KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT Peppol

    1. Om format och den Europeiska Normen EN16931
    2. Krav på fakturainnehåll för Peppol BIS Billing 3
    3. Hur testar jag mot Peppol BIS 3?
      (Validering av dina testfakturor)
    4. Vanliga godkända enhetskoder
  2. TOLKNING AV FELMEDDELANDEN

    1. Vanliga fel som kan inträffa
    2. Fel som kräver korrigeringar i fakturamaterialet
  3. Mer information

    1. Svar på vanliga frågor om Peppol >>

För att enkelt kunna testa era fakturor, för att se om de motsvarar kraven för fakturaformatet Peppol BIS 3, har vi skapat ett testbolag. Genom att skicka fakturor och kreditnotor till detta bolag kan ni utan vår inblandning påbörja testningen. 

Välj testbolaget som kund när du skickar dina testfakturor för validering.

Företagsuppgifter på testbolaget:

Namn

InExchange Factorum PEPPOL BIS 3 testbolag

Org

556700-9989

VAT

SE556700998901

GLN

7365567009983


Dokumenten valideras så fort du skickar något till denna mottagare och du får återkoppling på samma sätt som vanligt.

Viktigt att tänka på när du skickar dina testfakturor:

Skicka inte bara en faktura och en kreditnota på exempelvis SEK 1, utan prova verkligen att skapa dokument som speglar er och era kunders verklighet. Skicka testfakturor med till exempel flera momssatser, olika avgifter och rabatter. Kanske har ni flera olika betalmedel? Kunder i andra länder? Och så vidare.

Fakturor som skickas till testbolaget hanteras enbart som testdokument. Dessa hanteras INTE som originaldokument eller som underlag för bokföring av InExchange.

De vanligaste godkända enhetskoder inom PEPPOL BIS Billing V3
  1. KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL

    1. Om format och den Europeiska Normen EN16931
    2. Krav på fakturainnehåll för Peppol BIS Billing 3
    3. Hur testar jag mot Peppol BIS 3?
      (Validering av dina testfakturor)
    4. Vanliga godkända enhetskoder
  2. TOLKNING AV FELMEDDELANDEN

    1. Vanliga fel som kan inträffa
    2. Fel som kräver korrigeringar i fakturamaterialet
  3. Mer information

    1. Svar på vanliga frågor om Peppol >>

Här är de vanligaste måttenheterna som kan användas som enhetskoder i era fakturor enligt Peppol BIS-standarden.

Komplett lista för UN/ECE Rec 20

Komplett lista för UN/ECE Rec 21

UN/CEFACT (enhetskod) Betydelse
C62 no unit
EA each
   
28 kg/m²
2N dB
4H µm
4K mA
4P N/m
A24 cd/m²
A86 GHz
A94 g/mol
B22 kA
B32 kg • m2
B43 kJ/(kg.K)
B49 kΩ
B61 lm/W
BAR bar
BX Box / Låda
C16 mm/s
C24 mPa.s
C26 ms
C45 nm
C65 Pa.s
C91 1/K
C94 min-1
CDL cd
CEL °C
CMQ cm³
CMT cm
D33 T
D52 W/K
D74 kg/mol
DAY d
DD °
E01 N/cm²
E32 l/h
FAR F
GM g/m²
GRM g
HTZ Hz
HUR h
KEL K
KGM kg
KGS kg/s
KHZ kHz
KL kg/m
KMQ kg/m³
KVT kV
KWT kW
L2 l/min
LTR l
LUM lm
LUX lx
MBR mbar
MHZ MHz
MIN min
MMK mm²
MMQ mm³
MMT mm
MPA MPa
MQH m3/h
MQS m³/s
MTK
MTQ
MTR m
MTS m/s
NEW N
NU N • m
NU N.m
OHM
P1 %
PAL Pa
SEC s
VLT V
WTT W
Vanliga fel som kan inträffa (PEPPOL)
  1. KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL

    1. Om format och den Europeiska Normen EN16931
    2. Krav på fakturainnehåll för Peppol BIS Billing 3
    3. Hur testar jag mot Peppol BIS 3?
      (Validering av dina testfakturor)
    4. Vanliga godkända enhetskoder
  2. TOLKNING AV FELMEDDELANDEN

    1. Vanliga fel som kan inträffa
    2. Fel som kräver korrigeringar i fakturamaterialet
  3. Mer information

    1. Svar på vanliga frågor om Peppol >>

Efter att du har skickat fakturan får du återkoppling på fakturaleveransen vid eventuella fel. Varje separat fel inleds med felkoden inom insättningstecken [ ] och efter koden kommer felmeddelandet såsom standarden uppger det.

Exempel på felmeddelanden i InExchange Network

Affärsregler för UBL BIS BILLING profile with Peppol transport
[BR-CO-18]-An Invoice shall at least have one VATBReakdown group (BG-23).
[BR-23]-An Invoice line (BG-25) shall have an Invoiced quantity unit of measure code (BT-130).
[BR-CO-04]-Each Invoice line (BG-25) shall be categorized with an Invoiced item VAT category code (BT-151).
[BR-23]-An Invoice line (BG-25) shall have an Invoiced quantity unit of measure code (BT-130).
[BR-CO-04]-Each Invoice line (BG-25) shall be categorized with an Invoiced item VAT category code (BT-151).
[PEPPOL-EN16931-R053]-Only one tax total with tax subtotals MUST be provided.
[PEPPOL-EN16931-R054]-Only one tax total without tax subtotals MUST be provided when tax currency code is provided.


Nedan finns en snabbguide för hur dessa meddelanden ska tolkas.


Norm-, format-, regionpecifikt eller BIS-fel?

Nedan finns korta beskrivningar av de vanligaste felen som kan inträffa.

Normfel - felkoden börjar med [BR]

Om felkoden börjar på BR, t.ex. [BR-CL-03],betyder det att felet bryter mot EN16931, alltså normen. Dessa fel uppstår oavsett vem som är utställare eller mottagare och måste åtgärdas. Alla felkoder finns tillgängliga här: http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/

Exempel

[BR-CL-03]-currencyID MUST be coded using ISO code list 4217 alpha-3

Valutan använd i dokumentet måste kodas enligt en ISO kodlista.

Formatfel - felkoden börjar med [UBL]

Om felkoden börjar på UBL, t.ex. [UBL-DT-01], är felet sådant att innehållet bryter mot formatet UBL, som är ursprunget till Peppol BIS.

Exempel

[UBL-DT-01]-Amounts shall be decimal up to two fraction digits

Alla belopp i dokumentet skall anges med max två decimaler.

Regionspecifikt fel - felkoden börjar exempelvis med [SE]

Om felkoden börjar på en landskod, t.ex. SE, DK, IT eller NO betyder detta att dokumentet bryter mot de regionspecifika regler som finns i Peppol BIS Billing 3. Det går att skapa landsspecifika regler för Peppol BIS, som "triggas" av de landskoder som finns på utställaren/leverantören.

Exempel

[SE-R-004] - Swedish organisation numbers consist of 10 character

Har utställaren landskod SE måste organisationsnumret bestå av 10 siffror, som är standard för svenska företag.

BIS - felkoden börjar med [PEPPOL]

Och till sist, om felkoden börjar med PEPPOL. tex. [PEPPOL-EN16931-R121] så är felet av karaktär som gör att dokumentet bryter mot regler specifika för Peppol BIS Billing 3, och som skapats av OpenPEPPOL.

Exempel

[PEPPOL-EN16931-R121] - Base quantity MUST be a positive number above zero

För en fakturarad måste alltid antal vara 0 eller ett positivt tal. Om man på en faktura skall kreditera bara en viss rad, måste alltså á-priset vara negativt och antalet positivt.


Vänligen se bifogade dokument för ytterligare instruktioner och mer ingående förklaringar.

Peppol-fel som kräver korrigeringar i fakturamaterialet
  1. KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL

    1. Om format och den Europeiska Normen EN16931
    2. Krav på fakturainnehåll för Peppol BIS Billing 3
    3. Hur testar jag mot Peppol BIS 3?
      (Validering av dina testfakturor)
    4. Vanliga godkända enhetskoder
  2. TOLKNING AV FELMEDDELANDEN

    1. Vanliga fel som kan inträffa
    2. Fel som kräver korrigeringar i fakturamaterialet
  3. Mer information

    1. Svar på vanliga frågor om Peppol >>

Tyvärr finns det en del fel som kan uppstå som InExchange inte automatiskt kan lösa vid konvertering till Peppol BIS Billing 3.0. Dessa fel kräver anpassning av fakturamaterialet för att möjliggöra konvertering. Det kan vara att affärssystemet räknar eller avrundar på ett felaktigt sätt eller att det saknas data eller information som behövs för konverteringen.

Kontakta vår support eller leverantören av det affärssystem som ni använder för hjälp.

Kod Felmeddelande
[BR-07]

An Invoice shall contain the Buyer name (BT-44).

Förklaring:
Det måste finnas ett företagsnamn på köparen i fakturan.

[BR-10]

An Invoice shall contain the Buyer postal address (BG-8).

Förklaring:
En köpare måste minst ha en postadress och minst en landskod.

[BR-15]

An Invoice shall have the Amount due for payment (BT-115).

Förklaring:
Alla fakturor måste ha ett belopp som skall betalas.

[BR-64]

The Item standard identifier (BT-157) shall have a Scheme identifier.

Förklaring:
Om man använder sig av ett standardiserat artikelnummer måste ett schema finnas för detta. Det bör också vara ett GLN.

[BR-CL-13]

Item classification identifier identification scheme identifier MUST be coded using one the UNTDID 7143 list.

Förklaring:
Det schema som man anger för de standardiserade artikelnumren måste finnas med i den kodlista som PEPPOL angett.
http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNCL7143/

[BR-CL-24]

For Mime code in attribute use MIMEMediaType.

Förklaring:
Man måste ange korrekt kod för de bilagetyper som är godkända.

[BR-CO-13]

Invoice total amount without VAT (BT-109) = Σ Invoice line net amount (BT-131) - Sum of allowances on document level (BT-107) + Sum of charges on document level (BT-108).

Förklaring:
Betyder att matematiken i en faktura måste stämma. I felmeddelandet står formeln för hur det beräknas.

[BR-CO-14]

Invoice total VAT amount (BT-110) = Σ VAT category tax amount (BT-117).

Förklaring:
Fakturans totala momsbelopp måste vara summan av alla olika momssatsers belopp.

[BR-CO-16]

Amount due for payment (BT-115) = Invoice total amount with VAT (BT-112) - Paid amount (BT-113) + Rounding amount (BT-114).

Förklaring:
Belopp att betala måste stämma med matematiken.

 [BR-CO-17]

VAT category tax amount (BT-117) = VAT category taxable amount (BT-116) x (VAT category rate (BT-119) / 100), rounded to two decimals.

Förklaring:
Kontroll så att de olika momsbeloppen stämmer gentemot den momssats som gäller. Avrundat till max 2 decimaler.

[BR-E-02]

An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is “Exempt from VAT” shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63).

Förklaring:
Om en faktura innehåller en fakturarad som är undantagen moms, måste det finnas info på fakturan om utställarens VAT nummer.

[BR-E-08]

In a VATBreakdown (BG-23) where the VAT category code (BT-118) is "Exempt from VAT" the VAT category taxable amount (BT-116) shall equal the sum of Invoice line net amounts (BT-131) minus the sum of Document level allowance amounts (BT-92) plus the sum of Document level charge amounts (BT-99) where the VAT category codes (BT-151, BT-95, BT-102) are “Exempt from VAT".

Förklaring:
Summan av fakturarader som är undantagna moms måste stämma i totalen.

[PEPPOL-EN16931-CL001]

Invalid Mime code.

Förklaring:
Felaktig bilagetyp/filändelse.
Endast .csv, .pdf, .png, .jpg, .xlsx och .ods är tillåtna.

[PEPPOL-EN16931-R046]

Item net price MUST equal (Gross price - Allowance amount) when gross price is provided.

Förklaring:
Netto-pris, måste vara bruttopris minus rabatt om bruttopris anges.

PEPPOL-EN16931-R120]

Invoice line net amount MUST equal (Invoiced quantity * (Item net price/item price base quantity) + Invoice line charge amount - Invoice line allowance amount.

Förklaring:
I klartext säger regeln att:
Quantity * (Base Price / Base Quantity)) + Charge - Allowance + 0.02 >= Line Amount
AND
Quantity * (Base Price / Base Quantity)) + Charge - Allowance - 0.02 <= Line Amount

Det vi kan korrigera är teckenfel, exempelvis:
1) Line Amount = -100 och Quantity = 1 -> Quantity = -1
2) Base Price < 0 -> Base Price > 0 (se även [BR-27])

OBS! Vi korrigerar ENBART rena teckenfel.

[SE-R-006]

For Swedish suppliers, only standard VAT rate of 6, 12 or 25 are used.

Förklaring:
Som svensk utställare av fakturor får man endast använda 6, 12 eller 25% som momssats.

0% räknas som undantag, men är självklart godkänt det med.

[BR-S-01]

"An Invoice that contains an Invoice line (BG-25), a Document level allowance (BG-20) or a Document level charge (BG-21) where the VAT category code (BT-151, BT-95 or BT-102) is "Standard rated" shall contain in the VAT breakdown (BG-23) at least one VAT category code (BT-118) equal with "Standard rated"., Location: /*:Invoice[namespace-uri()='urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2'][1]"

Förklaring:
En artikelrad eller moms rad har 6, 12 eller 25% moms men momsen finns inte med i momsspecifikation. 

 

InExchange Fakturaskrivare

Se alla artiklar
Vill du skriva ut fakturor på fler än ett bolag?

I nya fakturaskrivaren sparas den inloggade användaren i 12 timmar efter första inloggning på dagen. 

Om det är så att du har flera bolag men använder olika användarkonton för varje bolag eller flera kollegor som användare samma dator kommer skrivaren att bli låst till ett av bolagen och användarkonto. 

För att kunna skriva ut från flera bolag eller konton behöver du göra något av nedan alternativ:

  • Du kan beställa tillgång till alla bolagen från ett av dina användarkonton, istället för att använda unika kontot för varje bolag. Detta gör att du får en fråga om vilket bolag fakturorna ska skrivs  ut till. Beställning av ändringar för användarkonto görs genom "Skicka en förfrågan". 

  • Du kan ta bort möjligheten för fakturaskrivaren att komma ihåg senaste inloggningen, för att göra detta behöver du kontakta Inexchanges support.
FELKODER XC30, XC29, XC28

Felet uppstår när ditt användarkonto på er lokala dator förlorat behörigheter att få flytta eller ändra filerna.

Detta löses vanligtvis genom att följa nedan steg:  

  • Starta först om din lokala dator. (Det kan i vissa fall räcka med endast detta steg).
  • Kör vårt reparationsprogram.
    Detta startas genom Fakturaskrivarens installationsfil, ni hittar den vanligtvis i utforskaren i er lokala dator, eller så kan ni ladda ner filen från denna guide: Uppgradera fakturaskrivaren för InExchanges nya webbapplikation

 

Om ovan steg inte fungerar behöver behörigheten " skriva/write " manuellt läggas till på aktuellt användarkonto för katalogen, C:\ProgramData\InExchange Factorum, för aktuell datoranvändare.

Obs: För att ändra behörigheter behöver användaren ha administrativa behörigheter eller så hanteras detta av er IT-avdelning. 

 

  1. Öppna den dolda mappen C:\ProgramData, där kommer det finnas en mapp som heter InExchange Factorum. 
  2. Högerklicka på InExchange Factorum, tryck på Egenskaper/Properties, gå till fliken Säkerhet/Security och tryck på Edit/Ändra. 
  3. I den nya rutan markerar du användarkontot som ska använda Fakturaskrivaren, bockar i både Read/Läs och Write/skriv under kolumnen Allow/Tillåt.


    För att hitta programdata behöver du aktivera “Visa dolda filer och mappar”.
    Se microsofts guide för Windows 7, windows 8,1 och windows 10 eller guiden för windows 11

Mitt nätverk

Se alla artiklar
Utöka ditt nätverk genom att skicka en förfrågan

Sökväg till InExchange Network: Start\Utöka ditt nätverk

Nekad förfrågan - klicka här för mer information

Gör så här för att skicka en förfrågan:

1. Sök upp aktuellt företag genom att skriva organisationsnumret eller företagsnamnet i sökrutan och klicka på Sök. Klicka sedan på företagets namn i listan som presenteras nedanför sökrutan.

Ut_ka_ditt_n_tv_str.png

 

2. Skicka nu en förfrågan genom att klicka på antingen Jag vill ta emot eller Jag vill skicka.

Efter att du har skickat en förfrågan och mottagaren har godkänt relationen, så har ni en anslutning - detta markeras med Ansluten i tabellen.


Hj_lpikon_16_2.png Vid nekad/avvisad förfrågan:

Om din förfrågan avvisades rekommenderar vi att du kontaktar mottagaren per telefon för att reda ut eventuella frågetecken. Du kan sedan skicka en ny förfrågan enligt överenskommelse.

Avvisad_skicka_ny_str.jpg

Läs mer:
Vilka företag kan ta emot e-faktura?
Så kontrollerar du om mottagaren har några speciella e-fakturakrav
Fakturering via InExchange Web Bas

Hur ändrar jag nätverkskoppling på en befintlig e-fakturamottagare?

Sökväg till InExchange Network: Register\Kunder

Du kan ändra kundens koppling till nätverket på kundkortet i ditt kundregister (detta kan även göras direkt i InExchange Fakturaskrivare eller i de filer som överförs till oss via en integrerad tjänst). Om företaget har olika GLN för sina enheter eller avdelningar är det viktigt att se till att kopplingen görs mot korrekt mottagare i nätverket.

Gör så här för att ändra koppling:

  1. Sök fram kunden i ditt kundregister och klicka på Visa.
  2. Klicka nu på Redigera.
  3. Längst ner på kundkortet görs kopplingen mellan din kund och aktuell e-fakturamottagare i vårt nätverk. Ange namn, GLN eller företagets organisationsnummer. Förslag som matchar din sökning visas när du börjar skriva i fältet. Välj aktuell mottagare och spara dina inställningar. 

Om du inte hittar aktuell mottagare kan du registrera mottagaren via vårt kontaktformulär "Utöka ditt nätverk - Registrera ny mottagare". Du hittar en guide för det här>> 

Kontakta mottagaren om ni saknar någon information.

Skickade fakturor

Se alla artiklar
Hur ser jag vilket leveranssätt fakturan skickades med?

Sökväg till InExchange Network: Fakturor\Skickade fakturor

Du kan kontrollera vilket leveranssätt en faktura skickades med i InExchange Network.

1. Gå till sidan Skickade fakturor och tryck på Välj kolumner i fakturalistans övre högra hörn (se bild).

2. Markera rutan för Leverans om den ännu inte är markerad.

3. Leveranssätt visas nu i en egen kolumn till höger om dokumenttyp.

Här kan du även välja till eller ta bort andra kolumner efter eget tycke.

Skickadefakt_kolumner_leverans_str.png

 

Kan jag skicka om en faktura?

Sökväg till InExchange Network: Fakturor\Skickade fakturor

Ibland kan du behöva skicka om en redan skickad och levererad faktura. Det kan bero på felhantering av mottagaren eller av annan orsak.

  1. Gå till sidan Skickade fakturor och klicka på fakturanumret på den faktura som du önskar skicka om.



  2. Klicka på Skicka om uppe till höger.



  3. En ruta öppnas där du har möjlighet att redigera leveranssätt, kundnamn, köparens referensnummer, namn på referens och inköpsordernummer.

    Välj de alternativ som passar dig och klicka på Skicka om.