Hej! Hur kan vi hjälpa dig?
Sök i vårt Hjälpcenter eller fråga vår AI-bot
Sök i vårt Hjälpcenter eller fråga vår AI-bot
Lär dig mer om hur du kan förenkla din utgående fakturering.
Skicka kundfaktura
Ta emot leverantörsfaktura
Användarkonton och inställningar
Här har vi samlat svar på vanliga frågor om nätverksrelationer och tips på hur du skickar faktura till en ny fakturamottagare eller hur du gör om du ska börja skicka e-faktura till en befintlig mottagare som du tidigare har skickat PDF eller pappersfaktura till.
Om din kund inte kan ta emot e-faktura än kan du välja att skicka PDF eller pappersfaktura.
För att kunna skicka e-faktura behöver mottagaren finnas registrerad i vårt nätverk. Du kan själv lägga till mottagare som inte finns registrerade än.
1. Hur kontrollerar jag om mottagaren finns i nätverket?
För att kunna skicka e-faktura behöver mottagaren finnas registrerad i vårt nätverk. När du söker upp ett företag ser du också vilka typer av elektroniska dokument de kan hantera och om de har några e-fakturakrav.
Symbolförklaringar:
2. Hur vet jag om mottagaren har några speciella e-fakturakrav?
I InExchange Network kan du kontrollera om det krävs något speciellt när du ska börja skicka e-faktura till en mottagare.
Leverantörer måste godkännas
När du ska börja skicka e-faktura till en mottagare kan det vara så att ditt företag först måste bli godkänt som leverantör (av e-faktura). I dessa fall finns det en markering i rutan Leverantörer måste godkännas, se bilden nedan.
När du skickar e-faktura för första gången till en mottagare följer det med en förfrågan om att bli godkänd som leverantör om mottagaren kräver detta. I dessa fall kan det dröja några dagar innan den första e-fakturan kan levereras då er nätverksrelation först behöver godkännas.
Det går även att skicka en förfrågan innan den första e-fakturan skickas >>
Har kontroller
Om mottagaren har aktiverat kontroller för e-faktura visas detta med en markering i rutan Har kontroller, se bilden ovan. Kontakta mottagaren för att få information om vilka eventuella referenser och andra uppgifter de kräver på fakturorna som skickas till dem. Det är viktigt att referensuppgifter anges exakt enligt instruktionerna för att de ska vara giltiga.
3. Jag har fått brev om att min kund vill ha e-faktura. Vad behöver jag tänka på?
Du kan skicka e-faktura till samtliga mottagare via oss. Med hjälp av mottagarens GLN (som bör stå i brevet du har fått) hittar du rätt mottagare.
Vilka kan jag skicka e-faktura till via InExchange Web Bas? >>
Har du ingen tjänst för att skicka e-faktura än?
Vi hjälper dig att komma igång med din e-fakturering >>
4. Min kund tar emot e-faktura, men jag kan inte hitta dem i nätverket. Hur gör jag?
Se instruktioner för hur du lägger till en ny e-fakturamottagare i nätverket >>
Uppgifter om mottagaren som behövs för registreringen:
Om du saknar uppgifter för registreringen ber vi dig kontakta mottagaren för information.
5. Min kund tar inte emot e-faktura, vad gör jag då?
Om din kund inte tar emot e-faktura än kan du skicka din faktura som PDF eller pappersfaktura (för papper krävs minst InExchange Web Plus).
Så här ser det ut om företaget finns i nätverket, men inte kan ta emot e-faktura:
Om du har försökt att skicka e-faktura till en mottagare som inte kan ta emot fakturor elektroniskt eller om de ännu inte finns med i vårt nätverk får du ett meddelande om detta. Du kan då välja att skicka om fakturan med ett annat leveranssätt.
Har din kund ingen tjänst för att skicka e-faktura än?
På vår hemsida finns information om våra tjänster >>
1. Så skickar du en manuell relationsförfrågan
Vissa fakturamottagare kräver att leverantörer godkänns för e-faktura innan fakturor kan börja skickas elektroniskt till dem. I dessa fall skickas det en förfrågan om att bli godkänd i samband med att den första e-fakturan skickas. Men du kan också välja att skicka en förfrågan i förväg.
Efter att du har skickat en förfrågan och mottagaren har godkänt relationen har ni en anslutning i nätverket. Detta markeras med Ansluten i tabellen. Du kan nu skicka din e-faktura till mottagaren.
2. Min relationsförfrågan nekades/avvisades, vad gör jag nu?
För att få iväg din faktura kan du välja att skicka den som PDF eller pappersfaktura via oss (för papper krävs minst InExchange Web Plus), men om din relationsförfrågan avvisas rekommenderar vi att du kontaktar mottagaren per telefon för att reda ut eventuella frågetecken. Du kan sedan skicka en ny förfrågan enligt överenskommelse.
3. Var ser jag vilka relationer vi har i nätverket?
På sidan Anslutningar ser du vilka relationer ditt företag har i nätverket.
1. Jag har fått ett meddelande om att något gick fel. Vad gör jag nu?
Om det finns en länk till vårt hjälpcenter i felmeddelandet som du har fått kan du klicka på länken för att få instruktioner om hur du ska gå tillväga för att få iväg din faktura. Du kan också kontakta vår supportavdelning för att få hjälp.
Här finns förklaringar till fel som kan inträffa med instruktioner för hur du kommer vidare >>
2. Vilka kan jag skicka e-faktura till via InExchange Web Bas?
Via din inloggning på vår hemsida kan du kontrollera om du kan skicka e-faktura till en specifik mottagare via vår kostnadsfria tjänst InExchange Web Bas.
Se instruktioner för hur du kontrollerar detta >>
För att följa instruktionerna ovan behöver du ha ett användarkonto hos oss.
Skapa konto | Logga in
Hittar du inte svaret på din fråga? Du är välkommen att kontakta oss.
Skicka kundfaktura
Ta emot leverantörsfaktura
Användarkonton och inställningar
Du kan skicka alla dina fakturor via oss, e-faktura, PDF och pappersfaktura. Du kan välja mellan våra webbaserade tjänster, en virtuell fakturaskrivare som används i kombination med ditt affärssystem och integrerade tjänster.
Mer information om våra tjänster hittar du på vår hemsida www.inexchange.se.
GLN står för Global Location Number och är en unik internationell identifierare för ett företag eller en avdelning på ett företag. Denna uppgift används för att veta exakt vart din e-faktura ska levereras.
Leverantörer kan be om ert GLN-nummer när de ska skicka e-faktura till er. Gå till sidan Konto > Profil och bläddra ner till sektionen Företag för att se ditt företags GLN.
Gå in under Utöka mitt nätverk och skriv in namnet på det företag du letar efter och klicka på företagsnamnet. Du kan även göra en sökning med hjälp av ett GLN-nummer, om du har det, för att få fram övriga uppgifter om företaget.
Under sektionen Företagets uppgifter hittar du sedan GLN-numret och andra uppgifter om företaget.
2. Vad betyder BIC/SWIFT och IBAN?
När en faktura skickas utrikes behöver du komplettera dina fakturor med betalningsinstruktioner som möjliggör en utlandsbetalning av din faktura. Komplettera fakturorna vid behov med dessa uppgifter.
BIC/SWIFT: En identifierare för din bank.
IBAN: Ditt kontonummer för utlandsbetalningar.
Vissa banker lämnar ut ett kontonummer istället för ett IBAN-nummer. Kontonumret kallas för BBAN vilket givetvis går lika bra att använda. Ange då bankens fullständiga namn i fältet för BIC/SWIFT.
Om du använder våra webbaserade tjänster för att skicka fakturor anges uppgifterna på sidan Konto > Betalningssätt.
3. Varför saknas bindestreck i vissa av våra uppgifter på fakturan?
Vi skickar majoriteten av alla e-fakturor i formatet Svefaktura. Formatet kräver att uppgifter som telefonnummer, fax, organisationsnummer, bankgiro och plusgiro, med mera skrivs med endast numeriska tecken. Finns det något bindestreck med när vi får informationen plockas det bort.
4. Varför är inte slutbeloppet i min kreditfaktura negativt?
Vi skickar majoriteten av alla e-fakturor i formatet Svefaktura. Formatet kräver att slutbeloppet för varje faktura och kreditfaktura är positivt.
Om du försöker skicka en faktura med ett negativt belopp kommer vi med största sannolikhet hjälpa dig att omvandla fakturan till ett positivt belopp eftersom det är så informationen hanteras.
Önskar du mer information om detta är du välkommen att ta en kontakt med vår support.
1. Hur ser InExchange standardmall ut vid utskrift eller PDF-leverans?
När en faktura skickas som brev eller PDF skickas den i sitt originalutförande om det är möjligt. Om din fakturalayout inte går att anpassa till utskrift finns det möjlighet att använda ett försättsblad för adressinformationen alternativt använda vår standardmall.
Nedan ser du ett exempel på hur standardmallen ser ut. Mallen kan kompletteras med egen logotyp, även i färg. Det finns även stöd för en rad olika språk, OCR-talonger, med mera.
Du är välkommen att kontakta vår support för att få hjälp med anpassningarna.
2. Går det att samkuvertera fakturor via er?
Ja, flera fakturor till samma mottagare kan skickas i samma kuvert om du skickar fakturorna i samma försändelse eller i försändelser i direkt anslutning till varandra till oss. Det brukar bli billigare och det är även bättre för miljön.
Samkuvertering av fakturor hanteras per kundnummer och är en smidig lösning för dig som använder ett unikt kundnummer per fakturamottagare. Inställningen gäller hela företagets fakturering vilket innebär att vi samkuverterar fakturor för alla dina kunder om du har valt att aktivera tjänsten. För vidare information av dina fakturor är du välkommen att kontakta oss.
I samband med uppsättningen av tjänsten debiteras en engångskostnad motsvarande en timmes uppsättningsarbete. Om du vill aktivera tjänsten för fler bolag debiteras kostnaden per avsändande organisation.
3. Går det att skicka pappersfakturor i färg?
Ja, det går att få pappersfakturor utskrivna i färg. I dessa fall används vår fakturamall vid utskrift. Du är välkommen att kontakta oss om du har några frågor om färgutskrift eller för att beställa tjänsten.
När tjänsten har aktiverats kan du även skriva ut bilagor i färg. Via en integrerad tjänst kan du bifoga bilagan vid överföring av fakturan och få den utskriven i färg och via InExchange Fakturaskrivare kan du få bilagan utskriven i färg om den läggs till manuellt i fakturaskrivaren i steget Fakturakontroll.
Tjänsten offereras.
Information om mottagare med specifika fakturakrav >>
Hittar du inte svaret på din fråga eller vill du veta mer?
Du är välkommen att kontakta oss så berättar vi mer.
Skicka kundfaktura
Ta emot leverantörsfaktura
Användarkonton och inställningar
Oavsett vilken av våra tjänster du använder för att skicka fakturor hittar du dina skickade fakturor från de senaste 18 månaderna under menyvalet Fakturor > Skickade fakturor.
Genom att klicka på ett fakturanummer i vyn kan du välja att bland annat skicka om fakturan, skriva ut den, skapa en ny faktura baserad på den aktuella fakturan, eller kreditera den. Om det skickades med bilagor till fakturan får du fram dem via knappen Bilagor.
1. Hur länge sparas mina skickade fakturor?
Fakturorna lagras i 18 månader.
2. Hur ser jag vilket leveranssätt fakturan skickades med?
För att se hur en faktura skickades till mottagaren behöver du ha kolumnen Leverans synlig i fakturalistan på sidan Skickade fakturor.
3. Kan jag skicka med en bilaga när jag skickar om en faktura?
Ja, du kan skicka med bilagor när du skickar om fakturor.
4. Vilken adress skickade vi PDF-fakturan till?
Sök fram den aktuella fakturan på sidan Skickade fakturor och klicka på fakturanumret för att komma åt ytterligare information och funktioner.
Nedanför fakturauppgifterna hittar du information om vilken e-postadress fakturan skickades till.
5. Kan jag sortera om de skickade fakturorna?
Fakturorna kan exempelvis sorteras efter kundnamn, fakturanummer och förfallodatum. Klicka på rubriken i respektive kolumn för att ändra ordningen.
Klicka på Välj kolumner om du vill lägga till eller ta bort kolumner i listan.
Alternativt kan du söka fram fakturor från en viss tidsperiod. Använd dig av sökfälten och de filtreringsfunktioner som finns upptill på sidan och klicka på Rapport. Du kan nu sortera om informationen i det Excel-dokument som skapats.
6. Går det att ta bort eller återkalla en redan skickad faktura?
Vi gör alltid vårt bästa för att dina fakturor ska levereras på ett snabbt, smidigt och tillförlitligt sätt. Så fort du har klickat på Skicka läggs fakturorna i kö och skickas snarast möjligt från oss. Detta gör att vi inte har möjlighet att ta bort fakturor efter att ni skickat dem.
Du kan dock vid behov kreditera en felaktig faktura via din tjänst hos oss.
7. Kan jag skapa rapporter på våra skickade fakturor?
På sidan Skickade fakturor kan du enkelt skapa rapporter i Excel-format på de fakturor du har skickat under de senaste 18 månaderna.
Efter en stund får du möjlighet att spara ner en Excel-fil med dina valda uppgifter.
8. Hur sparar jag mina fakturor för bokföringen?
Via InExchange fakturaväxel skickas fakturor från fakturautställare till mottagare. Vi ser alltså till att fakturan överförs från punkt A till punkt B. Du har åtkomst till dina fakturor via din inloggning på vår hemsida i 18 månader från det att fakturan skickades.
Om du skapar dina fakturor i ett fakturaprogram bokförs dessa oftast i ett affärssystem. Du har tillgång till originalfakturorna i ditt program och har i regel möjlighet att lagra dessa i elektroniskt format. Du kan naturligtvis också skriva ut dem från programmet för din bokföring.
Kontakta leverantören för ditt affärssystem om du har några frågor om hur tjänsten används.
Om du skapar dina fakturor (originalfakturan) i våra webbaserade tjänster kan du välja att Ladda ner fakturan som PDF och/eller skriva ut en papperskopia i samband med att du skickar den. Materialet kan du sedan använda dig av som underlag för din bokföring.
Oavsett vilken av våra tjänster du använder för att skicka fakturor hittar du alltid de fakturor som du skickat de senaste 18 månaderna under Fakturor > Skickade fakturor via din inloggning på vår hemsida. Du kan skriva ut kopior av fakturorna i vyn genom att klicka på aktuellt fakturanummer och sedan trycka på Skriv ut. Fakturan kan då även sparas ner som PDF.
9. Extern status på fakturor (status hos fakturamottagaren)
På sidan Skickade fakturor kan du välja att visa kolumnen Extern status. Här kan du som leverantör kontrollera mottagarens status på dina fakturor. Informationen hämtas in från fakturamottagarens system.
Obs! Tänk på att denna information endast visas för dig som har en mottagare som aktiverat funktionen hos sig.
Vid eventuella frågor gällande aktuell status ber vi dig kontakta fakturamottagaren för mer information.
Vill du som fakturamottagare av e-faktura via oss återkoppla status på mottagen faktura till era leverantörer? Det som krävs är en integrerad API-lösning på er sida. Vänligen kontakta oss vid intresse så berättar vi mer.
På sidan Skickade fakturor visar kolumnen Skickad det datum då fakturorna skickades från oss. Det som visas på den faktura som ni har fått av oss utgår från det datum då fakturorna levererades till mottagaren.
Anledningen till detta är för att ni inte ska bli debiterade för fakturor som av olika anledningar inte har kunnat levereras.
11. Kan jag skicka om en faktura?
Ja, du kan skicka om en redan skickad och levererad faktura vid behov.
1. Gå till sidan Skickade fakturor och klicka på fakturanumret på den faktura som du önskar skicka om.
2. Klicka på Skicka om uppe till höger.
3. En ruta öppnas där du har möjlighet att redigera leveranssätt, kundnamn, köparens referensnummer, namn på referens och inköpsordernummer.
Välj de alternativ som passar dig och klicka på Skicka om.
Hittar du inte svaret på din fråga?
Du är välkommen att kontakta oss >>
Skicka kundfaktura
Ta emot leverantörsfaktura
Användarkonton och inställningar
De vanligaste e-fakturaformaten i Sverige är Svefaktura och Peppol BIS Billing 3. Svefaktura är ett format som skapades redan år 2008 och som förekommer i väldigt stor utsträckning. Från och med den 1. april 2021 rekommenderas inte längre Svefaktura av SFTI, men det är tillåtet att fortsätta använda formatet. Det är fortfarande det format som utbyts mest i Sverige. Bland annat via samtrafik.
Peppol BIS Billing 3 används internationellt inom EU, men kan även användas inom landet. Att ta emot e-faktura i Peppol BIS Billing 3 blir dock allt vanligare. Bland annat för att vi nu har ett lagkrav i Sverige på att alla våra offentliga myndigheter, kommuner och regioner ska vara anslutna till Peppol och kunna ta emot e-faktura i det formatet.
När det gäller Peppol BIS Billing 3 behöver vissa typer av fakturauppgifter specificeras mer i detalj än i andra format. Du kan läsa mer om dessa formatkrav i Kom igång med din fakturering mot Peppol om du önskar mer ingående information. Men generellt är detta med fakturaformat inget du behöver fundera och ha uppsikt över. Vi sköter konverteringen av fakturaformat per automatik för dig som är kund hos oss. Skulle det vara så att något behöver justeras på din faktura (för att den ska kunna levereras i det format som mottagaren kan hantera) kontaktar vi dig.
Du kan läsa mer om:
- Svefaktura på SFTI:s hemsida.
- Peppol i Vanliga frågor och svar om Peppol.
- "Behåll Svefaktura och välj Peppol när du själv vill" på vår hemsida.
Skicka kundfaktura
Ta emot leverantörsfaktura
Användarkonton och inställningar
När du skickar hela ditt fakturaflöde (e-faktura, pdf och papper) via oss kan vi matcha dina fakturamottagare mot e-fakturamottagare i vårt nätverk och hjälper dig välja det billigaste och miljövänligaste sättet att skicka dina fakturor på. Du behöver alltså inte hålla koll på detta själv utan får förslag i tjänsten InExchange Portooptimering.
Se vilka av dina kunder du kan börja skicka e-faktura till redan i dag! >>
Fler och fler av dina kunder tar emot e-faktura. Utnyttja vårt växande nätverk och ta vara på e-fakturans fördelar. Genom att skicka elektroniskt sänker du dina portokostnader samtidigt som fakturan kommer fram och kan hanteras snabbare. Vi hjälper dig välja e-faktura.
1. Hur fungerar portooptimeringen?
När du skickar alla dina fakturor via oss kan vi ge dig besparingsförslag.
Det billigast möjliga sättet som du kan skicka dina fakturor på till respektive fakturamottagare och hur många fakturor du har skickat till mottagaren under de senaste 12 månaderna.
2. Hur byter jag leveranssätt via portooptimeringen?
Besparingsförslag ges per mottagare på sidan Fakturor > Portooptimering.
Mer information:
- Via våra Integrerade tjänster har du även tillgång till vår automatiska portooptimering.
- Om du använder vår kostnadsfria tjänst InExchange Web Bas behöver du uppgradera din tjänst för att kunna skicka pappersfakturor och för att få tillgång till InExchange Portooptimering.
Vill du veta mer? Du är välkommen att kontakta oss >>
Vanliga frågor om kundfaktura
Våra användarguider
Här har vi samlat vanliga frågor och svar som rör nätverksförfrågningar, relationer i nätverket och hur du utökar ditt e-fakturanätverk. Ditt nätverk består av ditt företags relationer inom vårt affärsnätverk där tusentals företag tar emot och skickar sina fakturor.
Kan jag se alla mina anslutningar i nätverket?
Ja, du ser alla dina anslutningar under Anslutningar via din inloggning till InExchange Network.
I tabellen som visas ser du de anslutningar du redan har i nätverket samt status för respektive relation.
E-faktura till en ny mottagare
Via InExchange Network kan du kontrollera om det krävs något speciellt när du ska skicka e-faktura till en ny mottagare.
Gör så här:
1. Sök fram företaget med hjälp av företagsnamn, organisationsnummer eller GLN på sidan Utöka ditt nätverk. Klicka på företagets namn i träfflistan för att få fram mer information.
Hittade du inte mottagaren i nätverket? Så registrerar du en ny mottagare i nätverket >>
När du ska skicka e-faktura till en ny mottagare kan det vara så att ditt företag måste bli godkänt som leverantör först. I dessa fall finns det en markering i rutan Leverantörer måste godkännas, se bilden nedan. En förfrågan behöver skickas till mottagaren innan den första e-fakturan skickas.
Så skickar du en förfrågan i nätverket >>
Om mottagaren har aktiverat kontroller för e-faktura visas detta med en markering i rutan Har kontroller, se bilden ovan. Kontakta mottagaren för att få information om vilka eventuella referenser och andra uppgifter de kräver.
Om du använder vår kostnadsfria tjänst InExchange Web Bas kan du skicka e-faktura till mottagare som använder sig av InExchange för att ta emot e-faktura. Du behöver uppgradera din tjänst för att kunna skicka till mottagaren som använder sig av en annan operatör.
Skicka till en mottagare i Sverige som inte finns i InExchange nätverk än
Om du ska skicka fakturor till en mottagare som inte finns registrerad i vårt nätverk än kan du lägga till dem i nätverket genom att registrera dem via vårt kontaktformulär. För att kunna registrera mottagaren behöver vi ha vissa uppgifter för registreringen. Uppgifterna fås av fakturamottagaren.
Till mottagare i Sverige behöver du ange följande uppgifter om mottagaren vid registrering:
* Obligatorisk uppgift
Så lägger du till en ny mottagare i nätverket via vårt kontaktformulär >>
Skicka till en mottagare utanför Sverige som inte finns i InExchange nätverk än
Om du ska skicka fakturor till en mottagare som inte finns registrerad i vårt nätverk än kan du lägga till dem i nätverket genom att registrera dem via vårt kontaktformulär. För att kunna registrera mottagaren behöver vi ha vissa uppgifter för registreringen. Vilka uppgifter som krävs varierar lite beroende på vilket land det gäller. Uppgifterna fås av fakturamottagaren.
Till mottagare inom Norden behöver vi generellt få in följande uppgifter:
* Obligatorisk uppgift
Med vissa undantag för Norge:
För övriga länder vill vi gärna ha in så mycket information som möjligt. En uppsättning mot vissa länder kan kräva ett projekt. Kontakta oss för mer information vid frågor om e-faktura till mottagare utanför Sverige.
Så lägger du till en ny mottagare i nätverket via vårt kontaktformulär >>
Hur ändrar jag kundkoppling på en befintlig kund?
När du skickar e-faktura till en kund behöver kunden kopplas ihop med rätt e-fakturamottagare i vårt nätverk. På mottagaren har vi registrerat uppgifter om GLN med mera så att fakturan hamnar rätt och i det fakturaformat som de kan hantera.
Nätverkskopplingen för en kund görs på kundkortet under Register > Kunder.
1. Sök fram kunden som du vill redigera inställningarna för och klicka på Visa.
2. Klicka på Redigera för att komma åt inställningarna för kunden. Längst ner på kundkortet i fältet Företag under Koppling till InExchange Network görs kopplingen till en mottagare i nätverket.
För att ändra koppling, skriv in antingen företagsnamnet eller företagets organisationsnummer utan bindestreck i fältet Företag under Koppling till InExchange Network. När du börjar skriva in uppgifter i fältet visas förslag på träffar som matchar din sökning. Välj aktuell mottagare och klicka på Spara.
Om du inte hittar mottagaren kan du lägga till dem i nätverket genom att registrera dem via vårt kontaktformulär >>
Om det är så att ni saknar någon information som behövs för registreringen rekommenderar vi att ni kontaktar mottagaren för mer information.
Referenskrav för fakturor till Coor Service Management A/S
Svensk version
Dansk udgave
English version
Minimikrav för fakturering
Alla fakturor måste som ett minimum se ut så här;
Coors beställningsnummer ser ut som följande exempel; 1234-12345678
Det är viktigt att endast inköpsordernummer anges.
Nedan följer ett urval av exempel på extra text som har lagts till, och därmed kommer att avvisas av Coor.
IO: 1234-12345678
Rekv. 1234-12345678
Namn - 1234-12345678
1234-12345678 - Namn
Uppfylls inte ovanstående minimum krav, förbehåller vi oss rätten att vägra fakturan och först acceptera våra betalningsförpliktelser från den dag vi får korrekt ifylld faktura.
E-faktura
E-faktura skickas via InExchange att EAN-nummer: 5790002105777
Följande är ett stöd till var information bör fastställas för e-fakturering.
Referensfält till olika filformat
OIOXML:
Beställningsnummer: InvoiceLine / ReferencedOrderLine / BuyersID
Referens: ReferencedOrder / BuyersOrderID
OIOUBL:
Beställningsnummer: Beställ Referens / ID
Referens: Order Referens / Kundreferens
Vem ska jag kontakta om det finns frågor?
Kontakta din operatör om du behöver hjälp med ovanstående.
Reference krav til fakturaer til Coor Service Management A/S
Svensk version
Dansk udgave
English version
Minimumskrav for fakturering
På alle fakturaer skal der som minimum fremgå følgende;
Coors indkøbsordrenummer ser ud som følgende eksempel; 1234-12345678
Det er vigtigt, at det kun er indkøbsordrenummeret, der fremgår i det tildelte felt for denne information. Nedenstående er et udpluk af eksempler på ekstra tekst, der er tilføjet, og derved fejler fakturaen i Coors system.
IO: 1234-12345678
Rekv. 1234-12345678
Navn – 1234-12345678
1234-12345678 - Navn
Er ovenstående minimumskrav ikke opfyldt, forbeholder vi os retten til at afvise fakturaen, og først acceptere vores betalingsforpligtigelser fra den dato, hvor vi modtager korrekt udfyldt faktura.
E-faktura
E-faktura sendes via InExchange til EAN nummer: 5790002105777. Nedenstående er en hjælp til, hvor information bør angives for e-fakturering.
Referencefelt til forskellige filformater
OIOXML:
Ordrenummer: InvoiceLine/ReferencedOrderLine/BuyersID
Reference: ReferencedOrder/BuyersOrderID
OIOUBL:
Ordrenummer: OrderReference/ID
Reference: OrderReference/CustomerReference
Hvem skal I kontakte, hvis der er spørgsmål?
Kontakt jeres operatør, hvis I har brug for hjælp til ovenstående.
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT Peppol
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
Mer information
I och med den Europeiska Normen för e-fakturor, EN16931, ställs hårdare krav på innehållet i e-fakturorna.
EN16931 är i sig inget format, utan en norm som bestämmer vad som ska ingå i en e-faktura. Peppol BIS Billing 3 är däremot ett format, som uppfyller normen, och är det format som större delen av Europa kommer att använda.
Med denna guide vill vi hjälpa dig tillrätta med din fakturering mot fakturamottagare inom Peppol och ge råd om hur du ser till att era fakturor är korrekta.
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
Mer information
Peppol BIS Billing 3 (nedan kallad BIS 3.0) har högre krav på fakturainnehållet än Svefakturaformatet, som än så länge är vanligast i Sverige (i februari 2019). Dessa hårdare krav beror på de regler som gäller för den Europeiska Normen, EN16931.
Klicka på respektive rubrik nedan för att få fram aktuell information.
Moms och skatt
Matematik
Det är stor skillnad på valideringen av matematik mellan Svefaktura och BIS 3.0. Detta kan skapa utmaningar för dig som fakturautställare.
Beräkningar görs väldigt exakt i BIS 3.0 och måste stämma på öret. Alla fält med summor får endast ha två decimaler och då gäller det att man har koll på avrundningsregler.
Exempel: 12,3951 = 12,40 medan 12,394 = 12,39
Mer ingående om beräkningar kan läsas i den officiella dokumentationen >>
Referenser
Hänvisningar till andra dokument och objekt skiljer sig en hel del mellan Svefaktura och BIS 3.0.
Parter
Artiklar och fakturarader
Något som skiljer sig mycket mellan Svefaktura och BIS 3.0 är att antal, namn och pris är alla obligatoriska i BIS 3.0 medan det var valfritt i Svefaktura. Har era fakturor så kallade nollrader för att "skapa lite luft" och göra fakturan mer lättläst bör ni se över dessa och jobba bort dem.
Till exempel STYCK, METER eller TIMMAR. unitCode
InvoicedQuantity
Name
Bilagor
BIS 3.0 tillåter endast sex olika dokumenttyper som bilagor. Det betyder att det endast är dokument med följande filändelser som är godkända att skickas som bilagor till BIS 3.0:
Kodlistor
Med BIS 3.0 krävs det att man håller koll på en hel del kodlistor. Några har vi redan nämnt ovan, men nedan finns en samling av dessa.
Alla kodlistor som behövs finns att hitta på den officiella sidan för BIS 3.0.
Även om ovanstående lista är rätt lång och full med utmaningar för ditt affärssystem kan du faktiskt vara lugn. Skickar du fakturor med oss, ser vi till att lösa det flesta av kraven helt automatiskt.
Du kan redan nu testa dina fakturor genom att läsa den här guiden.
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT Peppol
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
Mer information
För att enkelt kunna testa era fakturor, för att se om de motsvarar kraven för fakturaformatet Peppol BIS 3, har vi skapat ett testbolag. Genom att skicka fakturor och kreditnotor till detta bolag kan ni utan vår inblandning påbörja testningen.
Välj testbolaget som kund när du skickar dina testfakturor för validering.
Namn |
InExchange Factorum PEPPOL BIS 3 testbolag |
Org |
556700-9989 |
VAT |
SE556700998901 |
GLN |
7365567009983 |
Dokumenten valideras så fort du skickar något till denna mottagare och du får återkoppling på samma sätt som vanligt.
Skicka inte bara en faktura och en kreditnota på exempelvis SEK 1, utan prova verkligen att skapa dokument som speglar er och era kunders verklighet. Skicka testfakturor med till exempel flera momssatser, olika avgifter och rabatter. Kanske har ni flera olika betalmedel? Kunder i andra länder? Och så vidare.
Fakturor som skickas till testbolaget hanteras enbart som testdokument. Dessa hanteras INTE som originaldokument eller som underlag för bokföring av InExchange.
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
Mer information
Här är de vanligaste måttenheterna som kan användas som enhetskoder i era fakturor enligt Peppol BIS-standarden.
Komplett lista för UN/ECE Rec 20
Komplett lista för UN/ECE Rec 21
UN/CEFACT (enhetskod) | Betydelse |
C62 | no unit |
EA | each |
28 | kg/m² |
2N | dB |
4H | µm |
4K | mA |
4P | N/m |
A24 | cd/m² |
A86 | GHz |
A94 | g/mol |
B22 | kA |
B32 | kg • m2 |
B43 | kJ/(kg.K) |
B49 | kΩ |
B61 | lm/W |
BAR | bar |
BX | Box / Låda |
C16 | mm/s |
C24 | mPa.s |
C26 | ms |
C45 | nm |
C65 | Pa.s |
C91 | 1/K |
C94 | min-1 |
CDL | cd |
CEL | °C |
CMQ | cm³ |
CMT | cm |
D33 | T |
D52 | W/K |
D74 | kg/mol |
DAY | d |
DD | ° |
E01 | N/cm² |
E32 | l/h |
FAR | F |
GM | g/m² |
GRM | g |
HTZ | Hz |
HUR | h |
KEL | K |
KGM | kg |
KGS | kg/s |
KHZ | kHz |
KL | kg/m |
KMQ | kg/m³ |
KVT | kV |
KWT | kW |
L2 | l/min |
LTR | l |
LUM | lm |
LUX | lx |
MBR | mbar |
MHZ | MHz |
MIN | min |
MMK | mm² |
MMQ | mm³ |
MMT | mm |
MPA | MPa |
MQH | m3/h |
MQS | m³/s |
MTK | m² |
MTQ | m³ |
MTR | m |
MTS | m/s |
NEW | N |
NU | N • m |
NU | N.m |
OHM | Ω |
P1 | % |
PAL | Pa |
SEC | s |
VLT | V |
WTT | W |
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
Mer information
Efter att du har skickat fakturan får du återkoppling på fakturaleveransen vid eventuella fel. Varje separat fel inleds med felkoden inom insättningstecken [ ] och efter koden kommer felmeddelandet såsom standarden uppger det.
Exempel på felmeddelanden i InExchange Network
Affärsregler för UBL BIS BILLING profile with Peppol transport |
[BR-CO-18]-An Invoice shall at least have one VATBReakdown group (BG-23). |
[BR-23]-An Invoice line (BG-25) shall have an Invoiced quantity unit of measure code (BT-130). |
[BR-CO-04]-Each Invoice line (BG-25) shall be categorized with an Invoiced item VAT category code (BT-151). |
[BR-23]-An Invoice line (BG-25) shall have an Invoiced quantity unit of measure code (BT-130). |
[BR-CO-04]-Each Invoice line (BG-25) shall be categorized with an Invoiced item VAT category code (BT-151). |
[PEPPOL-EN16931-R053]-Only one tax total with tax subtotals MUST be provided. |
[PEPPOL-EN16931-R054]-Only one tax total without tax subtotals MUST be provided when tax currency code is provided. |
Nedan finns en snabbguide för hur dessa meddelanden ska tolkas.
Nedan finns korta beskrivningar av de vanligaste felen som kan inträffa.
Om felkoden börjar på BR, t.ex. [BR-CL-03],betyder det att felet bryter mot EN16931, alltså normen. Dessa fel uppstår oavsett vem som är utställare eller mottagare och måste åtgärdas. Alla felkoder finns tillgängliga här: http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/rules/
[BR-CL-03]-currencyID MUST be coded using ISO code list 4217 alpha-3
Valutan använd i dokumentet måste kodas enligt en ISO kodlista.
Formatfel - felkoden börjar med [UBL]
[UBL-DT-01]-Amounts shall be decimal up to two fraction digits
Alla belopp i dokumentet skall anges med max två decimaler.
Regionspecifikt fel - felkoden börjar exempelvis med [SE]
Om felkoden börjar på en landskod, t.ex. SE, DK, IT eller NO betyder detta att dokumentet bryter mot de regionspecifika regler som finns i Peppol BIS Billing 3. Det går att skapa landsspecifika regler för Peppol BIS, som "triggas" av de landskoder som finns på utställaren/leverantören.
[SE-R-004] - Swedish organisation numbers consist of 10 character
Har utställaren landskod SE måste organisationsnumret bestå av 10 siffror, som är standard för svenska företag.
BIS - felkoden börjar med [PEPPOL]
Och till sist, om felkoden börjar med PEPPOL. tex. [PEPPOL-EN16931-R121] så är felet av karaktär som gör att dokumentet bryter mot regler specifika för Peppol BIS Billing 3, och som skapats av OpenPEPPOL.
[PEPPOL-EN16931-R121] - Base quantity MUST be a positive number above zero
För en fakturarad måste alltid antal vara 0 eller ett positivt tal. Om man på en faktura skall kreditera bara en viss rad, måste alltså á-priset vara negativt och antalet positivt.
Vänligen se bifogade dokument för ytterligare instruktioner och mer ingående förklaringar.
KOM IGÅNG MED FAKTURERING MOT PEPPOL
TOLKNING AV FELMEDDELANDEN
Mer information
Tyvärr finns det en del fel som kan uppstå som InExchange inte automatiskt kan lösa vid konvertering till Peppol BIS Billing 3.0. Dessa fel kräver anpassning av fakturamaterialet för att möjliggöra konvertering. Det kan vara att affärssystemet räknar eller avrundar på ett felaktigt sätt eller att det saknas data eller information som behövs för konverteringen.
Kontakta vår support eller leverantören av det affärssystem som ni använder för hjälp.
Kod | Felmeddelande |
[BR-07] |
An Invoice shall contain the Buyer name (BT-44). Förklaring: |
[BR-10] |
An Invoice shall contain the Buyer postal address (BG-8). Förklaring: |
[BR-15] |
An Invoice shall have the Amount due for payment (BT-115). Förklaring: |
[BR-64] |
The Item standard identifier (BT-157) shall have a Scheme identifier. Förklaring: |
[BR-CL-13] |
Item classification identifier identification scheme identifier MUST be coded using one the UNTDID 7143 list. Förklaring: |
[BR-CL-24] |
For Mime code in attribute use MIMEMediaType. Förklaring: |
[BR-CO-13] |
Invoice total amount without VAT (BT-109) = Σ Invoice line net amount (BT-131) - Sum of allowances on document level (BT-107) + Sum of charges on document level (BT-108). Förklaring: |
[BR-CO-14] |
Invoice total VAT amount (BT-110) = Σ VAT category tax amount (BT-117). Förklaring: |
[BR-CO-16] |
Amount due for payment (BT-115) = Invoice total amount with VAT (BT-112) - Paid amount (BT-113) + Rounding amount (BT-114). Förklaring: |
[BR-CO-17] |
VAT category tax amount (BT-117) = VAT category taxable amount (BT-116) x (VAT category rate (BT-119) / 100), rounded to two decimals. Förklaring: |
[BR-E-02] |
An Invoice that contains an Invoice line (BG-25) where the Invoiced item VAT category code (BT-151) is “Exempt from VAT” shall contain the Seller VAT Identifier (BT-31), the Seller tax registration identifier (BT-32) and/or the Seller tax representative VAT identifier (BT-63). Förklaring: |
[BR-E-08] |
In a VATBreakdown (BG-23) where the VAT category code (BT-118) is "Exempt from VAT" the VAT category taxable amount (BT-116) shall equal the sum of Invoice line net amounts (BT-131) minus the sum of Document level allowance amounts (BT-92) plus the sum of Document level charge amounts (BT-99) where the VAT category codes (BT-151, BT-95, BT-102) are “Exempt from VAT". Förklaring: |
[PEPPOL-EN16931-CL001] |
Invalid Mime code. Förklaring: |
[PEPPOL-EN16931-R046] |
Item net price MUST equal (Gross price - Allowance amount) when gross price is provided. Förklaring: |
PEPPOL-EN16931-R120] |
Invoice line net amount MUST equal (Invoiced quantity * (Item net price/item price base quantity) + Invoice line charge amount - Invoice line allowance amount. Förklaring: |
[SE-R-006] |
For Swedish suppliers, only standard VAT rate of 6, 12 or 25 are used. Förklaring: 0% räknas som undantag, men är självklart godkänt det med. |
[BR-S-01] |
"An Invoice that contains an Invoice line (BG-25), a Document level allowance (BG-20) or a Document level charge (BG-21) where the VAT category code (BT-151, BT-95 or BT-102) is "Standard rated" shall contain in the VAT breakdown (BG-23) at least one VAT category code (BT-118) equal with "Standard rated"., Location: /*:Invoice[namespace-uri()='urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2'][1]" |
I nya fakturaskrivaren sparas den inloggade användaren i 12 timmar efter första inloggning på dagen.
Om det är så att du har flera bolag men använder olika användarkonton för varje bolag eller flera kollegor som användare samma dator kommer skrivaren att bli låst till ett av bolagen och användarkonto.
För att kunna skriva ut från flera bolag eller konton behöver du göra något av nedan alternativ:
Felet uppstår när ditt användarkonto på er lokala dator förlorat behörigheter att få flytta eller ändra filerna.
Detta löses vanligtvis genom att följa nedan steg:
Om ovan steg inte fungerar behöver behörigheten " skriva/write " manuellt läggas till på aktuellt användarkonto för katalogen, C:\ProgramData\InExchange Factorum, för aktuell datoranvändare.
Obs: För att ändra behörigheter behöver användaren ha administrativa behörigheter eller så hanteras detta av er IT-avdelning.
Sökväg till InExchange Network: Start\Utöka ditt nätverk
Nekad förfrågan - klicka här för mer information
1. Sök upp aktuellt företag genom att skriva organisationsnumret eller företagsnamnet i sökrutan och klicka på Sök. Klicka sedan på företagets namn i listan som presenteras nedanför sökrutan.
2. Skicka nu en förfrågan genom att klicka på antingen Jag vill ta emot eller Jag vill skicka.
Efter att du har skickat en förfrågan och mottagaren har godkänt relationen, så har ni en anslutning - detta markeras med Ansluten i tabellen.
Om din förfrågan avvisades rekommenderar vi att du kontaktar mottagaren per telefon för att reda ut eventuella frågetecken. Du kan sedan skicka en ny förfrågan enligt överenskommelse.
Läs mer:
Vilka företag kan ta emot e-faktura?
Så kontrollerar du om mottagaren har några speciella e-fakturakrav
Fakturering via InExchange Web Bas
Sökväg till InExchange Network: Register\Kunder
Du kan ändra kundens koppling till nätverket på kundkortet i ditt kundregister (detta kan även göras direkt i InExchange Fakturaskrivare eller i de filer som överförs till oss via en integrerad tjänst). Om företaget har olika GLN för sina enheter eller avdelningar är det viktigt att se till att kopplingen görs mot korrekt mottagare i nätverket.
Om du inte hittar aktuell mottagare kan du registrera mottagaren via vårt kontaktformulär "Utöka ditt nätverk - Registrera ny mottagare". Du hittar en guide för det här>>
Kontakta mottagaren om ni saknar någon information.
Sökväg till InExchange Network: Fakturor\Skickade fakturor
Du kan kontrollera vilket leveranssätt en faktura skickades med i InExchange Network.
1. Gå till sidan Skickade fakturor och tryck på Välj kolumner i fakturalistans övre högra hörn (se bild).
2. Markera rutan för Leverans om den ännu inte är markerad.
3. Leveranssätt visas nu i en egen kolumn till höger om dokumenttyp.
Här kan du även välja till eller ta bort andra kolumner efter eget tycke.
Sökväg till InExchange Network: Fakturor\Skickade fakturor
Ibland kan du behöva skicka om en redan skickad och levererad faktura. Det kan bero på felhantering av mottagaren eller av annan orsak.